Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

vono GmbH
Europaplatz 5
64293 Darmstadt

Telefon: 06251 82656-40
E-Mail: info@heytalo.de

Vertreten durch die Geschäftsführer:
Gregor Ott, Lukas Vorschütz

2. Technische Betreuung

Die technische Entwicklung und Wartung der Software erfolgt durch die:

vono GmbH
Europaplatz 5
64293 Darmstadt
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer:
Gregor Ott, Lukas Vorschütz

3. Hosting und Speicherort

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland. Wir nutzen dafür Rechenzentrumsleistungen der folgenden Anbieter sowie eigene, von uns betriebene Server:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur
Deutschland

Darüber hinaus betreiben wir eigene Server (unter anderem in Form angemieteter dedizierter Systeme und Colocation) in deutschen Rechenzentren. Die Verwaltung und Administration dieser Systeme erfolgt durch uns selbst.

Mit Hetzner und IONOS bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sämtliche Serverstandorte befinden sich ausschließlich in der EU (Deutschland).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Zur Bereitstellung und Nutzung der App-Funktionen
• Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten im Rahmen der Hausverwaltung
• Zur Kommunikation mit Mietern, Eigentümern, Dienstleistern
• Zur Bearbeitung von Schadensmeldungen, Anfragen und Serviceaufträgen
• Zur IT-Sicherheit und Stabilität der App (Fehlerlogs)

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

5. Welche Daten werden verarbeitet?

5.1. Bei der Nutzung der App

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Adresse Ihrer Wohnung / Immobilie
• Benutzerkennung / Zugangsdaten (verschlüsselt)
• Nutzungsverhalten (Logins, Fehler, Geräteinformationen)
• Eingaben in Formulare (z.B. Schadensmeldungen)
• Zahlungsverkehrsdaten
• Technische Meta-/Kommunikationsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Geräte-Typ etc.)

5.2. Bei Kommunikation mit uns (Support, Anfragen etc.)

• Inhalte Ihrer Nachricht
• Ihre Kontaktdaten (wenn bereitgestellt)
• Historie früherer Kommunikation

6. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website heytalo.de setzt keine Cookies. Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (heytalo-cookie-consent), bis Sie sie ändern oder den Speicher Ihres Browsers löschen. Die Reichweitenmessung beschreibt Abschnitt 7d.

In der App heytalo werden folgende Cookies verwendet:

Cookie-Hinweis: Beim erstmaligen Start der App oder nach einem Zurücksetzen der Einstellungen erhalten Sie einen Cookie-Hinweis, in dem Sie Ihre Zustimmung verwalten können. Ihre Einwilligung kann jederzeit über die App-Einstellungen widerrufen werden. Auf der Website ändern oder widerrufen Sie Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß.

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn:

• dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich,
• Sie haben ausdrücklich eingewilligt oder
• es besteht eine gesetzliche Verpflichtung.

Externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter):

Mit unseren Auftragsverarbeitern (Hetzner, IONOS, Impower, Placetel, fonial, Microsoft, ImmoScout24, WG-Gesucht) bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die Einbindung von Apple MapKit JS besteht kein Auftragsverarbeitungsvertrag und ist auch nicht erforderlich: Apple verarbeitet hierbei lediglich die zur Kartendarstellung technisch notwendigen Daten und überträgt keine darüber hinausgehenden Inhalte (siehe Ziffer 7a). Die Rechtmäßigkeit der Übermittlung in ein Drittland ist über das EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO abgesichert.

7a. Einbindung von Apple MapKit JS

Zur Darstellung interaktiver Karten verwenden wir den Dienst „Apple MapKit JS“ der Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA (nachfolgend „Apple“). In der Europäischen Union wird der Dienst durch die Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland angeboten.

Bei der Nutzung von Apple MapKit JS werden zur Auslieferung der Kartendaten technische Informationen an Server von Apple übermittelt. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts,
• Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem (User-Agent),
• Referrer-URL,
• Zeitpunkt des Aufrufs sowie Informationen zur dargestellten Kartenansicht (z. B. Kartenausschnitt, Zoomstufe),
• gegebenenfalls Standortdaten, sofern Sie die Standortfreigabe in Ihrem Browser ausdrücklich erteilen.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Server in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Apple ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne von Art. 45 DSGVO gewährleistet ist. Ergänzend hat Apple Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung zum Zugriff auf Informationen im Endgerät). Die Einwilligung erteilen Sie über unser Consent-Banner und können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ohne Einwilligung werden keine Kartendaten geladen und keine Daten an Apple übermittelt.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Apple finden Sie unter https://www.apple.com/legal/privacy/ sowie speziell zu MapKit JS unter https://developer.apple.com/maps/web/.

