Eigentümerportal wechseln: Umstieg zu heytalo

Vom bisherigen Portal zu heytalo, ohne bei null anzufangen.

Sie haben schon ein Eigentümer- oder Mieterportal und möchten wechseln? Ein Wechsel zu heytalo ist möglich, und Daten werden beim Umstieg übernommen. Welche das im Einzelfall sind, klären wir vorab mit Ihnen. Danach hängt das Portal direkt an Ihrer täglichen Arbeit.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Sandra ist Objektbetreuerin. Ihre Verwaltung hat seit Jahren ein Portal. Ein Donnerstag vor der Versammlungssaison.

Ohne heytalo

08:30Ein Eigentümer fragt per E-Mail nach dem Protokoll. Es liegt im Portal, aber er findet seinen Zugang nicht mehr.
10:00Eine Schadenmeldung kam über das Portal. Sandra überträgt sie von Hand in ihre Vorgangsliste.
13:00Für die Versammlung sammelt Sandra Vollmachten per Post und trägt sie in eine Liste ein.
16:00Ein Mieter hat im Portal geschrieben, eine Kollegin hat telefonisch geantwortet. Notiert ist das nirgends.

Mit heytalo

08:30Der Eigentümer findet das Protokoll unter „Freigegebene Dokumente“ in der App. Wer keinen Zugang hat, fordert ihn mit seiner bei der Verwaltung hinterlegten E-Mail-Adresse an.
10:00Die Schadenmeldung aus dem Portal ist direkt ein Vorgang, mit Liegenschaft und Einheit.
13:00Eigentümer erteilen Vollmachten im Portal. Die Liste für die Versammlung füllt sich von allein.
16:00Nachricht, Telefonat und Antwort stehen im selben Vorgang. Der Mieter sieht den Stand im Portal.

So löst heytalo das

Portal und Arbeit an einem Ort

In heytalo ist das Portal kein eigenes System neben der Verwaltung. Was Eigentümer und Mieter melden, wird ein Vorgang. Was Ihr Team freigibt, sehen sie im Portal und in der App.

Für Eigentümer und Mieter

Zugang in einem Schritt

Eigentümer und Mieter geben ihre E-Mail-Adresse ein. Ist sie bei Ihnen hinterlegt, bekommen sie einen Registrierungslink. Für das Anschreiben gibt es Vorlagen.

Vorlagen zur Portal-Einladung

Anmeldeseite des heytalo-Portals: E-Mail-Adresse eingeben und Zugang anfordern

Dokumente, die man findet

Protokolle, Wirtschaftspläne und Unterlagen zur Liegenschaft geben Sie gezielt frei. Eigentümer finden sie unter „Freigegebene Dokumente“, im Browser und in der App für iPhone, iPad und Android.

Freigegebene Dokumente im Portal mit den Ordnern „Liegenschaften“ und „Meine Dokumente“

Versammlungen und Beschlüsse im Portal

Eigentümer sehen Einladung und Tagesordnung, erteilen Vollmachten und stimmen bei Umlaufbeschlüssen ab. Versammlungen finden vor Ort, hybrid oder online statt.

Mehr zu Versammlungen

Daten werden übernommen

Beim Wechsel übernehmen wir Ihre Daten. Welche Daten das im Einzelfall sind, klären wir vor dem Umstieg mit Ihnen. Umfang und einmaligen Aufwand erhalten Sie vorab schriftlich.

Leitfaden zur Migration

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Demo mit Ihrem Fall

30 Minuten, kostenlos: Wir zeigen Portal und Verwaltung an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Datenübernahme klären

Wir klären mit Ihnen, welche Daten aus dem bisherigen Portal übernommen werden. Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand erhalten Sie vorab schriftlich.

Einrichtung und Übernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen die abgestimmten Daten.

Eigentümer und Mieter einladen

Ihre Bewohner erhalten einen Registrierungslink, für das Anschreiben gibt es Vorlagen. Wer kein Portal nutzt, bekommt weiter E-Mail oder Brief über E-Post.

Start im Alltag

Ihr Team arbeitet mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Unsere Eigentümer haben sich an das alte Portal gewöhnt.

Der neue Zugang ist einfach: E-Mail-Adresse eingeben, Link bestätigen. Für das Anschreiben gibt es Vorlagen. Wer kein Portal will, bekommt weiter Post.

Gehen beim Wechsel Daten verloren?

Daten werden beim Umstieg übernommen. Welche genau, klären wir vorab mit Ihnen und halten es schriftlich fest.

Unser Vertrag läuft noch eine Weile.

Den Starttermin planen wir mit Ihnen. Wann Sie das bisherige Portal abschalten, entscheiden Sie.

Was kostet der Wechsel?

Laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg erhalten Sie vorab schriftlich. Portalzugänge sind unbegrenzt.

Häufige Fragen

Kann ich von einem anderen Portal zu heytalo wechseln?

Ja. Ein Wechsel ist möglich, und Daten werden beim Umstieg übernommen. Welche Daten im Einzelfall übernommen werden, klären wir vorab mit Ihnen.

Welche Daten werden übernommen?

Das hängt von Ihrem bisherigen System ab. Wir klären es vor dem Umstieg mit Ihnen und halten den Umfang schriftlich fest.

Wie kommen Eigentümer und Mieter an ihren Zugang?

Sie erhalten einen Registrierungslink an ihre hinterlegte E-Mail-Adresse oder fordern ihn auf der Anmeldeseite an.

Gibt es eine App?

Ja, für iPhone, iPad und Android. Das Portal funktioniert außerdem im Browser.

Was sehen Eigentümer im Portal?

Was Sie freigeben: Dokumente, Vorgänge zu ihrer Einheit, Versammlungen mit Vollmachten und Umlaufbeschlüsse. Anliegen melden sie selbst.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

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Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42