Ob ein Eigentümerportal genutzt wird, entscheidet sich oft an der Einladung. Hier finden Sie Bausteine als Vorlage für Ihre Einladung zum Eigentümerportal: Betreff, Einstieg, Nutzen, Anmeldung und Erinnerung. Die Texte sind Formulierungshilfen, keine Rechtsberatung.
Laura ist Sachbearbeiterin und soll 600 Eigentümer und Mieter ins neue Portal holen. Die Woche nach der Einführung von heytalo.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Kurz, mit Absender und Nutzen. Zum Beispiel: „Ihr Zugang zum Eigentümerportal der [Name der Verwaltung]“ oder „Unterlagen zu Ihrer Wohnung jetzt auch online“. Verzichten Sie auf Wörter wie „dringend“ oder „Aktivierung erforderlich“ – sie erinnern an Spam.
„Guten Tag [Anrede Name], ab sofort erreichen Sie uns auch über unser Eigentümerportal. Dort finden Sie Unterlagen zu Ihrer Wohnung in der [Liegenschaft] und können uns Anliegen direkt melden.“ Zwei Sätze reichen. Anrede, Name und Liegenschaft setzt heytalo als Variablen ein.
Nennen Sie, was Eigentümer wirklich brauchen: „Im Portal sehen Sie Dokumente wie Protokolle und Abrechnungen, melden Schäden mit Foto und verfolgen den Stand Ihrer Meldung. Vollmachten für die Versammlung erteilen Sie online.“ Versprechen Sie nur, was Sie im Portal auch freigeben.
Was das Portal kann„1. Öffnen Sie [Link zum Portal] oder laden Sie die heytalo-App für iPhone, iPad oder Android. 2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die bei uns hinterlegt ist, und fordern Sie Ihren Zugang an. 3. Folgen Sie dem Registrierungslink, den wir Ihnen per E-Mail schicken.“
Nehmen Sie Sorgen vorweg: „Wenn Sie lieber Post erhalten, ändert sich für Sie nichts. Im Portal legen Sie selbst fest, ob Sie offizielle Dokumente und Mitteilungen per E-Mail oder per Post bekommen.“ Ergänzen Sie einen Satz zum Datenschutz, den Ihre Datenschutzbeauftragte freigibt.
Ratgeber: Briefe über E-Post
Nach zwei bis drei Wochen eine kurze Erinnerung: „Haben Sie unsere Einladung zum Eigentümerportal gesehen? Die Anleitung finden Sie unten noch einmal. Bei Fragen rufen Sie uns gern an.“ Freundlich, ohne Druck – und am besten zusätzlich in der nächsten Versammlung erwähnt.
Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Das hängt von Ihrem Fall ab. Die Texte auf dieser Seite sind Formulierungshilfen, keine Rechtsberatung. Klären Sie die Frage mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Rechtsberatung.
Müssen sie auch nicht. Wer kein Portal nutzt, bekommt Nachrichten weiter per E-Mail oder als Brief über E-Post. Das Portal ist ein Angebot, keine Pflicht.
Ein klarer Betreff mit dem Namen Ihrer Verwaltung hilft. Kündigen Sie das Portal zusätzlich in der Versammlung oder in einem Rundschreiben an.
Ein Wechsel ist möglich, Ihre Daten werden beim Umstieg übernommen. Die Bausteine passen Sie einfach an: „Unser Portal zieht um“.
Per E-Mail oder als Brief über E-Post. Eigentümer geben im Portal ihre bei Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse ein und erhalten einen Registrierungslink.
Übernehmen Sie die Bausteine von dieser Seite und speichern Sie sie in heytalo als Textbaustein. So nutzt das ganze Team denselben Text.
Ja. heytalo hat ein Eigentümer- und Mieterportal. Passen Sie die Bausteine einfach an Mieter an.
Ja, für iPhone, iPad und Android.
Sie erhalten die Einladung und alle weiteren Schreiben als Brief über E-Post.
Nein. Die Bausteine sind Formulierungshilfen. Rechtliche Fragen, etwa zur Einwilligung, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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