Schlüsselverwaltung für Hausverwaltungen

Wer hat welchen Schlüssel, seit wann, mit welchem Protokoll?

Haustür, Keller, Tiefgarage, Briefkasten: In jeder Liegenschaft sind Schlüssel unterwegs, beim Hausmeister, bei Handwerkern, bei neuen Mietern. Die Schlüsselverwaltung in heytalo führt Schlüssel und Schlüsselboxen je Liegenschaft: Bestand, Ausgabe und Rückgabe, mit Übergabeprotokoll, Historie und Nachbestellung.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura ist am Empfang die Ansprechpartnerin für Schlüssel. Ein Mittwoch mit drei Übergaben.

Ohne heytalo

08:45Ein Handwerker will den Kellerschlüssel abholen. Laura sucht im Schlüsselschrank und im Ausgabebuch.
10:30Ein Eigentümer möchte einen weiteren Haustürschlüssel. Ob man ihn nachbestellen kann, weiß nur eine Kollegin aus der Technik.
13:00Der Hausmeisterdienst hat noch einen Schlüssel von vor Jahren. Ob er je zurückkam, steht nirgends.
15:00Bei der Wohnungsübergabe fehlt ein Briefkastenschlüssel. Das alte Übergabeprotokoll ist handschriftlich und kaum lesbar.

Mit heytalo

08:45Laura öffnet die Liegenschaft: Kellerschlüssel, vier gesamt, vier verfügbar. Sie gibt einen aus, das Protokoll gibt es als PDF.
10:30Die Anfrage kam über das Portal als Vorgang „Nachbestellung Schlüssel“. Der Schlüssel ist als bestellbar markiert, Laura bestellt nach.
13:00Die Historie zeigt: Ausgabe an den Hausmeisterdienst, Datum, Menge, noch keine Rücknahme.
15:00Bei der Übergabe nimmt Laura die Schlüssel des Vormieters zurück. Der Bestand stimmt wieder.
16:00Der Eigentümer liest im Portal: Die Schlüssel sind eingetroffen und können abgeholt werden.

So löst heytalo das

Schritt 1: Bestand je Liegenschaft

Sie legen Schlüssel und Schlüsselboxen je Liegenschaft an: Bezeichnung, Aufbewahrungsort wie Schlüsselkasten oder Technikraum, Gebäude und Gesamtzahl. heytalo zeigt, wie viele davon gerade verfügbar sind.

Schlüsselübersicht einer Liegenschaft mit Briefkasten-, Haustür-, Keller- und Tiefgaragenschlüsseln, Ort, Gesamtzahl und verfügbarer Anzahl

Schritt 2: Ausgabe mit Übergabeprotokoll

Bei der Schlüsselübergabe wählen Sie Schlüssel, Kontakt und Menge und ergänzen eine Beschreibung, etwa „Ausgabe an Hausmeisterdienst“. Das Protokoll gibt es als PDF. Die Historie zeigt je Schlüssel, wer ihn wann bekommen hat.

Schritt 3: Rücknahme und offene Ausgaben

Kommt ein Schlüssel zurück, buchen Sie die Rücknahme. Ausgaben ohne Rückgabe bleiben in der Historie sichtbar, auch Jahre später. Beim Mieterwechsel sehen Sie so sofort, was zurückkommen muss.

Ablauf Mieterwechsel

Schritt 4: Nachbestellung als Vorgang

Eigentümer und Mieter melden ihren Wunsch im Portal oder in der App. Daraus wird ein Vorgang an der Liegenschaft. Bei bestellbaren Schlüsseln lösen Sie die Nachbestellung aus, die Abholinfo geht als Nachricht ins Portal.

Die App für Eigentümer und Mieter

Abgeschlossener Vorgang „Nachbestellung Schlüssel Schließanlage“ in der App mit Nachricht, dass die Schlüssel abgeholt werden können

Schritt 5: Besonderheiten für das ganze Team

Wo liegt der Generalschlüssel, wer kennt den Code? Solche Hinweise stehen als Besonderheit auf der Übersicht der Liegenschaft. Der Dienstleister für die Schließanlage ist ebenfalls an der Liegenschaft hinterlegt.

Hinweis unter „Besonderheiten“ einer Liegenschaft: Generalschlüssel liegt im Tresor, Code beim Verwalter

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Unser Schlüsselbuch funktioniert.

Solange es im Büro liegt und jemand weiß, wo. In heytalo sehen Bestand und Historie alle im Team, auch die Vertretung, und das Protokoll entsteht gleich mit.

Wir arbeiten mit Schlüsselboxen.

Schlüsselboxen legen Sie ebenfalls je Liegenschaft an. Bei jedem Schlüssel steht, in welchem Kasten oder Raum er liegt.

Wer sieht, wer welchen Schlüssel hat?

Ihr Team, je nach Rolle. Eigentümer und Mieter sehen nur ihre eigenen Anliegen im Portal. heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform.

Was kostet das?

Die Schlüsselverwaltung ist Teil von heytalo. Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat, ohne Nutzerlizenzen.

Häufige Fragen

Wie dokumentiere ich eine Schlüsselübergabe?

Über „Schlüsselübergabe“ in der Liegenschaft: Schlüssel, Kontakt und Menge wählen, Beschreibung ergänzen. Das Übergabeprotokoll gibt es als PDF.

Was kann ich in der Schlüsselverwaltung führen?

Schlüssel und Schlüsselboxen, jeweils mit Bezeichnung, Aufbewahrungsort, Gebäude und Anzahl. Dazu kommen Übergabe mit Protokoll, Historie und Nachbestellung.

Sehe ich, welche Schlüssel noch ausgegeben sind?

Ja. Die Historie zeigt je Schlüssel alle Ausgaben, Rücknahmen und Protokolle.

Können Eigentümer Schlüssel nachbestellen?

Ja, als Anliegen im Portal oder in der App. Ihr Team bearbeitet es als Vorgang und meldet sich dort, wenn die Schlüssel abholbereit sind.

Hilft das beim Mieterwechsel?

Ja. Bei der Übergabe sehen Sie, welche Schlüssel an den Vormieter ausgegeben wurden, und buchen die Rücknahme direkt.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

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Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42