Eine Urlaubsvertretung in der Hausverwaltung scheitert selten am Willen, sondern an fehlenden Informationen. Was zugesagt wurde, steht in einem fremden Postfach oder auf einem Zettel. In heytalo steht es im Vorgang, und die Vertretung arbeitet einfach weiter.
Nadine vertritt zwei Wochen lang ihre Kollegin Sandra, die 14 WEGs betreut. Der erste Montag der Herbstferien.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Mails, Telefonate, Notizen und Aufträge stehen im Verlauf jedes Vorgangs. Mit einer Erwähnung in einer internen Notiz übergeben Sie gezielt an eine Kollegin. Die Vertretung liest nach, statt nachzufragen.
Mehr zum Vorgangsmanagement
Vor dem Urlaub teilen Sie Ihr E-Mail-Konto mit den Kollegen, die Sie vertreten. Sie können Mails lesen und verfassen, ohne dass jemand Zugangsdaten herausgeben muss.
Jeder Vorgang hat Frist und Wiedervorlage. Die anstehenden Termine stehen in der Übersicht, egal wer gerade zuständig ist. Die Verantwortung für einen Vorgang stellen Sie für die Urlaubszeit einfach um.
Fristen im BlickRuft ein Eigentümer wegen eines laufenden Falls an, wird der Anruf dem Vorgang zugeordnet. Die Vertretung kennt die Vorgeschichte, bevor sie zurückruft.
Von Telefonzetteln zu VorgängenHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Bis jemand krank wird, statt in den Urlaub zu gehen. Dann gibt es keinen Zettel. Mit heytalo ist die Übergabe jeden Tag aktuell, ohne Zusatzaufwand.
Wer welche Postfächer und Vorgänge sieht, regeln Sie über Rollen und Freigaben. heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform.
Den behalten sie. Während des Urlaubs bekommen sie trotzdem eine fundierte Antwort, statt auf die Rückkehr zu warten.
Kaum. Mails und Anrufe landen ohnehin im Vorgang. Dokumentiert wird, was sowieso passiert.
Am besten so, dass keine gesonderte Übergabe nötig ist. In heytalo steht jeder Vorgang mit Verlauf, Frist und Zuständigkeit im System. Die Vertretung filtert nach den Vorgängen der Kollegin und übernimmt.
Ja. Sie teilen Ihr E-Mail-Konto mit ausgewählten Mitarbeitern. Diese können Mails lesen und verfassen.
Fristen und Wiedervorlagen hängen am Vorgang, nicht an der Person. Wer den Vorgang öffnet, sieht sie.
Ja, gerade dann. Bei ungeplanter Abwesenheit gibt es keine Übergabe. Der Verlauf im Vorgang ersetzt sie.
Ja. Wer am Nachmittag übernimmt, sieht im Vorgang, was am Vormittag passiert ist.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.
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So können wir die Demo passend zuschneiden.
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