Wer die Papierakte in der Hausverwaltung digitalisieren will, muss nicht mit zwanzig Jahren Ordnern anfangen. heytalo setzt beim Alltag an: Was neu kommt, kommt digital an und liegt direkt an Liegenschaft und Vorgang. Die alten Ordner bleiben verzeichnet, bis sie dran sind.
Jonas betreut als Objektbetreuer Mietshäuser und WEGs. Ein Donnerstag, an dem er eigentlich zur Begehung muss.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Gescannte Post kommt über das Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail, oder per Hochladen in den Belegeingang. Dort steht sie mit Betreff, Liegenschaft und Status. Ihr Team weist jeden Brief einer Person oder einem Vorgang zu. Rechnungen werden ausgelesen.
Briefpost digital
Jede Liegenschaft hat ihre Ablage: Vorgänge, Abrechnungen, Versammlungen, Teilungserklärung, Verträge, Versicherung. Was Sie dort ablegen, findet das ganze Team, im Büro und unterwegs auf dem Smartphone.
Die digitale Objektakte
Nicht jeder Ordner muss sofort gescannt werden. Im Ordner-Archiv der Liegenschaft verzeichnen Sie, welche Papierordner es gibt und wo sie stehen. So weiß auch die Vertretung, in welchem Karton die Unterlagen liegen.
Protokolle, Wirtschaftspläne oder die Teilungserklärung geben Sie für Eigentümer frei. Sie finden die Unterlagen im Portal und in der App, statt im Büro anzurufen.
Mehr zu DokumentenBriefe an Eigentümer und Mieter verschicken Sie über E-Post direkt aus heytalo. Niemand muss drucken, kuvertieren und frankieren, und die Kopie bleibt im Vorgang. Wer das Portal nutzt, bekommt dieselbe Nachricht digital.
Ratgeber: Hybridversand mit E-PostHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Die müssen nicht am ersten Tag digital sein. Neues kommt ab dem Start digital an, die alten Ordner verzeichnen Sie im Ordner-Archiv und digitalisieren Schritt für Schritt.
Wir schulen nach Rollen und fangen beim Alltag an: Brief zuordnen, Dokument ablegen, Unterlage freigeben. Das Papier verschwindet nach und nach, nicht über Nacht.
heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Eigentümer sehen nur, was Sie für sie freigeben.
Welche Daten im Einzelfall übernommen werden, klären wir vorab mit Ihnen. Den Aufwand erhalten Sie schriftlich.
Am besten im Alltag: Neue Post kommt digital an und wird Liegenschaft und Vorgang zugeordnet. Alte Ordner verzeichnen Sie im Ordner-Archiv und digitalisieren sie nach und nach.
Gescannte Briefe kommen über das Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail, oder per Hochladen in den Belegeingang. Dort stehen sie mit Absender, Betreff und Liegenschaft. Ihr Team weist sie zu, Rechnungen werden ausgelesen.
In der Ablage der Liegenschaft, sortiert in Ordnern, und am jeweiligen Vorgang. Das Team findet sie im Browser, auch auf Smartphone und Tablet.
Ja. Was Sie freigeben, sehen Eigentümer im Portal und in der App für iPhone, iPad und Android.
Nein, nicht auf einmal. Im Ordner-Archiv der Liegenschaft verzeichnen Sie, welche Papierordner es gibt, wo sie stehen und ob sie schon digitalisiert sind. So digitalisieren Sie Schritt für Schritt, zuerst das, was Sie oft brauchen.
Über E-Post direkt aus heytalo. Die Nachricht bleibt im Vorgang dokumentiert.
Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.
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So können wir die Demo passend zuschneiden.
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