Zuständigkeiten von Anfang an
Jede Nachricht, jeder Brief und jeder Vorgang lässt sich einer Person zuweisen. Legen Sie vor dem Start fest, wer wofür zuständig ist. Dann weiß ab dem ersten Tag jeder, was auf seiner Liste steht.
Einführung im Team
Hausverwaltungssoftware einführen: Jede Rolle lernt, was sie braucht.
Die Buchhaltung braucht andere Ansichten als der Empfang, die Technik andere als die Objektbetreuung. Wer eine Hausverwaltungssoftware einführen will, plant deshalb nach Rollen: wer was zugewiesen bekommt, welche Postfächer zusammengehören und wer welche Schulung bekommt.
Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland
Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo
Sandra leitet die Einführung von heytalo in ihrer Verwaltung. Die erste Woche nach dem Start.
Ohne heytalo
- 08:30Eine Sammelschulung für alle: Die Buchhaltung langweilt sich bei den Versammlungen, der Empfang bei den Rechnungen.
- 10:00Eine Mahnung landet im allgemeinen Posteingang. Niemand fühlt sich zuständig.
- 13:30Die Buchhaltung arbeitet weiter in ihrem eigenen Postfach, weil unklar ist, wie sie es einbinden soll.
- 16:00Fragen sammeln sich bei Sandra. Sie weiß nicht, wen sie fragen kann.
Mit heytalo
- 08:30Jede Rolle hat ihre eigene Schulung, an den Aufgaben, die sie jeden Tag erledigt.
- 10:00Die Mahnung wird einer zuständigen Person zugewiesen und taucht in deren Liste auf.
- 13:30Die Postfächer der Buchhaltung sind als eigener Kreis zusammengefasst und mit einem Klick erreichbar.
- 16:00Offene Fragen klärt Sandra mit uns. In den ersten Wochen nach dem Start sind wir ansprechbar.
So löst heytalo das
Postfächer nach Teams bündeln
Fassen Sie Postfächer zu Kreisen zusammen, etwa für die Buchhaltung oder die Mietverwaltung. So sieht jedes Team seinen Eingang, ohne zwischen Konten zu wechseln.
Ein Postfach für das ganze Team
Schulung nach Rollen
Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik und Empfang lernen heytalo an ihren eigenen Aufgaben kennen, in der Gruppe oder einzeln. Das ist kürzer und bleibt besser hängen als eine Sammelschulung. Der Empfang lernt Anrufe und Zuordnung, die Buchhaltung Rechnungen und Belege, die Technik Aufträge und Begehungsberichte mit Fotos.
Rechte und Freigaben festlegen
Weil heytalo keine Nutzerlizenzen berechnet, bekommt jede Person einen eigenen Zugang. Welche Dokumente jemand sieht und was für Eigentümer freigegeben wird, regeln Sie über Rollen und Freigaben.
Warum keine NutzerlizenzenBegleitung, wenn Sie mehr wollen
Über Beratung & Support buchen Sie optional dazu, was Sie brauchen: Prozessberatung vor dem Start, Einführung und Schulung, Unterstützung im Tagesgeschäft oder einen festen Ansprechpartner mit regelmäßigen Prozess-Checks.
Beratung & SupportHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
So läuft der Umstieg
- 01
Erstgespräch und Demo
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
- 02
Angebot schriftlich
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
- 03
Einrichtung und Datenübernahme
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
- 04
Schulung des Teams
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
- 05
Start im Alltag
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Was Verwaltungen vorher wissen wollen
Wir haben keine Zeit für lange Schulungen.
Deshalb schulen wir nach Rollen. Jede Person lernt nur das, was sie für ihre Aufgaben braucht.
Was, wenn nach dem Start Fragen auftauchen?
In den ersten Wochen sind wir ansprechbar. Wer dauerhaft begleitet werden möchte, bucht laufende Betreuung mit festem Ansprechpartner dazu.
Unsere Rollen sind nicht so klar getrennt.
Das ist in vielen Verwaltungen so. Zuweisungen und Freigaben lassen sich jederzeit anpassen, auch wenn jemand mehrere Aufgaben hat.
Einige im Team sind skeptisch.
Das ist normal. Wie Sie Skeptiker mitnehmen, lesen Sie auf unserer Seite zum Change-Management.
Häufige Fragen
Wie wird mein Team geschult?
Nach Rollen: Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik und Empfang lernen heytalo an ihren täglichen Aufgaben kennen, in der Gruppe oder einzeln.
Wer begleitet uns nach dem Start?
In den ersten Wochen sind wir ansprechbar. Darüber hinaus können Sie laufende Betreuung mit festem Ansprechpartner über Beratung & Support buchen.
Kostet jeder zusätzliche Zugang extra?
Nein. heytalo berechnet keine Nutzerlizenzen, Mitarbeiterzugänge sind unbegrenzt.
Können wir Postfächer nach Teams gliedern?
Ja. Mehrere Postfächer lassen sich zu Kreisen zusammenfassen, zum Beispiel für die Buchhaltung.
Was kostet Beratung & Support?
Das hängt vom Umfang ab. Die Leistung wird vorab vereinbart und Ihnen schriftlich bestätigt, bevor wir beginnen.
Wer sollte die Einführung bei uns leiten?
Am besten eine Person, die das Tagesgeschäft kennt und im Team Vertrauen genießt. Sie sammelt Fragen, stimmt Zuständigkeiten ab und ist während der Einführung unsere Ansprechpartnerin oder unser Ansprechpartner.
Wie arbeiten wir neue Mitarbeitende später ein?
Mit eigenen Zugängen, klaren Zuständigkeiten und dem vollständigen Verlauf in jedem Vorgang. Mehr dazu auf unserer Seite zum Onboarding.
Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
Persönliche Demo in nur 30 Minuten
Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten
Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform
100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.
Schritt 1 von 60 %
Wählen Sie Ihren Wunschtermin
Suchen Sie sich direkt einen freien Slot aus.
Wie viele Einheiten verwalten Sie?
So können wir die Demo passend zuschneiden.
500Einheiten
501.0005.00010.000+