Für Azubis: schneller arbeitsfähig in der Verwaltung

Vom ersten Tag an wissen, was als Nächstes zu tun ist.

Azubis in der Hausverwaltung lernen viel auf einmal: Objekte, Eigentümer, Fristen, Fachbegriffe. heytalo macht den Alltag nachvollziehbar – jeder Vorgang erzählt seine Geschichte, Aufgaben zeigen den nächsten Schritt, und Antwortentwürfe geben eine Vorlage zum Prüfen und Anpassen.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Lea ist im zweiten Ausbildungsjahr zur Immobilienkauffrau. Ihre erste Woche in der WEG-Abteilung.

Ohne heytalo

08:00Lea soll das Sammelpostfach durchsehen. Welche Mail zu welchem Objekt gehört, weiß sie nicht.
09:30Ein Eigentümer ruft an. Lea schreibt alles auf einen Zettel und sucht danach zehn Minuten nach dem Zuständigen.
11:00Sie soll eine Hausgeldfrage beantworten. Ein Muster gibt es nur im Kopf einer Kollegin.
14:00Für einen Wasserschaden braucht sie die Vorgeschichte. Die steckt in drei Outlook-Ordnern.
16:00Die Ausbilderin fragt, was Lea heute gemacht hat. Lea zählt aus dem Gedächtnis auf.

Mit heytalo

08:00Unter jeder E-Mail stehen Felder für Liegenschaft, Mitarbeiter und Vorgang. Die KI schlägt die Zuordnung vor, Lea prüft sie.
09:30Lea weist den Anruf dem passenden Vorgang zu. Die Auswahl zeigt die offenen Vorgänge der Liegenschaft.
11:00Für die Hausgeldfrage gibt es einen Textbaustein und einen KI-Entwurf. Lea passt ihn an, die Ausbilderin schaut drüber.
14:00Der Verlauf des Vorgangs zeigt jede Nachricht, jedes Telefonat und jede Notiz in der richtigen Reihenfolge.
16:00Erledigte Aufgaben und Einträge im Verlauf zeigen, woran Lea heute gearbeitet hat.

So löst heytalo das

Jede E-Mail hat ihren Platz

Liegenschaft, Mitarbeiter, Vorgang: Drei Felder unter jeder E-Mail zeigen, wohin sie gehört. So lernen Azubis die Struktur der Verwaltung beim Arbeiten, nicht aus einer Mappe.

Ein Postfach für das ganze Team

E-Mail einer Eigentümerin mit den Zuordnungsfeldern Liegenschaft, Mitarbeiter und Vorgang

Anrufe einem Vorgang zuweisen

Ein Anruf gehört zu einem Vorgang. Die Auswahl zeigt die offenen Vorgänge der Liegenschaft – oder Sie legen mit einem Klick einen neuen an.

Anrufliste mit geöffneter Auswahl „Vorgang zuweisen“, Vorschlägen aus derselben Liegenschaft und „Neuen Vorgang erstellen“

Der Verlauf erklärt den Fall

Im Vorgang steht alles in der richtigen Reihenfolge: Meldung, Rückfragen, Beauftragung, Rückmeldung des Handwerkers. Wer neu ist, liest sich ein, statt Kolleginnen zu unterbrechen. Nebenbei lernen Azubis, wie ein Fall von der Meldung bis zum Abschluss läuft.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Entwürfe als Lernhilfe

Für häufige Anfragen gibt es Textbausteine, für alles andere einen KI-Entwurf. Azubis sehen, wie eine gute Antwort aussieht, und senden sie erst, wenn sie geprüft ist. Mit der Zeit brauchen sie den Entwurf seltener – und die Ausbilderin muss weniger Texte von Grund auf korrigieren.

KI-Antwortentwürfe

Aufgaben zeigen den nächsten Schritt

Vorgänge lassen sich in Phasen und Aufgaben gliedern, etwa „Meldung erfassen & Melder bestätigen“ oder „Fotos/Unterlagen anfordern“. Das gibt Orientierung, solange die Routine noch fehlt.

Einheitliche Abläufe im Team

Schulung nach Rollen

Bei der Einführung schulen wir Ihr Team nach Rollen. Für spätere Neuzugänge wie Azubis können Sie Beratung & Support zusätzlich buchen.

Beratung & Support

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Lernen Azubis dann noch das Handwerk?

Ja. Die KI schreibt Entwürfe, aber Azubis prüfen, entscheiden und lernen, warum eine Antwort so aussieht. Die Fachlichkeit bleibt beim Menschen.

Darf ein Azubi alles sehen?

Wer was sieht, regeln Sie über Rollen und Freigaben.

Was, wenn ein Azubi einen Fehler macht?

Jeder Schritt steht im Verlauf. Die Ausbilderin sieht, was gesendet wurde, und kann gezielt nachsteuern.

Kostet ein Azubi-Zugang extra?

Nein. Nutzerlizenzen gibt es nicht, abgerechnet wird pro verwalteter Einheit.

Häufige Fragen

Wie hilft heytalo bei der Einarbeitung von Azubis?

Jeder Vorgang zeigt seinen ganzen Verlauf, Aufgaben zeigen den nächsten Schritt, und für Antworten gibt es Textbausteine und KI-Entwürfe. Azubis lernen so am echten Fall.

Dürfen Azubis Antworten mit KI schreiben?

Die KI liefert einen Entwurf. Ob und wie er gesendet wird, entscheidet der Mensch – bei Azubis gern gemeinsam mit der Ausbilderin.

Gibt es Vorlagen für häufige Anfragen?

Ja. Textbausteine für häufige Anfragen legen Sie einmal in den Einstellungen an, das ganze Team nutzt sie.

Wie regeln wir, was Azubis sehen?

Über Rollen und Freigaben. So legen Sie fest, welche Bereiche ein Azubi in welcher Abteilung bearbeitet.

Hilft heytalo auch beim Wechsel zwischen Abteilungen?

Ja. Ob WEG, Miete oder Buchhaltung: Die Arbeit läuft überall über Vorgänge mit Verlauf. Wer die Abteilung wechselt, findet sich schnell zurecht.

Finden Azubis Fachbegriffe erklärt?

Im Glossar auf unserer Website erklären wir Begriffe aus der Hausverwaltung kurz und verständlich – eine gute Ergänzung zur Berufsschule.

Gibt es eine Schulung?

Bei der Einführung schulen wir Ihr Team nach Rollen. Weitere Schulungen sind über Beratung & Support buchbar.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42