Ein Mieter meldet eine defekte Lampe, der Hausmeister soll sie tauschen, und am Ende will jemand wissen, ob es erledigt ist. heytalo macht daraus einen Vorgang mit Aufgabe, Frist und Rückmeldung. Der Hausmeister sieht, was zu tun ist, und Ihr Büro sieht, was erledigt ist.
Jonas koordiniert in der Technik die Hausmeister für 40 Liegenschaften. Ein Montag im November.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Ob Anruf, E-Mail, Brief oder Portal: Jede Meldung landet an einem Ort. Die KI schlägt Liegenschaft, Kategorie und Titel vor, Ihr Team bestätigt. Sprachnachrichten werden verschriftlicht.
Sprachnachricht wird zum VorgangIm Vorgang legen Sie Aufgaben an: Titel, Fälligkeit, Erinnerung, Priorität und Zuständige. Ein angestellter Hausmeister arbeitet mit eigenem Zugang, ohne zusätzliche Nutzerlizenz. Ein externer Hausmeisterdienst ist als Dienstleister an der Liegenschaft hinterlegt und bekommt den Auftrag per E-Mail aus dem Vorgang. Bleibt die Rückmeldung aus, erinnert heytalo nach 48 Stunden.
Der angestellte Hausmeister öffnet heytalo im Browser auf dem Smartphone. Auf Wunsch legt er es wie eine App auf den Startbildschirm und bekommt Push-Benachrichtigungen zu neuen Aufgaben. Er hakt Aufgaben ab und meldet sich mit Notiz zurück, statt anzurufen. Schickt er Fotos per E-Mail, ordnen Sie sie dem Vorgang zu.
Typische Abläufe bekommen Phasen mit Aufgaben, zum Beispiel Aufnahme, Bearbeitung und Abschluss. Darin stehen Schritte wie „Dienstleister beauftragen“ oder „Termin koordinieren und Bewohner informieren“. So weiß auch eine Vertretung, was als Nächstes kommt.
Ist der Auftrag erledigt, schließen Sie den Vorgang ab. Für die Nachricht an Melder und Beteiligte gibt es die Vorlage „Vorgang abgeschlossen“, die Ihr Team mit einem Klick ausführt. Kommt eine Rechnung des Hausmeisterdienstes, wird sie demselben Vorgang zugeordnet.
Rechnung zum VorgangHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Er kann Aufträge weiter per E-Mail bekommen, seine Antwort landet im Vorgang. Wer mag, arbeitet direkt in heytalo, im Browser auf dem Smartphone. Das Büro hat in beiden Fällen den vollständigen Verlauf.
Dann ist der Dienst als Dienstleister an der Liegenschaft hinterlegt, mit Kontakt und Kundennummer. Aufträge gehen per E-Mail aus dem Vorgang raus, Rechnungen ordnen Sie demselben Vorgang zu.
Der Anruf schon, die Nachfrage danach nicht. Im Vorgang sehen Büro, Vertretung und auf Wunsch der Mieter, was beauftragt und was erledigt ist.
Nein. heytalo rechnet pro verwalteter Einheit ab, ohne Nutzerlizenzen. Mitarbeiterzugänge sind unbegrenzt.
Sie legen im Vorgang eine Aufgabe an und weisen sie dem Hausmeister zu, mit Fälligkeit, Erinnerung und Priorität. Externe Hausmeisterdienste beauftragen Sie per E-Mail direkt aus dem Vorgang, ohne Rückmeldung erinnert heytalo nach 48 Stunden.
Ja. Fotos per E-Mail ordnen Sie dem Vorgang zu. Bei Objektbegehungen hält er Mängel mit Fotos direkt im Begehungsbericht fest, im Browser auf dem Smartphone.
Wenn Sie den Vorgang mit den Bewohnern der betroffenen Einheit teilen, sehen sie den Stand im Portal und in der App.
Mit Serienaufgaben, zum Beispiel für Kontrollgänge. Sie erscheinen mit Fälligkeit in der Aufgabenliste.
Schlüsselausgaben dokumentieren Sie in der Schlüsselverwaltung der Liegenschaft, mit Protokoll und Historie.
Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.
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