Lösungen für Hausverwaltungen. Von A bis Z.
Hier finden Sie alle Themen rund um heytalo – sortiert nach Ihrer Verwaltung, Ihrem Problem, einzelnen Funktionen und Abläufen. Jede Seite zeigt an einem konkreten Arbeitstag, was sich ändert.
Für Ihre Verwaltung
Nach Größe, Bestand und Art der Verwaltung.
- Für Verwaltungen bis 500 EinheitenSoftware für kleine Hausverwaltungen bis 500 Einheiten
- Für Verwaltungen bis 1.000 EinheitenSoftware für wachsende Hausverwaltungen
- Für Verwaltungen bis 5.000 EinheitenHausverwaltungssoftware für mehrere Teams
- Für große VerwaltungenSoftware für große Hausverwaltungen ab 10.000 Einheiten
- Checkliste für GründerHausverwaltung gründen: Checkliste für den Start
- Für EinzelverwalterSoftware für Einzelverwalter: ein Postfach für alles
- Für WEG-VerwaltungenWEG-Verwaltung Software: Eigentümer und Beschlüsse
- Für MietverwaltungenMietverwaltung Software: Mieteranfragen im Griff
- Für SondereigentumsverwaltungSEV-Verwaltung Software: Mieter und Eigentümer im Blick
- Für Gewerbe und Property ManagementSoftware für Gewerbeverwaltung und Property Management
- Für WohnungsgenossenschaftenSoftware für Wohnungsgenossenschaften
- Für WohnungsunternehmenMieterkommunikation für Wohnungsunternehmen
- Für Verwaltungen mit MaklerabteilungHausverwaltung mit Maklerabteilung: ein System
- Für familiengeführte VerwaltungenFamilienbetrieb Hausverwaltung: Generationswechsel
- Für Verwaltungen mit mehreren StandortenHausverwaltung mit mehreren Standorten
Typische Probleme
Wo es im Alltag hakt – und wie es leichter wird.
- Problem: TelefonflutTelefonflut in der Hausverwaltung: weniger Anrufe
- Problem: volle PostfächerE-Mail-Chaos in der Hausverwaltung beenden
- Problem: FachkräftemangelFachkräftemangel in der Hausverwaltung abfedern
- Problem: WachstumHausverwaltung wachsen ohne Neueinstellung
- Problem: VertretungUrlaubsvertretung in der Hausverwaltung ohne Lücken
- Problem: Wissen im KopfWissensmanagement: Wissen bleibt in der Verwaltung
- Problem: verpasste FristenFrist verpasst? Wie Hausverwaltungen das verhindern
- Problem: ErreichbarkeitErreichbarkeit der Hausverwaltung verbessern
- Problem: Nachfragen und BeschwerdenWeniger Beschwerden von Eigentümern: Stand teilen
- Problem: PapierpostPapierpost in der Hausverwaltung digitalisieren
- Problem: EinarbeitungNeue Mitarbeiter in der Hausverwaltung einarbeiten
- Problem: BestandsübernahmeBestandsübernahme in der Hausverwaltung, digital
- Problem: Excel und OutlookExcel und Outlook ablösen: Hausverwaltung mit System
- Problem: unsichtbare ArbeitLeistungsnachweis: Was die Hausverwaltung leistet
- Problem: Stress im TeamMitarbeiterzufriedenheit in der Hausverwaltung
Funktionen im Detail
Einzelne Funktionen an einer konkreten Situation.