7b. Anmeldung zu Webinaren

Auf unserer Website können Sie sich zu kostenfreien Online-Webinaren anmelden. Pflichtangaben sind dabei nur Name und E-Mail-Adresse. Freiwillig können Sie ergänzen:

• Unternehmen und Telefonnummer
• Anzahl der von Ihnen verwalteten Einheiten
• eine Frage, auf die wir im Webinar eingehen sollen
• wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
• eingesetzte Verwaltersoftware und eingesetztes Buchhaltungsprogramm

Wir verwenden diese Daten, um Ihre Anmeldung zu verwalten, Ihnen die Zugangsdaten und ggf. eine Erinnerung zuzusenden und das Webinar inhaltlich auf die Teilnehmenden zuzuschneiden. Rechtsgrundlage für die Durchführung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die freiwilligen Angaben Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die freiwilligen Angaben sind für die Teilnahme nicht erforderlich; ohne sie entstehen Ihnen keine Nachteile.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst mit Ihrer Bestätigung ist die Anmeldung wirksam und Ihr Platz reserviert. Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie die dabei verwendete IP-Adresse. Rechtsgrundlage hierfür ist unsere Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Anmeldedaten werden in unserem eigenen Kundenbeziehungsmanagement auf von uns betriebenen Servern in Deutschland verarbeitet (siehe Ziffer 3). Die Webinare selbst führen wir über unseren eigenen Videodienst durch; eine Übermittlung an Videokonferenz-Anbieter Dritter findet dabei nicht statt. Bestehen bereits Kontaktdaten von Ihnen bei uns, ordnen wir die Anmeldung diesem vorhandenen Datensatz zu, statt einen zweiten anzulegen.

Aufzeichnung der Webinare

Wir zeichnen unsere Webinare auf. Aufgezeichnet werden der Vortrag, der geteilte Bildschirm und der Ton — und damit auch Wortmeldungen und Chatbeiträge von Teilnehmenden. Sofern Sie Ihre Kamera einschalten, ist auch Ihr Bild Teil der Aufzeichnung.

Die Aufzeichnung kann von uns

• den angemeldeten Personen im Nachgang zur Verfügung gestellt werden — auch denen, die nicht teilnehmen konnten,
• intern zur Nachbereitung und Verbesserung unserer Webinare genutzt werden,
• öffentlich zugänglich gemacht werden, etwa auf unserer Website oder auf Videoplattformen.

Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung des von uns gestalteten Teils (Vortrag, Präsentation) ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Bewerbung unserer Inhalte nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Beiträge von Teilnehmenden — Wortmeldungen, Chatnachrichten, Kamerabild — aufgezeichnet und veröffentlicht werden, stützen wir uns auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit der Anmeldung und durch Ihre aktive Teilnahme erteilen.

Sie können jederzeit teilnehmen, ohne aufgezeichnet zu werden. Kamera und Mikrofon sind standardmäßig ausgeschaltet und müssen von Ihnen nicht aktiviert werden; wer sich nicht zu Wort meldet und nichts in den Chat schreibt, erscheint in der Aufzeichnung nicht. Fragen können Sie uns stattdessen vorab über das Anmeldeformular oder jederzeit per E-Mail stellen — diese Fragen beantworten wir, ohne Ihren Namen zu nennen. Ihre Teilnahme ist nicht davon abhängig, dass Sie sich aufzeichnen lassen.

Ihre Einwilligung in die Aufzeichnung eigener Beiträge können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Melden Sie sich dazu formlos unter info@heytalo.de. Wir entfernen Ihren Beitrag dann aus der Aufzeichnung, soweit uns das technisch möglich ist, und stellen die betreffende Fassung nicht weiter bereit.

Anmeldedaten löschen wir, wenn sie für die Durchführung und Nachbereitung des Webinars nicht mehr benötigt werden. Den Einwilligungsnachweis bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen auf (in der Regel drei Jahre zum Jahresende).

