Wissensmanagement: Wissen bleibt in der Verwaltung

Wenn ein Mitarbeiter geht, bleibt das Wissen.

Wo der Generalschlüssel liegt, welcher Eigentümer nur per Brief erreichbar ist, welcher Heizungsbauer die Anlage kennt: In vielen Verwaltungen weiß das nur eine Person. Gutes Wissensmanagement in der Hausverwaltung heißt, dieses Wissen dort abzulegen, wo es gebraucht wird.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Julia übernimmt die Objekte eines Kollegen, der nach 18 Jahren in den Ruhestand gegangen ist. Ihre erste Woche mit seinem Bestand.

Ohne heytalo

08:30Im Haus Lindenstraße fällt die Heizung aus. Wer den Heizungsraum aufschließen kann, wusste nur der Kollege.
10:00Ein Eigentümer beschwert sich: Der Vorgänger habe zugesagt, die Fenster im Frühjahr zu prüfen. Notiert ist das nirgends.
11:45Julia sucht den Aufzugsdienst. In der Telefonliste stehen drei Firmen, zwei gibt es nicht mehr.
14:00Wie viele Tiefgaragenschlüssel ausgegeben sind, weiß niemand genau.
16:00Julia ruft den Kollegen im Ruhestand an. Er geht nicht ran.

Mit heytalo

08:30An der Liegenschaft steht die Notiz: „Heizungsraum: Zugang nur mit Hausmeister, Telefon im Aushang.“
10:00Im Verlauf steht die Zusage, mit Datum und Namen. Julia plant die Prüfung ein.
11:45Die Dienstleister sind der Liegenschaft zugeordnet, sortiert nach Gewerk.
14:00Die Schlüsselverwaltung zeigt jeden Schlüssel mit Ort, Gesamtzahl und verfügbarer Menge.
16:00Was Julia nicht findet, sucht sie über die Suche: Kontakte, Anrufe, Vorgänge und E-Mails auf einmal.

So löst heytalo das

Besonderheiten am Objekt festhalten

Interne Notizen gehören zur Liegenschaft, nicht in den Kopf. Zugang zum Heizungsraum, Lage des Generalschlüssels, Eigenheiten der Anlage: Wer das Objekt öffnet, sieht es.

Die digitale Objektakte

Interne Notizen einer Liegenschaft zum Zugang zum Heizungsraum und zum Generalschlüssel

Jeder Vorgang erzählt seine Geschichte

Mails, Anrufe, Notizen und Absprachen stehen im Verlauf. Auch nach Jahren ist nachvollziehbar, wer wem was zugesagt hat. Das Wissen hängt am Fall, nicht an der Person.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Schlüssel und Dienstleister an einem Ort

Die Schlüsselverwaltung zeigt jeden Schlüssel mit Ort, Gesamtzahl und verfügbarer Menge, samt Übergaben. Dienstleister sind der Liegenschaft zugeordnet, mit Gewerk und Kontaktdaten.

Schlüsselverwaltung

Schlüsselübersicht mit Briefkasten-, Haustür-, Keller- und Tiefgaragenschlüsseln, Ort und verfügbarer Anzahl

Finden statt fragen

Die Suche durchsucht Kontakte, Anrufe, Vorgänge, E-Mails und die interne Wissensdatenbank auf einmal. Ein Straßenname genügt, um alles zu einem Objekt zu sehen.

Suche nach „Bergstraße“ mit Treffern in Kontakten, Anrufen und Vorgängen

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Erfahrene Kollegen schreiben nicht alles auf.

Müssen sie auch nicht. Vieles dokumentiert sich nebenbei, weil Mails, Anrufe und Notizen ohnehin im Vorgang landen. Für Besonderheiten am Objekt reicht eine kurze Notiz.

Wir haben schon ein Wiki, das keiner pflegt.

Notizen in heytalo stehen dort, wo gearbeitet wird: an der Liegenschaft und am Vorgang. Man sieht sie, wenn man das Objekt öffnet, nicht erst, wenn man danach sucht.

Was ist mit den Papierakten?

Unterlagen laden Sie in die Dokumente der Liegenschaft, Papierordner verzeichnen Sie im Ordner-Archiv mit Karton und Standort. Gescannte Briefe kommen über das Dokumenten-Postfach in den Belegeingang.

Wer sieht die internen Notizen?

Interne Notizen sind für Ihr Team gedacht. Was Eigentümer oder Mieter sehen, geben Sie gezielt frei.

Häufige Fragen

Wie sichere ich Wissen in der Hausverwaltung, wenn Mitarbeiter gehen?

Indem Sie es dort ablegen, wo die Arbeit passiert. In heytalo stehen Absprachen im Verlauf des Vorgangs, Besonderheiten als Notiz an der Liegenschaft, Schlüssel und Dienstleister in eigenen Bereichen. Wer nachfolgt, findet alles am Objekt.

Was gehört in die Notizen einer Liegenschaft?

Alles, was sonst nur mündlich weitergegeben wird: Zugänge, Eigenheiten der Technik, Hinweise zu Hausmeister oder Eigentümergemeinschaft.

Gibt es eine Schlüsselverwaltung?

Ja. Sie sehen Schlüssel und Schlüsselboxen je Liegenschaft mit Ort, Anzahl, Übergaben und Historie.

Kann ich alte Vorgänge später noch nachlesen?

Ja. Abgeschlossene Vorgänge bleiben mit ihrem Verlauf im Archiv und sind über die Suche auffindbar.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

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Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42