- KI-TelefonKI-Telefon für Hausverwaltungen
- KI-AntwortentwürfeKI-Antwortentwürfe für Hausverwaltungen
- Gemeinsames PostfachGemeinsames Postfach für das Team der Hausverwaltung
- TicketsystemTicketsystem für Hausverwaltungen
- FristenmanagementFristenmanagement für Hausverwaltungen
- Digitale ObjektakteDigitale Objektakte für Hausverwaltungen
- Portal einführenEigentümerportal einführen: so nutzen Eigentümer es
- Selbstauskunft im PortalWeniger Anrufe durch Selbstauskunft im Portal
- VersammlungseinladungEinladung zur Eigentümerversammlung digital
- Schadenmeldung digitalSchadenmeldung digital: per App mit Foto
- Handwerker beauftragenHandwerker direkt aus dem Vorgang beauftragen
- RechnungszuordnungRechnungszuordnung: Rechnungen zum Vorgang
- ZählerständeZählerstände digital erfassen lassen – per Ablese-Link
- Sprachnachricht zu VorgangSprachnachricht wird Vorgang: vom Anruf zum Auftrag
- Rundschreiben und SerienbriefeRundschreiben und Serienbriefe an alle Eigentümer
- KalenderKalender für die Hausverwaltung: Termine am Objekt
- Chat mit EigentümernChat mit Eigentümern statt Telefon-Pingpong
- BeschlusssammlungBeschlusssammlung digital führen – für jede WEG
- ObjektbegehungObjektbegehung mit dem Smartphone: Mängel vor Ort
- StatusupdatesStatusupdates: Beteiligte informieren ohne Anruf
- TextbausteineE-Mail-Vorlagen für Hausverwaltungen mit Platzhaltern
Abläufe aus dem Alltag
Ein Fall Schritt für Schritt – vom Anruf bis zur Rechnung.
- Ablauf: WasserschadenWasserschaden um 2 Uhr: vom Anruf zum Handwerker
- Ablauf: HeizungsausfallHeizungsausfall im Winter: der Ablauf in heytalo
- Ablauf: EigentümerwechselEigentümerwechsel in der WEG ohne Zettelwirtschaft
- Ablauf: MieterwechselMieterwechsel: vom Auszug bis zur Neuvermietung
- Ablauf: VersicherungsschadenVersicherungsschaden mit Klöber und SchadenFUX24
- Ablauf: RechnungsprüfungHandwerkerrechnung prüfen und zum Vorgang zuordnen
- Ablauf: ProtokollversandProtokoll der Eigentümerversammlung versenden
- Ablauf: BeschlussumsetzungBeschlüsse nachverfolgen bis zur Umsetzung
- Ablauf: AbrechnungssaisonRückfragen zur Abrechnung bündeln und beantworten
- Ablauf: ZählerablesungZählerablesung zum Jahreswechsel organisieren
- Ablauf: PrüffristenPrüffristen in der Hausverwaltung sicher im Blick
- Ablauf: HausmeisterHausmeister-Aufträge digital steuern und nachverfolgen
- Ablauf: ObjektbegehungBegehungsbericht mit Fotos und Mängeln erstellen
- Ablauf: BaumaßnahmeBewohner über Baumaßnahmen informieren
- Ablauf: NotfälleNotfälle außerhalb der Bürozeit: der Ablauf
- Ablauf: BescheinigungenBescheinigungen anfordern: Eigentümeranfragen bündeln
- Ablauf: VollmachtenVollmachten für die Eigentümerversammlung digital
- Ablauf: VertragsfristenDienstleisterverträge und Kündigungsfristen im Blick
- Ablauf: SchlüsselSchlüsselverwaltung für Hausverwaltungen
- Ablauf: Neues ObjektVerwaltungsübernahme: der erste Tag in heytalo
KI im Alltag
Was die KI vorbereitet und wo Ihr Team entscheidet.
