Kündigungen, Mahnungen, Abrechnungen von Versorgern, Angebote: Jeden Tag kommen Dokumente, die zu einer Liegenschaft und einem Vorgang gehören. heytalo hilft, Dokumente automatisch zuzuordnen. Die KI schlägt vor, wohin sie gehören, und Ihr Team bestätigt mit einem Klick.
Laura kümmert sich in einer Mietverwaltung um den Posteingang. Ein Dienstag nach einem langen Wochenende.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Gescannte Post kommt über ein Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail, oder per Hochladen in den Belegeingang. Dort steht sie mit Dokumenten aus E-Mails in einer Liste. Jede Zeile zeigt Absender, Betreff, Liegenschaft und Status. Filter nach Buchhaltung, Sachbearbeitung oder Verwalter zeigen jedem seinen Teil.
Papierpost digitalisieren
heytalo erkennt, zu welcher Liegenschaft ein Dokument gehört, und schlägt Zuständigkeit und Vorgang vor. Außerdem merkt sich heytalo, wohin Sie Post desselben Absenders abgelegt haben, und schlägt das beim nächsten Mal vor. Passt der Vorschlag, bestätigen Sie ihn. Passt er nicht, ändern Sie ihn. Nichts wird ungesehen abgelegt.
Sie kennzeichnen, ob es sich um eine Rechnung oder ein sonstiges Dokument handelt. Bei Rechnungen liest heytalo Betrag und Rechnungsnummer aus, Dokumente legen Sie in der Objektakte ab.
Wie heytalo Rechnungen ausliestMit einem Klick weisen Sie ein Dokument einer Kollegin zu oder hängen es an einen Vorgang. Wer zuständig ist, findet es in seiner Liste, nicht in einem Ablagefach.
Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Die Zuordnung ist ein Vorschlag. Ihr Team sieht ihn, bestätigt oder ändert ihn. Was noch nicht geprüft ist, bleibt sichtbar offen.
Briefe scannen Sie ein und schicken sie an Ihr Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail. Danach laufen sie wie jedes andere Dokument durch den Belegeingang. Ausgehende Post verschicken Sie über E-Post.
heytalo arbeitet mit Neovaro DMS zusammen. SharePoint oder ein eigenes DMS binden wir auf Anfrage an.
Das regeln Sie über Rollen und Freigaben. heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform.
Eingehende Briefe und Dokumente, etwa Kündigungen, Mahnungen, Angebote oder Abrechnungen von Versorgern. heytalo schlägt Liegenschaft, Zuständigkeit und Vorgang vor.
Die KI schlägt vor, Ihr Team bestätigt. Über den Status sehen Sie, was ausstehend, zu prüfen, abzulegen oder abgelegt ist.
Gescannte Briefe schicken Sie an Ihr Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail, oder Sie laden sie hoch. Fotos wandelt heytalo dabei in PDF um. Danach erscheinen sie im Belegeingang wie jedes andere Dokument.
Ja. Betrag und Rechnungsnummer werden ausgelesen, Liegenschaft und Vorgang schlägt heytalo vor.
Ja. Der Belegeingang lässt sich nach Postfach, Buchhaltung, Sachbearbeitung, Verwalter, Status und Zeitraum filtern.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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So können wir die Demo passend zuschneiden.
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