Wie Anrufe angenommen und verschriftlicht werden, zeigen andere Seiten. Hier geht es um den Schritt danach: Die Sprachnachricht wird zum Vorgang mit Zuständigkeit, Handwerker und Frist – und am Ende hängt die Rechnung am selben Fall.
Tobias betreut als Objektbetreuer 30 Liegenschaften. Ein Dienstagmorgen, auf der Mailbox wartet eine Nachricht von 7:58 Uhr.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Neben jeder Sprachnachricht stehen Zuständigkeit und Vorgang. Sie weisen die Nachricht einem bestehenden Vorgang zu oder legen einen neuen an. Der Anruf wird dem neuen Vorgang direkt zugeordnet, nichts wird doppelt erfasst. Eine kurze Notiz wie „Rückruf ab 14 Uhr“ halten Sie gleich beim Anruf fest.
Ruft jemand zu einem Thema an, das schon läuft, schlägt heytalo die offenen Vorgänge seiner Liegenschaft vor. Ein zweiter Anruf zum selben Wasserschaden landet so beim ersten, statt einen neuen Fall aufzumachen.
Aus dem Vorgang heraus beauftragen Sie den Dienstleister per E-Mail, setzen Frist und Wiedervorlage und übergeben mit einer Erwähnung an eine Kollegin. Im Verlauf steht die Kette lückenlos: Meldung, Übergabe, Auftrag. Bleibt die Rückmeldung aus, erinnert heytalo nach 48 Stunden.
Handwerker direkt aus dem Vorgang beauftragen
Die Meldende, die Nachbarn im Haus oder der Beirat erfahren den Stand im Portal, per E-Mail oder per Brief über E-Post. Wer den Vorgang freigegeben bekommt, sieht den Fortschritt selbst und muss nicht nachfragen.
Beteiligte informierenWenn die Rechnung kommt, liest heytalo Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und Vorgang vor. Ihr Team prüft und gibt frei. An Impower geht die Rechnung als PDF-Entwurf mit Liegenschaft, gebucht wird wie gewohnt in Impower.
Mehr zur RechnungszuordnungHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Die Mailbox sammelt Nachrichten, mehr nicht. In heytalo ist die Nachricht Text, hängt an der Liegenschaft und wird zum Vorgang, den jeder im Team sieht.
Die KI schlägt vor, Ihr Team entscheidet. Eine falsche Zuordnung ändern Sie mit einem Klick, die Aufnahme können Sie jederzeit nachhören.
Nein. Sprachnachrichten Ihrer Telefonanlage laufen über die Telefonie-Anbindung ein, zum Beispiel Placetel oder fonial. Das KI-Telefon ist ein optionales Zusatzmodul.
Es ist weniger als heute: kein Zettel, kein Abtippen, keine zweite E-Mail zur Bestätigung. Der Vorgang entsteht aus der Nachricht selbst.
Die Nachricht wird verschriftlicht und erscheint in heytalo. Sie weisen sie einem bestehenden Vorgang zu oder legen mit einem Klick einen neuen an. Die Nachricht hängt dann als erster Eintrag im Verlauf.
Über die Telefonie-Anbindung sehen Sie Anrufer mit Kontakt- und Liegenschaftsbezug. Bei unbekannten Nummern ordnen Sie den Anruf selbst zu.
Das KI-Telefon nimmt Anrufe an und fragt das Anliegen ab. Diese Seite beschreibt, was danach passiert: Zuordnung, Vorgang, Handwerker, Information der Beteiligten und Rechnung.
Ja. Gesprächsnotizen legen Sie direkt am Vorgang ab, damit auch ein kurzes Telefonat im Verlauf steht.
Die KI erkennt Kategorie, Liegenschaft und Einheit und schlägt einen Titel vor. Ob daraus ein neuer Vorgang wird oder die Nachricht zu einem bestehenden gehört, entscheidet Ihr Team.
Placetel und fonial sind angebunden. Zu anderen Anlagen sprechen Sie uns gern an.
Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.
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