7c. Newsletter

Sie können unseren Newsletter abonnieren — über das Anmeldefeld auf unserer Website oder über das zusätzliche, freiwillige Häkchen im Webinar-Formular. Erforderlich ist dafür nur Ihre E-Mail-Adresse; einen Namen können Sie freiwillig angeben. Zusätzlich halten wir fest, über welchen Weg die Anmeldung erfolgt ist.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung zum Newsletter ist von der Anmeldung zu einem Webinar getrennt: Wer sich zu einem Webinar anmeldet, erhält dadurch keinen Newsletter. Beide Einwilligungen werden getrennt erteilt und getrennt nachgewiesen.

Auch der Newsletter läuft im Double-Opt-In-Verfahren. Zum Nachweis speichern wir Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung. Ohne Bestätigung versenden wir nichts.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Dazu genügt ein Klick auf den Abmeldelink, der in jeder Newsletter-E-Mail enthalten ist; eine Anmeldung ist dafür nicht nötig. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

Nach einer Abmeldung löschen wir Ihre Adresse nicht sofort, sondern führen sie in einer Sperrliste. Nur so können wir sicherstellen, dass Sie auch bei einer späteren Aussendung oder einem Datenimport keine weiteren E-Mails von uns erhalten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beachtung Ihres Widerspruchs nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Sperrliste enthält ausschließlich die E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Abmeldung.

Der Versand erfolgt über unsere eigenen Postfächer und Server. Eine Erfolgsmessung findet nicht statt: Wir werten weder aus, ob Sie eine E-Mail geöffnet haben, noch ob Sie Links darin angeklickt haben, und setzen dafür keine Zählpixel ein.

7d. Reichweitenmessung

Um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird – etwa wie viele Besuche es gibt, über welche Quellen Besucher uns finden und welche Seiten sie aufrufen –, werten wir Seitenaufrufe mit einem eigenen System aus. Die Daten werden auf unserem eigenen Server in Deutschland gespeichert; ein externer Dienstleister ist nicht beteiligt. Cookies setzen wir dafür nicht.

Anonyme Zählung ohne Einwilligung

Beim Laden einer Seite verarbeitet unser Webserver:

• die aufgerufene Seite (ohne URL-Parameter, ausgenommen Kampagnen-Parameter wie utm_source),
• die Domain der Seite, von der Sie zu uns kommen, ohne deren vollständige Adresse,
• den Gerätetyp (Desktop, Mobil, Tablet), abgeleitet aus dem User-Agent,
• beim Absenden eines Formulars nur dessen Art (z. B. Demo-Anfrage), nicht dessen Inhalt.

Um Besuche zu zählen, bilden wir aus einem täglich wechselnden Zufallswert, Ihrer IP-Adresse und dem User-Agent einen Hashwert. IP-Adresse und User-Agent werden dabei nicht gespeichert; der Zufallswert wird gelöscht, sobald der Tag vorbei ist. Eine Wiedererkennung über mehrere Tage ist dadurch nicht möglich, und die Daten lassen keinen Rückschluss auf Ihre Person zu. Auf Ihr Endgerät wird dabei nicht zugegriffen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sendet Ihr Browser das Signal „Global Privacy Control“, zählen wir Ihre Aufrufe nicht; darüber können Sie der Verarbeitung für die Zukunft widersprechen. Einen nachträglichen Widerspruch können wir nicht einzelnen Daten zuordnen, da diese keine Person identifizieren.

Erweiterte Statistik mit Einwilligung

Nur wenn Sie im Cookie-Hinweis „Erweiterte Statistik“ erlauben, erfassen wir zusätzlich Seitenwechsel innerhalb der Website, Klicks auf „Demo buchen“ und wie lange Sie eine Seite ansehen. Dazu sendet Ihr Browser diese Angaben an unsere Website, die sie an unseren Server weiterleitet. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen.

Die erfassten Ereignisse speichern wir 13 Monate und löschen sie danach automatisch.

8. Speicherdauer und Löschung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist. Die Kriterien für die Speicherdauer sind:

• Dauer des Vertragsverhältnisses
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB, AO: 6–10 Jahre)
• Bei Verarbeitungen auf Grundlage einer Einwilligung: bis zu deren Widerruf (siehe Ziffern 7b und 7c). Den Nachweis der Einwilligung bewahren wir darüber hinaus für die Dauer der Verjährungsfristen auf.

9. Ihre Rechte

Sie haben als betroffene Person folgende Rechte:

• Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@heytalo.de

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
https://datenschutz.hessen.de