Rechnungszuordnung: Rechnungen zum Vorgang

Jede Rechnung landet beim richtigen Vorgang.

Rechnungen zuordnen ist in der Hausverwaltung oft Detektivarbeit: Welches Objekt, welcher Auftrag, wer hat das bestellt? heytalo liest Betrag und Rechnungsnummer aus, schlägt Liegenschaft und Vorgang vor und legt sie der zuständigen Person hin.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Melanie ist Buchhalterin. Ein Montag mit 40 neuen Belegen aus Briefkasten und E-Mail.

Ohne heytalo

08:30Die Post ist geöffnet, die Rechnungen liegen auf einem Stapel. Bei der Hälfte steht keine Objektadresse drauf.
10:00Melanie fragt per Mail in die Runde, wer den Elektriker in der Kirchgasse beauftragt hat.
13:15Eine zweite Mahnung kommt. Die Rechnung dazu liegt seit drei Wochen in einem persönlichen Postfach.
16:00Ob die Arbeit erledigt ist, kann Melanie nicht sehen. Sie legt die Rechnung zur Seite.

Mit heytalo

08:30Briefe und E-Mails liegen digital im Belegeingang. Bei Rechnungen hat heytalo Betrag und Rechnungsnummer ausgelesen und Liegenschaften vorgeschlagen.
10:00Die Elektrikerrechnung ist dem Vorgang zugeordnet. Wer beauftragt hat und was vereinbart war, steht im Verlauf.
13:15Die Mahnung ist markiert und der Zuständigen zugewiesen. Sie sieht sie in ihrer Übersicht der offenen Rechnungen.
16:00Im Vorgang steht: Arbeit erledigt, Fotos abgelegt. Die Rechnung kann freigegeben werden.

So löst heytalo das

Ein Belegeingang für Post und E-Mail

Rechnungen, Mahnungen und Schreiben von Versorgern landen in einem Belegeingang, egal ob als Brief oder E-Mail. Jeder Beleg hat einen Status: ausstehend, zu prüfen oder abzulegen.

Papierpost digitalisieren

Belegeingang mit Betreff, zugeordneter Liegenschaft und Status wie Ausstehend, Zu prüfen und Abzulegen

Ausgelesen und vorsortiert

heytalo liest Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und passenden Vorgang vor. Ihr Team bestätigt oder ändert die Zuordnung. So wird aus dem Stapel eine Liste, die sich abarbeiten lässt.

Rechnungen auslesen

Zuständig ist, wer beauftragt hat

Jeder Beleg bekommt eine Zuständige. Mit einem Klick verknüpfen Sie ihn mit einem Vorgang oder legen einen neuen an. Ob es eine Rechnung oder ein sonstiges Dokument ist, legen Sie ebenfalls fest.

Beleg „2. Mahnung Rechnung“ mit Liegenschaft und geöffneter Auswahl der zuständigen Mitarbeiter

Offene Rechnungen auf der Startseite

Jeder sieht auf seiner Startseite, wie viele Rechnungen auf ihn warten, aufgeteilt nach Rolle. Im Vorgang selbst ist „Rechnung prüfen und freigeben“ ein eigener Schritt, damit nichts zwischen Erledigung und Zahlung hängen bleibt.

Kachel „Meine offenen Rechnungen“ mit Anzahl insgesamt und für die Rolle Objektbetreuer

Buchhaltung bleibt in Impower

heytalo kümmert sich um Eingang, Zuordnung und Prüfung. An Impower geht die Rechnung als PDF-Entwurf mit Liegenschaft, gebucht wird in Impower, mit denselben Stammdaten. Sie pflegen nichts doppelt.

So funktioniert die Impower-Anbindung

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Die KI ordnet bestimmt mal falsch zu.

Deshalb ist es ein Vorschlag. Ihr Team bestätigt oder korrigiert, die Entscheidung bleibt beim Menschen.

Unsere Rechnungen kommen meist per Post.

Gescannte Post kommt über ein Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail, oder per Hochladen in den Belegeingang. Dort wird sie wie E-Mails behandelt.

Wir buchen in Impower.

Das bleibt so. heytalo ersetzt nicht die Buchhaltung, sondern sorgt dafür, dass die Rechnung geprüft und zugeordnet bei Ihnen ankommt.

Datenschutz bei Belegen?

Server in Deutschland, DSGVO-konform. Wer welche Belege sieht, regeln Sie über Zuständigkeit und Rollen.

Häufige Fragen

Wie ordnet heytalo Rechnungen zu?

heytalo liest Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und passenden Vorgang vor. Ihr Team bestätigt oder ändert die Zuordnung.

Funktioniert das auch mit Papierrechnungen?

Ja. Gescannte Briefe kommen über das Dokumenten-Postfach oder per Hochladen in den Belegeingang und werden dort wie E-Mails zugeordnet.

Wo sehe ich, welche Rechnungen auf mich warten?

Auf Ihrer Startseite unter „Meine offenen Rechnungen“ und im Belegeingang über den Filter „Nur meine“.

Wird in heytalo gebucht?

Nein. Die Buchhaltung läuft in Impower. heytalo übernimmt Eingang, Zuordnung und Prüfung und übergibt die Rechnung als PDF-Entwurf mit Liegenschaft an Impower.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

Sehe ich beim Dienstleister, was er abgerechnet hat?

Ja. Bei der Liegenschaft sehen Sie je Dienstleister die Rechnungen und den Umsatz im Wirtschaftsjahr.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42