Abrechnung 7 Min. LesezeitAktualisiert: 2. Juni 2026

Heizkostenabrechnung 2026: digital, fernablesbar und gesetzeskonform

Die Novelle der Heizkostenverordnung 2021 hat in den vergangenen Jahren tiefgreifende Änderungen mit sich gebracht: fernablesbare Zähler sind Pflicht, monatliche Verbrauchsinformationen müssen bereitgestellt werden, die Abrechnung muss transparenter und digital zugänglich werden. Was Verwaltungen 2026 wissen und vorbereiten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

Bis Ende 2026 müssen alle Zähler fernablesbar sein – Bestand muss bis dahin nachgerüstet werden.
Verbrauchsinformationen müssen monatlich an Mieter:innen bereitgestellt werden, wenn fernablesbare Zähler vorhanden sind.
Die Heizkostenabrechnung selbst bleibt jährlich, wird aber tendenziell digitaler und detaillierter.
Bei Nichteinhaltung drohen Kürzungsrechte der Mieter:innen (15 %).
Eine digitale Verteilung über Mieter- oder Eigentümerportale spart Versandkosten und Diskussionen.

Was hat sich seit 2021 geändert?

Die HeizkostenV-Novelle setzt die EU-Energieeffizienzrichtlinie um. Kernpunkte: Pflicht zu fernablesbaren Zählern, monatliche Verbrauchsinformation, ausführlichere Abrechnungs-Inhalte, digitale Verteilung. Ziel ist mehr Transparenz und damit ein bewussterer Energieverbrauch.

Pflicht zu fernablesbaren Zählern

Neu installierte Heizkostenverteiler, Wärme- und Warmwasserzähler müssen seit Dezember 2021 fernablesbar sein. Für Bestandsanlagen läuft eine Nachrüstungspflicht – spätestens bis Ende 2026 müssen alle Zähler fernablesbar sein. Ausnahmen sind möglich, wenn die Nachrüstung technisch nicht möglich oder wirtschaftlich unverhältnismäßig ist.

Monatliche Verbrauchsinformationen

Sobald fernablesbare Zähler vorhanden sind, müssen Mieter:innen monatlich Verbrauchsinformationen erhalten. Inhalt:

Aktueller Verbrauch im abgelaufenen Monat
Vergleich zum gleichen Monat des Vorjahres
Vergleich zu einem durchschnittlichen Haushalt
Hinweise auf den Anteil erneuerbarer Energien

Was Hausverwaltungen vorbereiten sollten

Die monatliche Verbrauchsinformation lässt sich praktisch nicht mehr per Briefpost lösen – Aufwand und Kosten wären immens. Sinnvoll sind:

Anbindung des Messdienst-Anbieters über Schnittstelle in die Verwaltungssoftware.
Automatische Verteilung über das Mieterportal oder per E-Mail mit individueller Verbrauchsinformation.
Klare Information der Mieter:innen über den neuen Kanal (Onboarding-Mail, Aushang im Haus).
Bereitstellung in barrierearmer Form, soweit das BFSG einschlägig ist.

Jährliche Heizkostenabrechnung

Die klassische Abrechnung bleibt jährlich, wird aber detaillierter: Informationen zum Steueranteil, Anteil der erneuerbaren Energien, Vergleichswerten und Hinweise auf Wechselmöglichkeiten zu sparsameren Tarifen müssen enthalten sein. Die Verteilung kann digital über das Portal oder per E-Mail erfolgen.

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Mieter:innen haben ein Kürzungsrecht von 15 % an den Heizkosten, wenn die Pflichten zur monatlichen Verbrauchsinformation nicht erfüllt werden. Das gleiche gilt, wenn die Abrechnung nicht die geforderten Vergleichswerte enthält. Hausverwaltungen sollten daher den Nachweis der Bereitstellung sauber dokumentieren.

Praktische Software-Checkliste

Aus den Erfahrungen der letzten Jahre ergeben sich folgende Anforderungen an die Verwaltungs-Software:

Schnittstelle zu mindestens einem großen Messdienst (Techem, ista, KALO, BRUNATA-METRONA).
Automatische monatliche Verteilung der Verbrauchsinformation pro Einheit.
Nachweis-Dokumentation: Wer hat wann welche Verbrauchsinformation erhalten?
Mieterportal mit jederzeitiger Einsicht und Download-Möglichkeit.
Brief-Fallback per Hybridversand für Mieter:innen ohne digitalen Zugang.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die rechtlichen Voraussetzungen können sich ändern und vom Einzelfall abhängen – im Zweifel ziehen Sie bitte rechtlichen Rat hinzu.

Autor

Gregor Ott

Gregor Ott ist Geschäftsführer der vono GmbH und entwickelt mit heytalo digitale Software für die Immobilienverwaltung. Er beschäftigt sich täglich mit den Prozessen moderner Haus- und WEG-Verwaltungen.

Häufige Fragen

Bis wann müssen alle Zähler fernablesbar sein?

Bis Ende 2026. Neu installierte Zähler sind seit Dezember 2021 fernablesbar, Bestandsanlagen müssen bis Ende 2026 nachgerüstet werden.

Müssen wir die monatliche Verbrauchsinformation auch ohne fernablesbare Zähler bereitstellen?

Nein. Die Pflicht greift erst, sobald fernablesbare Zähler installiert sind. Vorher reicht die jährliche Abrechnung.

Wer trägt die Kosten für die Nachrüstung?

Die Vermieterin / der Vermieter, kann aber im Rahmen der Heizkostenabrechnung als sonstige Kosten der Heizungsanlage umgelegt werden, soweit gesetzlich zulässig.

Was ist mit dem Datenschutz bei Fernablesung?

Die Verbrauchsdaten dürfen nur zweckgebunden für die Abrechnung und die Verbrauchsinformation verwendet werden. Messdienst-Anbieter müssen Auftragsverarbeiter sein, die Datenflüsse sind in der Datenschutzerklärung der Verwaltung zu benennen.