Sprachnachrichten als Text: lesen statt abhören

Sprachnachrichten lesen statt abhören.

Eine Sprachnachricht dauert eine Minute, bis man weiß, worum es geht. heytalo transkribiert Sprachnachrichten automatisch und zeigt sie mit Anrufer, Nummer und Liegenschaft an. Ihr Team erfasst das Anliegen in Sekunden und hört nur nach, wenn es wirklich nötig ist.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura ist Sachbearbeiterin in einer WEG-Verwaltung. Ein Donnerstag, sie vertritt eine Kollegin.

Ohne heytalo

08:15Neun Sprachnachrichten auf dem Anrufbeantworter. Laura hört jede ab, spult zurück und schreibt mit.
09:00Eine Beirätin spricht drei Themen auf einmal an. Laura notiert zwei davon, das dritte geht unter.
10:30Ein Anrufer nennt seine Nummer sehr schnell. Laura hört die Stelle viermal.
14:00Die Kollegin fragt nach der Nachricht von heute Morgen. Die Notiz liegt auf Lauras Tisch.

Mit heytalo

08:15Die neun Nachrichten stehen als Text untereinander. Laura überfliegt sie in wenigen Minuten.
09:00Alle drei Themen der Beirätin stehen im Transkript. Laura legt zwei Vorgänge an und ergänzt einen dritten.
10:30Die Rückrufnummer steht beim Anruf. Für eine unklare Stelle hört Laura die Aufnahme kurz nach.
14:00Die Nachricht hängt am Vorgang. Die Kollegin liest sie selbst.

So löst heytalo das

Transkript direkt unter der Aufnahme

Jede Sprachnachricht zeigt Anrufer, Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer und Liegenschaft. Darunter steht das Transkript. Die Aufnahme bleibt erhalten, falls Sie ein Detail nachhören möchten.

Mehr zur KI-Assistenz

Sprachnachricht mit Abspielleiste und Transkript einer Beirätin zu Trocknungsgeräten und Angeboten

Mit einem Klick am Vorgang

Rechts neben dem Transkript ordnen Sie die Nachricht einem bestehenden Vorgang zu oder legen einen neuen an. Ist der Anruf schon zugeordnet, sehen Sie es sofort. Eine Zuständige bestimmen Sie im selben Schritt.

Wie aus der Sprachnachricht ein Vorgang wird

Felder „Zuständig“ und „Vorgang“ neben einer Sprachnachricht mit bereits zugeordnetem Wasserschaden-Vorgang

Lesen geht schneller als Hören

Ein Transkript erfassen Sie mit einem Blick. Mehrere Themen in einer Nachricht fallen auf, Namen und Hausnummern lassen sich nachlesen. Notizen ergänzen Sie direkt am Anruf.

Für das ganze Team sichtbar

Die Nachricht liegt nicht mehr auf einem Anrufbeantworter oder einem Zettel, sondern in heytalo. Vertretung, Objektbetreuung und Empfang sehen denselben Stand.

Vertretung ohne Wissenslücken

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Und wenn das Transkript etwas falsch versteht?

Die Aufnahme bleibt erhalten. Bei Namen, Nummern oder undeutlichen Stellen hören Sie kurz nach. Das Transkript zeigt Ihnen, wo es sich lohnt.

Unsere Anrufer sprechen Dialekt.

Probieren Sie es in der Demo mit einer echten Nachricht aus Ihrem Alltag. Was unklar bleibt, hören Sie nach.

Dürfen wir Sprachnachrichten verschriftlichen?

heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Die Hinweise in Ihrer Ansage legen Sie selbst fest.

Wir bekommen nur wenige Sprachnachrichten.

Dann sparen Sie vor allem Suchzeit: Jede Nachricht hängt am Vorgang und ist auch Wochen später auffindbar.

Häufige Fragen

Welche Sprachnachrichten verschriftlicht heytalo?

Sprachnachrichten, die über Ihre angebundene Telefonie eingehen, zum Beispiel über Placetel oder fonial. Mit dem KI-Telefon werden auch die angenommenen Gespräche verschriftlicht.

Bleibt die Aufnahme erhalten?

Ja. Sie lesen das Transkript und können die Aufnahme jederzeit nachhören.

Wie kommt die Nachricht in den richtigen Vorgang?

Sie ordnen sie mit einem Klick einem bestehenden Vorgang zu oder legen einen neuen an. Die KI schlägt dafür Liegenschaft und Vorgang vor, Ihr Team entscheidet.

Kann ich Notizen zum Anruf ergänzen?

Ja. Unter dem Transkript ergänzen Sie Notizen, die für das ganze Team sichtbar sind.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in Deutschland. Auch die KI läuft auf eigenen Servern in Deutschland, Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. heytalo ist DSGVO-konform.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42