Wer in der Hausverwaltung eine Handwerkerrechnung prüft, braucht Auftrag, Angebot und Verlauf. In heytalo landet die Rechnung beim passenden Vorgang, und Ihr Team prüft mit allen Informationen auf einen Blick. Gebucht wird weiter in Impower.
Nina arbeitet in der Buchhaltung einer Verwaltung mit WEG- und Mietbeständen. Ein Dienstag am Monatsanfang.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Ob per E-Mail oder als gescannter Brief über das Dokumenten-Postfach: Rechnungen landen im Belegeingang. Dort sehen Sie Absender, Betreff, Liegenschaft und Status, etwa „Zu prüfen“ oder „Abzulegen“. Jede Rechnung lässt sich einer zuständigen Person zuweisen.
Briefe digital empfangen
Die KI liest Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und passenden Vorgang vor. Ihr Team bestätigt oder ändert die Zuordnung. Gehört eine Rechnung zu keinem Vorgang, legen Sie mit einem Klick einen neuen an.
Rechnungen auslesenIm Vorgang steht alles, was zur Prüfung gehört: Angebot, Auftrag, Fotos, Telefonnotizen und Rückmeldungen. Mit Phasen und Aufgaben legen Sie fest, dass vor dem Abschluss die Rechnung geprüft und freigegeben wird.
Auf der Startseite zeigt eine Kachel jedem, wie viele Rechnungen bei ihm offen sind. Objektbetreuung und Buchhaltung müssen sich nicht gegenseitig hinterhertelefonieren.
An Impower geht die Rechnung als PDF-Entwurf mit Liegenschaft, Buchung und Zahlung laufen wie gewohnt dort. heytalo sorgt für das Davor: Eingang, Zuordnung und Prüfung durch die Person, die den Auftrag kennt.
So funktioniert die Impower-AnbindungHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Muss sie auch nicht. Gebucht wird weiter in Impower. heytalo übernimmt nur den Weg dorthin: Rechnung erkennen, zuordnen, prüfen lassen.
Sie macht einen Vorschlag, Ihr Team bestätigt oder ändert ihn. Keine Rechnung wird ohne Blick eines Menschen freigegeben.
Gescannte Briefe kommen über das Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail, oder per Hochladen in den Belegeingang. Dort werden sie wie E-Mails ausgelesen und zugeordnet.
Sie legen fest, wer zuständig ist. Wer prüft, sieht in jedem Fall den Vorgang mit Auftrag und Verlauf und muss nicht nachfragen.
heytalo liest Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und Vorgang vor. Ihr Team bestätigt die Zuordnung. Danach steht die Rechnung im Verlauf des Vorgangs.
Ja. Gescannte Briefe kommen über das Dokumenten-Postfach oder per Hochladen in den Belegeingang und werden genauso ausgelesen wie Rechnungen per E-Mail.
Sie weisen die Rechnung einer zuständigen Person zu oder legen direkt einen neuen Vorgang an.
Nein. Buchhaltung und Stammdaten bleiben in Impower. heytalo kümmert sich um Eingang, Zuordnung und Prüfung.
Ja. Eine Kachel auf der Startseite zeigt jedem die Rechnungen, die bei ihm offen sind.
Ja. Auftrag, Angebot und Verlauf stehen im Vorgang, nicht im Postfach einer einzelnen Person. Die Vertretung prüft mit denselben Informationen.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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