Bestandsübernahme in der Hausverwaltung, digital

Neuer Bestand, zwölf Umzugskartons. Und ab Montag laufen die Anrufe.

Bei einer Bestandsübernahme muss die Hausverwaltung sofort arbeitsfähig sein, während die Unterlagen des Vorverwalters noch in Kartons stehen. heytalo hilft, den neuen Bestand geordnet ins System zu bringen: Stammdaten aus Impower, Dokumente an die Liegenschaft, Kontakte ohne Dubletten, Eigentümer ins Portal.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Markus ist Objektbetreuer und übernimmt zum Quartalsbeginn zwei WEGs von einem anderen Verwalter. Die Woche vor dem Stichtag.

Ohne heytalo

08:30Die Unterlagen kommen in Kartons und als ungeordneter Download. Markus sortiert sie in Ordner auf dem Laufwerk.
10:30In der Eigentümerliste stehen manche Namen doppelt, mit unterschiedlichen Adressen. Welche stimmt, weiß niemand.
13:00Welcher Hausmeister, welche Reinigungsfirma, welcher Aufzugsdienst? Markus sammelt Namen aus alten Rechnungen.
15:30Am Stichtag rufen die ersten Eigentümer an und wollen wissen, wer jetzt zuständig ist.

Mit heytalo

08:30Die Stammdaten der WEGs kommen aus Impower. Markus lädt die Unterlagen in die Dokumente der Liegenschaft.
10:30Die Duplikatprüfung zeigt ähnliche Kontakte nebeneinander. Markus entscheidet, welcher Eintrag stimmt.
13:00Die Dienstleister hängen an der Liegenschaft, sortiert nach Gewerk und mit Kontaktdaten.
15:30Die Eigentümer haben eine Einladung ins Portal bekommen. Dort finden sie Unterlagen und melden Anliegen.

So löst heytalo das

Stammdaten aus Impower

Liegenschaften, Einheiten, Eigentümer und Buchhaltung pflegen Sie in Impower. heytalo übernimmt die Stammdaten von dort, ohne doppelte Eingabe.

So funktioniert die Impower-Anbindung

Doppelte Kontakte erkennen

Übernommene Listen enthalten oft Dubletten. heytalo zeigt Kontakte mit ähnlichen Namen, gleicher E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nebeneinander. Sie entscheiden, welcher Eintrag bleibt.

Übersicht „Kontakt-Duplikate“ mit Gruppen ähnlicher Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern

Dienstleister und Schlüssel an der Liegenschaft

Hausmeister, Wartungsfirmen und Gärtner ordnen Sie der Liegenschaft zu, sortiert nach Gewerk. Schlüssel und Schlüsselboxen erfassen Sie in der Schlüsselverwaltung, mit Ort, Anzahl und Übergaben.

Schlüsselverwaltung

Dienstleister einer Liegenschaft unter „Wartung & Technik“ mit Heizungswartungsfirma und Kontaktdaten

Unterlagen in die Objektakte

Teilungserklärung, Protokolle, Verträge und Pläne laden Sie in die Dokumente der Liegenschaft. Papierordner, die noch im Archiv stehen, verzeichnen Sie im Ordner-Archiv mit Karton und Standort.

Die digitale Objektakte

Eigentümer gleich ins Portal einladen

Neue Eigentümer wollen wissen, wer jetzt zuständig ist. Laden Sie sie zum Stichtag ins Portal ein. Dort finden sie Unterlagen und melden Anliegen, statt anzurufen.

Vorlagen zur Portal-Einladung

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Die Unterlagen des Vorverwalters sind ein Durcheinander.

Das ändert keine Software über Nacht. Aber was Sie sortieren, liegt danach an der richtigen Liegenschaft und ist für alle auffindbar.

Unsere Buchhaltung läuft in Impower, der Rest in Ordnern.

Genau dort setzt heytalo an: Stammdaten und Buchhaltung bleiben in Impower, Kommunikation, Vorgänge und Dokumente kommen in heytalo.

Helfen Sie uns bei der Übernahme?

Beim Umstieg auf heytalo übernehmen wir Ihre bestehenden Daten. Für einzelne neue Bestände klären wir die Unterstützung im Gespräch, Beratung ist zusätzlich buchbar.

Was kostet ein zusätzlicher Bestand?

Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat, Nebeneinheiten sind günstiger. Zusätzliche Mitarbeiterzugänge kosten nichts.

Häufige Fragen

Wie läuft eine digitale Bestandsübernahme in der Hausverwaltung?

Stammdaten kommen aus Impower, Unterlagen in die Dokumente der Liegenschaft, Kontakte werden auf Dubletten geprüft, Dienstleister und Schlüssel an der Liegenschaft erfasst. Danach laden Sie die Eigentümer ins Portal ein.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

Erkennt heytalo doppelte Kontakte?

Ja. Die Duplikatprüfung zeigt Kontakte mit ähnlichen Namen oder gleicher E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Sie entscheiden, was zusammengehört.

Können wir Papierordner weiter nutzen?

Ja. Im Ordner-Archiv verzeichnen Sie Papierordner mit Karton und Standort. So weiß jeder, wo ein Ordner steht.

Wir wechseln gleichzeitig von einem anderen Portal. Geht das?

Ja. Ein Wechsel von anderen Portalen ist möglich, die Daten werden beim Umstieg übernommen.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42