- KI und SicherheitSicherheit der KI: Wo der Mensch entscheidet
- KI-Telefon außerhalb der BürozeitKI-Telefon nachts: Hausverwaltung nach Büroschluss
- KI-Telefon zu StoßzeitenKI-Telefon zu Stoßzeiten: kein Anruf geht verloren
- Sprachnachrichten als TextSprachnachrichten als Text: lesen statt abhören
- E-Mails auf einen BlickE-Mails zusammenfassen: der Vorgang auf einen Blick
- Dokumente automatisch erkennenBriefe und Dokumente automatisch zuordnen
- Rechnungen auslesenRechnungen auslesen: Handwerkerrechnungen ohne Abtippen
- KI-PriorisierungDringendes zuerst: KI sortiert Anfragen vor
- KI-Telefon in mehreren SprachenKI-Telefon mehrsprachig: Mieter in ihrer Sprache
- KI-Fehler im AlltagWenn die KI danebenliegt: so korrigieren Sie
- KI für kleine VerwaltungenKI für kleine Hausverwaltungen: ohne Mindestgröße
- KI ohne eigene ITKI ohne eigene IT: fertig eingerichtet nutzen
- Ansage und RegelnKI-Telefon: eigene Ansage und eigene Regeln
- KI-Assistenz für ObjektbetreuerKI-Assistenz für Objektbetreuer in der Verwaltung
- Das Team fit für KI machenKI-Schulung für das Team der Hausverwaltung
- Ausblick 2027KI in der Hausverwaltung: Ausblick auf 2027
Für jede Rolle im Team
Geschäftsführung, Objektbetreuung, Buchhaltung, Empfang und mehr.
- Für GeschäftsführerFür Geschäftsführer: die Hausverwaltung im Überblick
- Für ObjektbetreuerFür Objektbetreuer: weniger Telefon, mehr Objekt
- Für die BuchhaltungFür die Buchhaltung: Rechnungen und Belege ohne Suche
- Für Assistenz und EmpfangFür Assistenz und Empfang: Anrufe sicher weitergeben
- Für Technik und HausmeisterFür Hausmeister und Technik: Aufträge und Rückmeldung
- Für AzubisFür Azubis: schneller arbeitsfähig in der Verwaltung
- Messdienste und VersorgerMessdienste und Versorger in heytalo einbinden
- Mehrsprachige KommunikationMehrsprachige Mieterkommunikation ohne Umwege
- Für Handwerker und DienstleisterFür Handwerker: So kommen Aufträge aus heytalo
Führung und Kennzahlen
Überblick, Auslastung und Servicequalität.
- Change-ManagementChange-Management in der Hausverwaltung
- Führung und KennzahlenKennzahlen der Hausverwaltung: was Sie messen sollten
- KennzahlenReaktionszeiten in der Hausverwaltung messen
- TeamführungAuslastung im Team: Wer hat wie viele Vorgänge?
- ProduktivitätMehr Objekte je Betreuer, ohne Überlastung
- Für Beirat und EigentümerServicequalität gegenüber dem Beirat nachweisen
- Ruf und ErreichbarkeitGoogle-Bewertungen: Erreichbarkeit als Hebel
- Arbeiten von überallHomeoffice in der Hausverwaltung: von überall
- Teilzeit und ÜbergabenTeilzeit in der Hausverwaltung: Übergaben ohne Lücken
- QualitätsstandardEinheitliche Abläufe in der Hausverwaltung
- WachstumHausverwaltung skalieren: wachsen ohne Chaos
- Nachfolge und VerkaufUnternehmenswert der Hausverwaltung: Prozesse zählen
Besondere Situationen
Nachfolge, Zukauf, gemischte Bestände, Ausfälle.
- NachfolgeNachfolge in der Hausverwaltung: Wissen übergeben
- ZukaufHausverwaltung gekauft: Bestand und Team integrieren
- Für VerwaltungsgruppenBuy-and-Build in der Hausverwaltung: ein Standard
- Verwaltung mit HausmeisterdienstHausverwaltung mit Hausmeisterservice: ein Ablauf
- Gemischte BeständeGewerbe und Wohnen verwalten: gemischte Bestände
- Kommunale WohnungsgesellschaftenSoftware für kleine kommunale Wohnungsbaugesellschaften
- Zertifizierte VerwalterZertifizierter Verwalter nach §26a WEG: feste Abläufe
- QuereinstiegQuereinsteiger in der Hausverwaltung: sicher starten
- Wenn jemand ausfälltKrankheitsausfall in der Hausverwaltung: weiterarbeiten
- Viele MieterHoher Mieteranteil: Mieterkommunikation im Griff
- SondereigentumsverwaltungSEV-Verwaltung mit vielen Eigentümern im Griff
- FerienwohnanlagenFerienwohnanlage verwalten: Eigentümer aus der Ferne
- Für Verbände und VeranstalterFür Verbände und Tagungen: heytalo als Partner
- FamilienunternehmenFamilien-Hausverwaltung behutsam digitalisieren
Anbindungen
Impower, Telefonie, E-Post, Portale und mehr.
