Krankheitsausfall in der Hausverwaltung: weiterarbeiten

Krankheitsausfall in der Hausverwaltung? Die Arbeit läuft weiter.

Urlaub lässt sich planen, eine Krankheit nicht. Fehlt die Objektbetreuerin von heute auf morgen, gibt es keine Übergabe. In heytalo braucht es auch keine: Postfach, Vorgänge, Fristen und Anrufe liegen dort, wo die Vertretung sie findet.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Tobias übernimmt kurzfristig die Objekte seiner Kollegin Sandra, die für mehrere Wochen ausfällt. Der erste Morgen.

Ohne heytalo

08:00Sandras Postfach ist nur auf ihrem Rechner eingerichtet. Das Passwort kennt niemand.
09:30Ein Handwerker ruft an, er warte seit Tagen auf eine Freigabe. Tobias weiß von keinem Auftrag.
11:00In Sandras Kalender steht eine Versammlung. Ob die Einladung raus ist, weiß niemand.
15:00Eigentümer rufen weiter bei Sandras Durchwahl an. Der Anrufbeantworter läuft voll.

Mit heytalo

08:00Sandras Postfach ist mit dem Team geteilt. Tobias sieht die neuen Mails und weiß, zu welchem Vorgang sie gehören.
09:30Der Vorgang zeigt Angebot, Absprachen und die offene Freigabe. Tobias entscheidet sofort.
11:00Die Einladung ist als Aufgabe mit Fälligkeit im Vorgang hinterlegt. Tobias sieht, was noch fehlt.
15:00Neue Anrufe weist Tobias sich oder einer Kollegin zu. Nach Büroschluss nimmt das KI-Telefon die Anrufe an.

So löst heytalo das

Postfächer teilen, ohne Passwort

Ein Postfach lässt sich mit ausgewählten Kolleginnen und Kollegen teilen. Sie können E-Mails ansehen und verfassen. Die Vertretung arbeitet sofort im richtigen Postfach.

Ein Postfach für das ganze Team

Dialog „E-Mail-Konto teilen“ zur Freigabe eines Postfachs für ausgewählte Mitarbeitende

Liegengebliebenes sofort erkennen

Die Auswertung zeigt eingeschlafene Vorgänge, also solche ohne neue Aktivität seit längerer Zeit. Die Vertretung sieht auf einen Blick, wo sie zuerst ansetzen muss.

Reaktionszeiten messen

Liste eingeschlafener Vorgänge mit Liegenschaft und Tagen seit der letzten Aktivität

Anrufe gezielt zuweisen

Jeder Anruf lässt sich einem Vorgang und einer Person zuweisen. heytalo schlägt dabei zuerst die Zuständigen der Liegenschaft vor, danach alle anderen.

Mehr zum KI-Telefon

Auswahl beim Zuweisen eines Anrufs: zuerst die Zuständigen der Liegenschaft, dann alle Mitarbeitenden

Vorgänge umhängen, Verlauf behalten

Vorgänge und Aufgaben weisen Sie mit wenigen Klicks neu zu. Der gesamte Verlauf bleibt erhalten. Kommt die Kollegin zurück, sieht sie, was in der Zwischenzeit passiert ist.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Vorbereitet, bevor es passiert

Je mehr im Vorgang steht, desto weniger hängt an einer Person. Das gilt für Krankheit, Kündigung und Elternzeit gleichermaßen.

Wenn Wissen nur im Kopf ist

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Das Postfach meiner Kollegin ist doch persönlich.

Geteilt wird das dienstliche Postfach, und nur mit den Mitarbeitenden, die Sie auswählen. Wer was sieht, regeln Sie über Rollen und Freigaben.

Wir sind zu klein für eine Vertretungsregel.

Gerade kleine Teams trifft ein Ausfall hart. In heytalo braucht die Vertretung keine ausgefeilte Regel, sondern Zugriff auf Vorgänge, die vollständig sind.

Die Vertretung ist selbst schon ausgelastet.

Die Auswertung zeigt, wo es eilt und was warten kann. Das KI-Telefon als Zusatzmodul nimmt außerhalb der Bürozeiten Anrufe an, die sonst ins Leere laufen.

Was, wenn die Kollegin länger fehlt?

Dann übertragen Sie die Zuständigkeit für ihre Liegenschaften. Eigentümern und Mietern teilen Sie den neuen Ansprechpartner per Rundschreiben mit, der Verlauf bleibt vollständig.

Häufige Fragen

Was tun bei einem plötzlichen Krankheitsausfall in der Hausverwaltung?

Postfach teilen, offene und eingeschlafene Vorgänge prüfen, Fristen sichten, Anrufe zuweisen. In heytalo liegt dafür alles an einem Ort, eine mündliche Übergabe ist nicht nötig.

Kann die Vertretung auf das E-Mail-Postfach zugreifen?

Ja, wenn das Postfach mit ihr geteilt wird. Die ausgewählten Mitarbeitenden können E-Mails ansehen und verfassen.

Wie finde ich heraus, was liegen geblieben ist?

Die Auswertung zeigt lange offene, aktive und eingeschlafene Vorgänge, nach Liegenschaft, Mitarbeiter und Kategorie.

Was ist der Unterschied zur Urlaubsvertretung?

Urlaub lässt sich vorbereiten, Krankheit nicht. Weil in heytalo Vorgänge, Fristen und Kommunikation zusammenliegen, kann die Vertretung auch ohne Vorbereitung arbeiten.

Kostet ein zusätzlicher Zugang für eine Aushilfe extra?

Nein. Mitarbeiterzugänge sind unbegrenzt, abgerechnet wird pro verwalteter Einheit.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42