Eine Mieterin meldet nachts Wasser aus der Decke. So läuft ein Wasserschaden in der Hausverwaltung mit heytalo ab: von der Sprachnachricht über den Handwerker bis zur Rechnung, mit allen Beteiligten im Bild.
Jonas ist Objektbetreuer für zwanzig Liegenschaften. Ein Donnerstag im November, die Nacht davor hat es getropft.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Ist Ihre Telefonanlage angebunden, werden Sprachnachrichten verschriftlicht, mit Rückrufnummer und Uhrzeit. Mit dem KI-Telefon (Zusatzmodul) nimmt nachts jemand ab, fragt das Anliegen ab und nennt die Notdienstnummer aus Ihrer Ansage. Notfälle markiert es als dringend. Begrüßung, Verhalten und Regeln pflegen Sie selbst unter Einstellungen → KI-Assistenten.
KI-Telefon außerhalb der BürozeitAm Morgen ordnet Jonas den Anruf zu: Er legt mit einem Klick einen neuen Vorgang an oder hängt ihn an einen bestehenden. Die KI schlägt Liegenschaft, Kategorie und Titel vor, Jonas bestätigt. Ab jetzt landet jede Nachricht zu diesem Schaden im selben Verlauf.
Sprachnachricht wird zum Vorgang
Im Vorgang wählen Sie den Dienstleister, den Sie für die Liegenschaft hinterlegt haben. Der Auftrag geht per E-Mail aus dem Vorgang, und bleibt die Rückmeldung aus, erinnert heytalo nach 48 Stunden. Auftrag, Rückmeldung des Handwerkers und Telefonnotizen stehen im Verlauf. Frist und Wiedervorlage sorgen dafür, dass die Trocknung nicht vergessen wird.
Handwerker aus dem Vorgang beauftragen
Mieter, Eigentümer der betroffenen Einheiten und Beirat erfahren den Stand aus dem Vorgang: per E-Mail, im Portal oder als Brief über E-Post. Geben Sie den Vorgang frei, sehen die Beteiligten den Stand selbst in Portal und App, ohne nachzufragen.
Beteiligte auf dem Laufenden haltenKommt die Rechnung des Installateurs, liest heytalo Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und Vorgang vor. Wer prüft, sieht Auftrag, Fotos und Verlauf daneben und weiß sofort, ob die Leistung zum Schaden passt. An Impower geht die Rechnung als PDF-Entwurf mit Liegenschaft, gebucht wird dort.
Handwerkerrechnung prüfen und zuordnenHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Muss auch niemand. Entscheidend ist, dass am Morgen alles vollständig da ist: Text der Meldung, Rückrufnummer, Liegenschaft. Was nachts passieren soll, bestimmen Sie selbst über Ansage und Regeln.
Das müssen sie nicht. Der Auftrag geht als E-Mail aus dem Vorgang raus, die Antwort ordnen Sie wieder dem Vorgang zu. Der Handwerker arbeitet so wie bisher.
Sie machen dieselben Schritte wie heute, nur an einem Ort: Meldung lesen, Vorgang anlegen, Handwerker beauftragen. Danach informieren Sie alle Beteiligten einmal statt dreimal am Telefon.
Dann hilft ein vollständiger Verlauf erst recht: Fotos, Auftrag und Rechnung liegen an einem Ort. Wie das mit Klöber und SchadenFUX24 zusammenläuft, zeigt unser Ablauf zum Versicherungsschaden.
Ist Ihre Telefonanlage an heytalo angebunden, wird die Sprachnachricht verschriftlicht und steht am Morgen als Text im System, mit Rückrufnummer und Uhrzeit. Ihr Team ordnet sie einem Vorgang zu.
Nein. Das KI-Telefon ist ein Zusatzmodul: Es nimmt Anrufe an und fragt das Anliegen ab. Der übrige Ablauf vom Vorgang bis zur Rechnung funktioniert auch ohne.
Direkt aus dem Vorgang. Sie wählen einen der Dienstleister, die Sie für die Liegenschaft hinterlegt haben, und schicken den Auftrag per E-Mail. Er steht anschließend im Verlauf, und ohne Rückmeldung erinnert heytalo nach 48 Stunden.
Sie informieren die Beteiligten aus dem Vorgang per E-Mail, im Portal oder als Brief über E-Post. Geben Sie den Vorgang frei, sehen Mieter, Eigentümer oder Beirat den Stand selbst in Portal und App.
heytalo liest Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt den passenden Vorgang vor. Ihr Team bestätigt die Zuordnung und prüft die Rechnung mit dem ganzen Verlauf daneben.
Nein. Buchhaltung und Stammdaten bleiben in Impower. heytalo übernimmt Kommunikation, Vorgänge und Dokumente rund um den Schaden.
Kostenlos
Webinar: „Es tropft. Und jetzt?“
Den Ablauf eines Wasserschadens zeigen wir auch live in heytalo, mit Fragerunde zu Ihren eigenen Fällen.
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