- Impower-UmstiegUmstieg zu Impower und heytalo: einmal wechseln
- Microsoft 365Microsoft 365: E-Mail und Kalender in heytalo
- Neovaro DMSNeovaro DMS und heytalo arbeiten zusammen
- Telefonie mit PlacetelPlacetel und heytalo: Anrufe im richtigen Vorgang
- Telefonie mit fonialfonial und heytalo: Rückrufe mit allen Infos
- Briefversand mit E-PostBriefversand über E-Post: aus heytalo verschicken
- Versicherung mit KlöberKlöber Versicherungsmakler: Schäden in heytalo
- Schadenmanagement mit SchadenFUX24SchadenFUX24 und heytalo: Schadennummer im Vorgang
- Vermarktung über ImmoScout24ImmoScout24 und heytalo: Neuvermietung im Vorgang
- Vermietung über WG-GesuchtWG-Gesucht und heytalo: Zimmer schneller neu vermieten
- Eigenes DMSEigenes DMS an heytalo anbinden: auf Anfrage
- Schnittstelle anfragenIhre Software fehlt? Schnittstelle bei heytalo anfragen
- Telefonanlage anbindenTelefonanlage an heytalo anbinden: sprechen Sie uns an
- SchnittstellenSchnittstellen: alle Integrationen von heytalo
Umstieg
Von Outlook, Excel, Papier oder einem anderen Portal zu heytalo.
- ERP-Wechsel begleitenERP-Wechsel in der Hausverwaltung: begleitet zu Impower
- UmstiegsplanUmstiegsplan: Hausverwaltungssoftware wechseln
- Einführung im TeamHausverwaltungssoftware einführen: Rollen und Schulung
- Umstieg von OutlookVon Outlook zu heytalo: aus Ordnern werden Vorgänge
- Umstieg von der PapierakteVon der Papierakte zur digitalen Akte in heytalo
- Umstieg von Excel-ListenVon Excel-Listen zu Fristen und Wiedervorlagen
- Umstieg von WhatsAppWhatsApp ersetzen: Chat mit Mietern im Portal
- Umstieg von TelefonzettelnVon Telefonzetteln zu Vorgängen: Anrufe dokumentieren
- Umstieg vom bisherigen PortalEigentümerportal wechseln: Umstieg zu heytalo
- DatenübernahmeDatenübernahme beim Umstieg auf heytalo
- ParallelbetriebParallelbetrieb beim Umstieg: alt und neu im Griff
- Der richtige ZeitpunktUmstieg in der Abrechnungssaison: der richtige Moment
Preis, Datenschutz und Vertrauen
Wie wir abrechnen, wo die Daten liegen, wer dahintersteht.
Anlässe und Angebote
Webinare, Saison-Themen, Empfehlungsprogramm, Podcast.
- Webinar-Thema: KIWebinar: KI in der Hausverwaltung live erklärt
- Webinar-Thema: digitale VersammlungWebinar: digitale Eigentümerversammlung in heytalo
- AbrechnungssaisonJahresendgeschäft in der Hausverwaltung: entspannter
- VersammlungssaisonVersammlungssaison vorbereiten: alle ETVs im Griff
- EmpfehlungsprogrammEmpfehlungsprogramm für Verwalter: heytalo empfehlen
- PodcastPodcast für Hausverwaltung: „Immo was Neues!“
Kostenlose Vorlagen
Checklisten und Muster zum Herunterladen.
