Familienbetrieb Hausverwaltung: Generationswechsel

Generationswechsel in der Hausverwaltung: Das Wissen bleibt im Haus.

Die Eltern kennen jeden Eigentümer beim Vornamen, die Kinder wollen digital arbeiten. In familiengeführten Verwaltungen läuft beides oft jahrelang nebeneinander. heytalo hilft, das Wissen der einen Generation festzuhalten und die Arbeitsweise der nächsten einzuführen, ohne Eigentümer zu verlieren, die lieber Post bekommen.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Melanie übernimmt die Verwaltung ihres Vaters mit 600 Einheiten. Er arbeitet noch zwei Tage pro Woche mit.

Ohne heytalo

08:00Der Vater weiß, dass nur der Hausmeister den Heizungsraum aufschließt. Aufgeschrieben ist das nirgends.
10:30Eine Eigentümerin ruft an und will „den Chef“ sprechen. Er ist heute nicht da, Melanie kennt die Vorgeschichte nicht.
13:00Die Akten stehen im Keller, sortiert nach einem System, das nur der Vater versteht.
16:00Melanie möchte Rundschreiben per E-Mail verschicken. Der Vater fürchtet, dass ältere Eigentümer abgehängt werden.
17:30Der Vater ist im Urlaub. Ein Dienstleister beruft sich auf eine mündliche Zusage, von der Melanie nichts weiß.

Mit heytalo

08:00Zugänge und Besonderheiten stehen als Notiz an der Liegenschaft. Das ganze Team sieht sie.
10:30Melanie öffnet den Kontakt der Eigentümerin: Notizen, Liegenschaften und offene Vorgänge stehen dort. Sie kann sofort helfen.
13:00Die wichtigsten Unterlagen liegen gescannt in der Ablage der Liegenschaft, die übrigen Ordner sind im Ordner-Archiv mit Karton und Standort verzeichnet. Neue Post kommt über das Dokumenten-Postfach dazu.
16:00Für jeden Eigentümer ist hinterlegt, ob er E-Mail oder Post möchte. Wer Post will, bekommt einen Brief über E-Post.
17:30Die Zusage steht als Notiz im Vorgang. Melanie bestätigt den Termin, ohne den Vater im Urlaub anzurufen.

So löst heytalo das

Wissen festhalten, solange es da ist

Besonderheiten zu Liegenschaften, etwa Zugänge, Schlüssel oder Absprachen, halten Sie als interne Notiz fest. Was bisher nur einer wusste, steht für alle an derselben Stelle.

Wenn Wissen nur im Kopf ist

Interne Notizen einer Liegenschaft, z. B. „Heizungsraum: Zugang nur mit Hausmeister“ und „Generalschlüssel liegt im Tresor“

Jeder Eigentümer, wie er es mag

Für jeden Kontakt legen Sie fest, ob offizielle Schreiben und Mitteilungen per E-Mail oder per Post kommen. Notizen wie „tagsüber schwer erreichbar“ sieht das ganze Team.

Ratgeber: Hybridversand mit E-Post

Kontakt mit Versandeinstellung E-Mail oder Post und interner Notiz zur bevorzugten Kommunikation

Briefe kommen digital an

Gescannte Briefe kommen über das Dokumenten-Postfach, etwa direkt vom Scanner per E-Mail, in den Belegeingang und werden der zuständigen Person zugewiesen. Bei Rechnungen liest heytalo Betrag und Rechnungsnummer aus. Der Papierstapel auf dem Schreibtisch des Chefs wird kleiner, und jeder im Team findet den Brief wieder.

Papierpost digital

Der Verlauf ersetzt das Gedächtnis

Jede E-Mail, jedes Telefonat und jede Entscheidung steht im Vorgang. Wer übernimmt, sieht die Vorgeschichte, auch wenn der Vater nicht im Büro ist. Fristen und Wiedervorlagen erinnern alle, nicht nur den, der sie im Kopf hatte.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Behutsam einführen

Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Wir schulen nach Rollen und beziehen beide Generationen ein. Wer mehr Begleitung möchte, bucht Beratung & Support.

Beratung & Support

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Meine Eltern wollen nicht am Bildschirm arbeiten.

Müssen sie auch nicht überall. Sie telefonieren weiter, die Anrufe erscheinen über die angebundene Telefonie in heytalo. Ihr Wissen halten Sie gemeinsam in Notizen fest.

Unsere Eigentümer schätzen den persönlichen Kontakt.

Der bleibt. heytalo sorgt dafür, dass jeder im Team die Vorgeschichte kennt, wenn ein Eigentümer anruft.

Vieles haben wir nur auf Papier.

Neue Post scannen Sie ins Dokumenten-Postfach, alte Akten übernehmen Sie Schritt für Schritt in die Ablage. Vorhandene digitale Daten übernehmen wir beim Umstieg.

Was kostet das?

Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit, ohne Nutzerlizenzen. Auch Familienmitglieder, die nur ein paar Stunden mitarbeiten, bekommen einen Zugang ohne Aufpreis.

Häufige Fragen

Wie hilft heytalo beim Generationswechsel?

Wissen wird in Notizen, Verläufen und Dokumenten festgehalten statt in Köpfen. Die nächste Generation arbeitet digital, ohne dass Eigentümer, die lieber Post bekommen, abgehängt werden.

Können ältere Eigentümer weiter Briefe bekommen?

Ja. Für jeden Kontakt legen Sie fest, ob er E-Mail oder Post bekommt. Briefe gehen über E-Post raus.

Wie kommt das Wissen aus den Köpfen ins System?

Über interne Notizen an Liegenschaften und Kontakten und über den Verlauf jedes Vorgangs. Am besten halten Sie es fest, solange beide Generationen im Betrieb sind.

Gibt es Unterstützung bei der Einführung?

Ja. Wir schulen Ihr Team nach Rollen und beziehen alle ein, die mitarbeiten. Auf Wunsch begleiten wir die Einführung mit Beratung & Support.

Müssen wir alle Papierakten auf einmal scannen?

Nein. Sinnvoll ist, mit neuer Post und den wichtigsten Unterlagen je Liegenschaft zu beginnen und den Rest nach und nach zu ergänzen. Ordner, die noch im Keller stehen, verzeichnen Sie im Ordner-Archiv mit Karton und Standort.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42