Eigentümerportal einführen: so nutzen Eigentümer es

Ein Portal, das Eigentümer wirklich nutzen.

Ein Eigentümerportal einzuführen ist leicht. Dass Eigentümer es nutzen, ist die eigentliche Arbeit. heytalo macht den Einstieg einfach und lässt niemanden zurück: Wer lieber Post will, bekommt Post.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura führt in ihrer Verwaltung das Portal für 1.200 Eigentümer ein. Die ersten Wochen.

Ohne heytalo

Woche 1Ein Rundschreiben kündigt das Portal an. Es kommen zwölf Rückfragen, wie man sich anmeldet.
Woche 2Zugangsdaten werden per Brief verschickt. Ein Teil geht verloren, ein Teil wird nie benutzt.
Woche 3Ältere Eigentümer rufen an und fragen, ob sie jetzt keine Post mehr bekommen.
Woche 4Im Portal liegt ein einziges Dokument. Niemand hat einen Grund, sich wieder anzumelden.

Mit heytalo

Woche 1Eigentümer mit hinterlegter E-Mail-Adresse fordern den Zugang selbst an und bekommen einen Registrierungslink.
Woche 2Die Einladung zur Versammlung liegt im Portal, mit Termin zum Zusagen und Vollmacht zum Ausfüllen.
Woche 3Wer Post möchte, bekommt Post. Die Versandart steht pro Einheit fest, der Brief geht über E-Post raus.
Woche 4Abrechnung, Wirtschaftsplan und Protokoll liegen im Portal. Eigentümer schauen selbst nach, statt anzurufen.

So löst heytalo das

Zugang ohne Zettel

Eigentümer, deren E-Mail-Adresse bei Ihnen hinterlegt ist, fordern den Zugang selbst an und erhalten einen Registrierungslink. Eine freie Registrierung für Unbekannte gibt es nicht, so bleibt klar, wer welche Daten sieht.

Anmeldeseite des heytalo-Portals: E-Mail-Adresse eingeben und Zugang anfordern

Niemand muss digital werden

Für jede Einheit legen Sie fest, ob offizielle Dokumente und Mitteilungen per E-Mail, per Post oder beides verschickt werden. Briefe gehen über E-Post raus, aus derselben Maske wie die E-Mail. Das nimmt älteren Eigentümern die Sorge, etwas zu verpassen.

Ratgeber: Hybridversand mit E-Post

Einheitenliste mit Eigentümern und Versandart für offizielle Dokumente und Mitteilungen, jeweils E-Mail oder Post

Eigentümer entscheiden selbst mit

Im Profil wählen Eigentümer, wie sie offizielle Dokumente und Mitteilungen erhalten möchten. Wer auf E-Mail umstellt, tut es freiwillig und bleibt dabei.

Versandpräferenzen im Portal: offizielle Dokumente und Mitteilungen per Mail, Post oder keine

Ein Grund, sich anzumelden

Starten Sie mit einem Anlass, der jeden betrifft: der Einladung zur Versammlung, der Jahresabrechnung oder einem laufenden Schaden. Wenn im Portal steht, was Eigentümer gerade wissen wollen, kommen sie wieder.

Einladung, Vollmachten, Rückläufer

App für iPhone, iPad und Android

Die heytalo-App ist für Eigentümer, Mieter und Beiräte kostenlos. Neue Dokumente, Antworten und Einladungen kommen als Mitteilung aufs Telefon. Wer keine App will, nutzt das Portal im Browser.

Mehr zu App und Portal

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Unsere Eigentümer sind eher älter.

Dann bleibt für sie alles, wie es ist: Sie bekommen Post. Das Portal ist ein Angebot. Wer es nutzt, spart sich Anrufe, wer nicht, verpasst nichts.

Das Einrichten der Zugänge macht viel Arbeit.

Eigentümer mit hinterlegter E-Mail-Adresse fordern den Zugang selbst an. Sie verschicken keine Zugangsdaten per Brief.

Kostet das Portal pro Eigentümer extra?

Nein. Portalzugänge sind unbegrenzt, abgerechnet wird pro verwalteter Einheit. Die App ist für Eigentümer kostenlos.

Was ist mit dem Datenschutz?

Server in Deutschland, DSGVO-konform. Eigentümer sehen nur, was Sie für ihre Einheit oder den Beirat freigeben.

Häufige Fragen

Wie bekommen Eigentümer Zugang zum Portal?

Eigentümer, deren E-Mail-Adresse bei Ihnen hinterlegt ist, fordern auf der Anmeldeseite einen Registrierungslink an. Eine freie Registrierung gibt es nicht.

Müssen alle Eigentümer das Portal nutzen?

Nein. Pro Einheit legen Sie fest, ob per E-Mail, per Post oder beides verschickt wird. Briefe gehen über E-Post raus.

Gibt es eine App?

Ja, für iPhone, iPad und Android. Für Eigentümer, Mieter und Beiräte ist sie kostenlos.

Was sehen Eigentümer im Portal?

Freigegebene Dokumente wie Abrechnung, Wirtschaftsplan und Protokolle, den Stand ihrer Anliegen, Versammlungen mit Vollmacht und Abstimmung sowie die zuständigen Dienstleister.

Können wir von einem anderen Portal wechseln?

Ja. Ein Wechsel von anderen Portalen ist möglich, Daten werden beim Umstieg übernommen.

Womit sollten wir beim Start anfangen?

Mit einem Anlass, der alle betrifft, zum Beispiel der nächsten Einladung zur Versammlung. Wir besprechen das gern mit Ihnen, auch im Rahmen unserer Beratung.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42