- Vorlagen zur Portal-EinladungVorlagen: Eigentümer ins Portal einladen
- VorlageAnforderungskatalog für Hausverwaltungssoftware
- Checkliste zum HerunterladenCheckliste: Hausverwaltung digitalisieren (PDF)
- Vorlage zum HerunterladenEinladung zur Eigentümerversammlung: Vorlage (PDF)
- Vorlagen zum HerunterladenVorlagen für Rundschreiben der Hausverwaltung (PDF)
- Checkliste zum HerunterladenCheckliste Abrechnungssaison für Hausverwaltungen
- Vorlage · KI-Prompt-BibliothekKI-Prompts für die Hausverwaltung: 22 Vorlagen als PDF
- Vorlage · MusterprozessMusterprozess Schadensmeldung für Hausverwaltungen
- Vorlage · ObjektübernahmeCheckliste Objektübernahme vom Vorverwalter (PDF)
- Vorlage · TelefonleitfadenTelefonleitfaden für den Empfang einer Hausverwaltung
- Vorlage · JahresplanerJahresplaner Hausverwaltung: Aufgaben Monat für Monat
In Ihrer Region
Landesrecht und regionale Besonderheiten im Blick.
- Hausverwaltungssoftware aus HessenHausverwaltung Software Hessen: aus Darmstadt
- Für Verwaltungen in Baden-WürttembergHausverwaltung Software Baden-Württemberg: LBO & WEG
- Für Verwaltungen in BayernHausverwaltung Software Bayern: BayBO, Mieterschutz
- Für Verwaltungen in Nordrhein-WestfalenHausverwaltung Software NRW: viele Mieter, ein Ort
- Hausverwaltung in NiedersachsenHausverwaltung Software Niedersachsen: Objekte im Blick
- Hausverwaltung in BerlinHausverwaltung Software Berlin: Mieter, Fristen, Bezirk
- Hausverwaltung in HamburgHausverwaltung Software Hamburg: Mieterwechsel im Griff
- Hausverwaltung in SachsenHausverwaltung Software Sachsen: Mieter und Melder
- Für Verwaltungen in Rheinland-PfalzHausverwaltung Software Rheinland-Pfalz: Stadt und Land
- Hausverwaltung in Schleswig-HolsteinHausverwaltung Software Schleswig-Holstein: WEG digital
- Hausverwaltung in ThüringenHausverwaltung Software Thüringen: Stadt und Land
- Hausverwaltung in Sachsen-AnhaltHausverwaltung Software Sachsen-Anhalt: Melder & Mieter
- Hausverwaltung in BrandenburgHausverwaltung Software Brandenburg: Umland und Potsdam
- Hausverwaltung in Mecklenburg-VorpommernHausverwaltung Software Mecklenburg-Vorpommern
- Für Verwaltungen im SaarlandHausverwaltung Software Saarland: viele Selbstnutzer
- Hausverwaltung in BremenHausverwaltung Software Bremen: zwei Städte, ein System
- Für Verwaltungen in MünchenHausverwaltung Software München: Satzungen im Blick
- Für Verwaltungen in Frankfurt und Rhein-MainHausverwaltung Software Frankfurt und Rhein-Main
- Für Verwaltungen in KölnHausverwaltung Software Köln: Satzungen & Starkregen
- Für Verwaltungen in StuttgartHausverwaltung Software Stuttgart: Leerstand im Blick
- Für Verwaltungen in DüsseldorfHausverwaltung Software Düsseldorf: Wohnraum-ID & Co.
- Für Verwaltungen in LeipzigHausverwaltung Software Leipzig: für viele Mieter
- Für Verwaltungen in NürnbergHausverwaltung Software Nürnberg, Fürth, Erlangen