Rechnungen auslesen: Handwerkerrechnungen ohne Abtippen

Rechnungen auslesen, statt sie abzutippen.

Jede Handwerkerrechnung muss erfasst, einem Objekt zugeordnet und geprüft werden. heytalo liest Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt den passenden Vorgang vor. Ihre Buchhaltung prüft und gibt frei, statt Rechnungsdaten abzutippen.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Melanie ist Buchhalterin in einer Verwaltung mit WEG und Miete. Ein Montag am Monatsanfang.

Ohne heytalo

08:3023 Rechnungen im Postfach, sechs auf Papier. Melanie tippt Rechnungsnummer, Betrag und Objekt ab.
10:00Bei einer Rechnung fehlt die Liegenschaft. Melanie fragt drei Objektbetreuer, wer den Auftrag vergeben hat.
11:30Eine zweite Mahnung kommt herein. Die erste Rechnung liegt seit Wochen in einem Ordner.
14:00Der Objektbetreuer will wissen, ob die Rechnung zum Wasserschaden schon da ist. Melanie sucht.

Mit heytalo

08:30Die Rechnungen stehen im Belegeingang, ausgelesen und mit vorgeschlagener Liegenschaft.
10:00Die Rechnung hängt am Vorgang, in dem der Handwerker beauftragt wurde. Auftrag und Rechnung liegen nebeneinander.
11:30Die Mahnung steht mit Status „Zu prüfen“ und Warnhinweis oben. Melanie klärt sie zuerst.
14:00Der Objektbetreuer sieht die Rechnung selbst im Vorgang. Keine Rückfrage.

So löst heytalo das

Ausgelesen statt abgetippt

Bei eingehenden Rechnungen liest heytalo Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und Vorgang vor. Ihre Buchhaltung kontrolliert die Werte, statt sie einzugeben.

Beleg im Belegeingang mit Auswahl „Rechnung“ oder „Dokument“ und Aktionen wie „Zur Unterschrift markieren“ und „Neu verarbeiten“

Am richtigen Vorgang

Die Rechnung wird der Liegenschaft und dem Vorgang zugeordnet, in dem der Auftrag entstanden ist. So prüfen Sie den Betrag direkt gegen Auftrag, Fotos und Verlauf.

Rechnungen automatisch zum Vorgang

Offene Rechnungen im Blick

Auf der Startseite sieht jeder seine offenen Rechnungen. Mahnungen stehen mit Status „Zu prüfen“ und Hinweis im Belegeingang und gehen nicht mehr unter.

Kachel „Meine offenen Rechnungen“ mit Anzahl insgesamt und für die Objektbetreuung

Buchhaltung bleibt in Impower

heytalo übernimmt Eingang, Zuordnung und Prüfung. Die geprüfte Rechnung geht als PDF-Entwurf mit Liegenschaft an Impower, die Vorkontierung ist damit vorbereitet. Gebucht wird in Impower, wo Ihre Stammdaten und Ihre Buchhaltung liegen.

So funktioniert die Impower-Anbindung

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wir trauen automatisch erfassten Beträgen nicht.

Müssen Sie auch nicht blind. Die ausgelesenen Werte stehen zur Prüfung bereit. Wenn etwas nicht passt, korrigieren Sie es oder lassen den Beleg neu verarbeiten.

Viele Rechnungen kommen noch per Post.

Gescannt schicken Sie sie an Ihr Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail. Danach laufen sie wie digitale Rechnungen durch den Belegeingang.

Die Freigabe macht bei uns der Objektbetreuer.

Weisen Sie die Rechnung zu oder markieren Sie sie zur Unterschrift. Der Objektbetreuer sieht sie in seiner Liste.

Brauchen wir dafür eine neue Buchhaltung?

Nein. Die Buchhaltung bleibt in Impower. heytalo ergänzt Eingang, Zuordnung und Kommunikation.

Häufige Fragen

Liest heytalo Rechnungen aus?

Ja. Bei eingehenden Rechnungen liest heytalo Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und Vorgang vor. Ihre Buchhaltung prüft.

Was passiert mit Papierrechnungen?

Sie scannen sie ein und schicken sie an Ihr Dokumenten-Postfach oder laden sie hoch. Danach werden sie wie digitale Rechnungen ausgelesen und zugeordnet.

Erkennt heytalo Mahnungen?

Mahnungen stehen mit Status „Zu prüfen“ und Hinweis im Belegeingang und werden über Fristen eskaliert. So fallen sie vor dem nächsten Anruf auf.

Wo wird gebucht?

In Impower. heytalo übergibt die geprüfte Rechnung als PDF-Entwurf mit Liegenschaft, gebucht wird dort. Stammdaten und Buchhaltung bleiben in Impower.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42