KI-Telefon für Hausverwaltungen

Das Telefon klingelt. Das KI-Telefon nimmt ab.

Kein Anruf geht verloren, kein Zettel mehr auf dem Schreibtisch: Das KI-Telefon nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab und legt es als Text im richtigen Vorgang ab. Ihr Team ruft gezielt zurück – mit allen Informationen.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura sitzt am Empfang einer Verwaltung mit 1.800 Einheiten. Ein Montag im Januar, Heizungssaison.

Ohne heytalo

08:00Zwölf Nachrichten auf dem Anrufbeantworter. Laura hört jede ab und schreibt mit.
09:15Drei Leitungen klingeln gleichzeitig. Zwei Anrufer legen auf und versuchen es per E-Mail.
11:00Ein Mieter spricht kaum Deutsch. Das Gespräch dauert zwanzig Minuten.
18:30Nach Büroschluss meldet jemand einen Heizungsausfall – erst am nächsten Morgen hört es jemand.

Mit heytalo

08:00Die Anrufe der Nacht stehen als Text im System, nach Dringlichkeit vorsortiert.
09:15Für den Heizungsmontag hat Laura das KI-Telefon auf „immer“ gestellt. Es nimmt jeden Anruf an und fragt das Anliegen ab.
11:00Der Mieter spricht in seiner Sprache. Laura liest das Anliegen auf Deutsch.
18:30Die Meldung steht mit Adresse und Rückrufnummer im Vorgang, als dringend markiert. Die Ansage hat auf die Notdienstnummer hingewiesen.

So löst heytalo das

Jeder Anruf als Text

Gespräche und Sprachnachrichten werden verschriftlicht. Statt abzuhören, lesen Sie das Anliegen in Sekunden – und hören bei Bedarf trotzdem nach.

Mehr zur KI-Assistenz

Sprachnachricht mit Transkript und Zuordnung zu einem Vorgang

Direkt im richtigen Vorgang

Der Anruf wird der Liegenschaft und einem bestehenden oder neuen Vorgang zugeordnet. Die zuständige Kollegin sieht ihn sofort – inklusive Rückrufnummer.

Vorgang mit verschriftlichter Sprachnachricht im Verlauf

Ihre Ansage, Ihre Regeln

Sie bestimmen Begrüßung, Fragen und Regeln selbst, etwa, was Anrufer bei Notfällen außerhalb der Bürozeit hören. Das pflegen Sie in heytalo unter Einstellungen → KI-Assistenten. Dort legen Sie auch fest, wann das KI-Telefon annimmt: immer, außerhalb der Bürozeiten oder gar nicht, weil es pausiert ist. Das KI-Telefon spricht mehrere Sprachen.

Für jede Größe

Das KI-Telefon setzt keine Mindestgröße der Verwaltung voraus. Es ist ein Zusatzmodul zur heytalo-Basis und arbeitet mit Ihrer Telefonie zusammen, zum Beispiel Placetel oder fonial.

So rechnen wir ab

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wirkt das nicht unpersönlich?

Sie legen fest, wann das KI-Telefon abnimmt: immer, nur außerhalb der Bürozeiten oder gar nicht. Es ersetzt Warteschleife und Anrufbeantworter, nicht Ihr Team. Zurückgerufen wird von Menschen, mit allen Informationen.

Was passiert, wenn die KI etwas falsch versteht?

Sie sehen das Transkript und können die Aufnahme nachhören. Die KI sortiert vor, die Entscheidung trifft Ihr Team.

Datenschutz bei Telefonaufnahmen?

heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Auch die KI läuft auf eigenen Servern in Deutschland. Ansage und Hinweise legen Sie selbst fest.

Lohnt sich das für kleine Verwaltungen?

Es gibt keine Mindestgröße. Gerade kleine Teams ohne festen Empfang profitieren, weil kein Anruf mehr verloren geht.

Häufige Fragen

Was macht das KI-Telefon von heytalo?

Es nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab, verschriftlicht das Gespräch und legt es in heytalo beim passenden Vorgang ab. Ihr Team ruft gezielt zurück.

Spricht das KI-Telefon mehrere Sprachen?

Ja. Das KI-Telefon ist mehrsprachig; das Anliegen lesen Sie anschließend in heytalo.

Kann ich die Ansage anpassen?

Ja. Begrüßung, Fragen und Regeln, etwa für Notfälle außerhalb der Bürozeit, pflegen Sie selbst in heytalo unter Einstellungen → KI-Assistenten.

Gibt es eine Mindestgröße?

Nein. Das KI-Telefon steht Verwaltungen jeder Größe zur Verfügung.

Welche Telefonanlage brauche ich?

heytalo ist unter anderem mit Placetel und fonial verbunden. Fragen Sie uns zu Ihrer Telefonanlage.

Was kostet das KI-Telefon?

Das KI-Telefon ist ein Zusatzmodul zur heytalo-Basis. Ihr Angebot erhalten Sie nach einem kurzen Gespräch schriftlich.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42