Parallelbetrieb beim Umstieg: alt und neu im Griff

Altes und neues System parallel, ohne dass etwas doppelt läuft.

Kaum eine Hausverwaltung schaltet an einem Tag um. Ein Parallelbetrieb beim Umstieg gibt Sicherheit, führt aber schnell zu doppelter Arbeit. Entscheidend ist eine klare Regel, was ab wann wo passiert. Wie lange die Übergangszeit dauert, hängt von Ihrer Verwaltung ab, und wir planen sie mit Ihnen.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura ist Teamleiterin und begleitet den Umstieg auf heytalo. Die Woche nach dem Start.

Ohne heytalo

08:00Ein Teil des Teams arbeitet schon in heytalo, ein Teil noch im alten System. Neue Mails werden mal hier, mal dort bearbeitet.
10:30Ein Eigentümer meldet einen Schaden. Zwei Kolleginnen legen ihn an, jede in einem anderen System.
13:00Eine Wiedervorlage steht im alten Programm. In heytalo sieht sie niemand.
16:00Laura fragt sich, wann das alte System abgeschaltet wird. Festgelegt hat das niemand.

Mit heytalo

08:00Ab dem Stichtag gilt: Neues wird in heytalo bearbeitet. Das alte System dient zum Nachschlagen.
10:30Die Schadenmeldung wird ein Vorgang in heytalo. Für alle ist klar, wo er hingehört.
13:00Offene Fälle aus dem alten System werden so behandelt, wie es vorab festgelegt wurde: dort abgeschlossen oder übernommen.
16:00Wann das alte System abgeschaltet wird, steht im gemeinsamen Plan. Laura muss nicht raten.

So löst heytalo das

Ein Stichtag für alles Neue

Eine einfache Regel hilft: Ab einem festen Tag wird alles Neue in heytalo bearbeitet. Was im alten System offen ist, wird dort abgeschlossen oder übernommen, je nachdem, was Sie vorab festlegen.

Klare Zuständigkeiten ab dem ersten Tag

Für jede Liegenschaft ist festgelegt, wer sie als Objektbetreuer, in der Buchhaltung und in der Sachbearbeitung betreut. So landen neue Vorgänge auch in der Übergangszeit bei der richtigen Person.

Für Ihr Team

Liegenschaftsliste mit Objektbetreuer, Buchhalter und Sachbearbeiter je Liegenschaft

Neue Nachrichten kommen an einem Ort an

Sobald Postfächer und Telefonie angebunden sind, laufen neue E-Mails und Anrufe in heytalo zusammen. Jede Nachricht ordnen Sie einer Liegenschaft, einer Person und einem Vorgang zu.

Mehr zur Kommunikation

E-Mail in heytalo mit Feldern für Liegenschaft, Mitarbeiter und Vorgang

Impower bleibt, wie es ist

Arbeiten Sie mit Impower, ändert sich an der Buchhaltung nichts: Stammdaten und Buchhaltung bleiben in Impower. heytalo kommt für Kommunikation, Vorgänge und Portal dazu. Das ist kein Parallelbetrieb auf Zeit, sondern die Arbeitsteilung auf Dauer.

So funktioniert die Impower-Anbindung

Abschalten, wenn Sie so weit sind

Wann Sie Ihr bisheriges System kündigen, entscheiden Sie. Welche Daten vorher übernommen werden, klären wir vorab mit Ihnen.

Welche Daten übernommen werden

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall. Dabei sprechen wir auch darüber, welche Systeme Sie heute nutzen.

Übergang planen

Wir legen mit Ihnen fest, was ab wann in heytalo läuft und wie Sie mit offenen Fällen aus dem alten System umgehen.

Angebot schriftlich

Laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg erhalten Sie vorab schriftlich.

Einrichtung, Datenübernahme, Schulung

Wir richten heytalo ein, übernehmen die abgestimmten Daten und schulen Ihr Team nach Rollen.

Stichtag und Begleitung

Ab dem vereinbarten Tag läuft Neues in heytalo. Wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wie lange sollten wir parallel arbeiten?

Das hängt von Ihrer Verwaltung ab, etwa davon, wie viele Fälle noch offen sind. Eine pauschale Dauer versprechen wir nicht, wir planen sie mit Ihnen.

Doppelte Arbeit können wir uns nicht leisten.

Deshalb gilt eine klare Regel: Neues in heytalo, Altes nur zum Nachschlagen oder Abschließen. So wird nichts doppelt angelegt.

Was, wenn das Team ins alte System zurückfällt?

Wir schulen nach Rollen und bleiben in den ersten Wochen ansprechbar. Fragen klären wir, bevor sich Umwege einschleichen.

Zahlen wir in der Übergangszeit doppelt?

Die Kosten für heytalo und den einmaligen Umstiegsaufwand erhalten Sie vorab schriftlich. Wann Sie Ihr bisheriges System kündigen, entscheiden Sie selbst.

Häufige Fragen

Ist ein Parallelbetrieb beim Umstieg auf heytalo möglich?

Ja. Wann Sie Ihr bisheriges System abschalten, entscheiden Sie. Wir planen mit Ihnen, was ab wann in heytalo läuft.

Wie lange dauert die Übergangszeit?

Das hängt von Ihrer Verwaltung ab. Wir legen den Ablauf gemeinsam fest, eine feste Dauer versprechen wir nicht.

Was passiert mit offenen Vorgängen im alten System?

Sie werden entweder dort abgeschlossen oder übernommen. Welche Daten übernommen werden, klären wir vorab mit Ihnen.

Muss die Buchhaltung umziehen?

Mit Impower nicht: Stammdaten und Buchhaltung bleiben in Impower, heytalo ist angebunden.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

Wie erfahren Eigentümer und Mieter vom Wechsel?

Sie erhalten einen Registrierungslink für Portal und App, für das Anschreiben gibt es Vorlagen. Wer kein Portal nutzt, erhält Nachrichten weiter per E-Mail oder als Brief über E-Post.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42