Mahnungen, Bescheide, Rechnungen, Kündigungen: In jeder Hausverwaltung landet täglich ein Stapel Briefe. Wer die Post digitalisiert, muss sie nicht mehr kopieren, verteilen und abheften. In heytalo wird jeder Brief einer Liegenschaft, einer Person und einem Vorgang zugeordnet, und ausgehende Briefe verschicken Sie über E-Post.
Nadine ist Assistentin der Geschäftsführung und öffnet jeden Morgen die Post. Ein Montag mit 40 Briefen.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Gescannte Briefe und Belege kommen über ein Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail, oder per Hochladen in den Belegeingang. Betreff, Anhang und Liegenschaft stehen in der Liste, ein Status zeigt, was noch zu prüfen oder abzulegen ist.
Ratgeber: Posteingang organisieren
Jeden Brief weisen Sie einer Zuständigen zu, verknüpfen ihn mit einem Vorgang oder legen einen neuen an. Bei Rechnungen liest heytalo Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und Vorgang vor.
Dokumente automatisch zuordnen
Briefe schreiben Sie in heytalo wie eine E-Mail. Der Versand läuft über E-Post. Drucken, Kuvertieren und Frankieren im Büro entfallen.
Briefversand über E-PostPro Kontakt legen Sie fest, ob offizielle Schreiben und Mitteilungen per E-Mail oder per Post gehen. Ein Rundschreiben erreicht so alle, ohne dass Sie Verteilerlisten pflegen.
Rundschreiben an alle Eigentümer
Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Die bewahren Sie weiter auf. Gearbeitet wird mit der digitalen Fassung im Vorgang, das Original bleibt im Archiv.
Statt kopieren, verteilen und abheften wird einmal erfasst. Danach findet jeder den Brief im Vorgang.
Nein. Briefe werden Zuständigen zugewiesen, und wer was sieht, regeln Sie über Rollen und Freigaben.
Die bekommen weiter Briefe. Für sie ändert sich nichts, für Ihr Büro schon.
Gescannte Briefe kommen über das Dokumenten-Postfach oder per Hochladen in den Belegeingang von heytalo und werden dort einer Liegenschaft, einer Person und einem Vorgang zugeordnet. Ausgehende Briefe verschicken Sie über E-Post direkt aus heytalo.
Sie scannen die Post, zum Beispiel direkt am Scanner, der sie per E-Mail an Ihr Dokumenten-Postfach in heytalo schickt. Alternativ laden Sie PDFs hoch oder wandeln Fotos in PDF um. Danach stehen die Briefe im Belegeingang mit Absender, Betreff und Liegenschaft.
Ja. heytalo liest Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und Vorgang vor. An Impower geht die Rechnung als PDF-Entwurf mit Liegenschaft, gebucht wird in Impower.
Sie schreiben den Brief in heytalo. Über E-Post wird er gedruckt, kuvertiert und zugestellt.
Ja. Pro Kontakt legen Sie fest, ob offizielle Schreiben und Mitteilungen per E-Mail oder per Post zugestellt werden.
Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.
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