Die häufigste Frage an eine Hausverwaltung lautet: „Was ist eigentlich mit meinem Schaden?“ Mit heytalo sehen Mieter, Eigentümer und Beirat den Stand selbst im Portal und in der App. Nachrichten schreibt Ihr Team einmal und schickt sie über das Portal, per E-Mail oder als Brief, ohne zum Hörer zu greifen.
Nina ist Objektbetreuerin. Nach einem Rohrbruch in einem Mehrfamilienhaus sind drei Wohnungen betroffen, dazu Eigentümer, Mieter, Beirat und zwei Handwerker.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Wer etwas meldet, sieht sein Anliegen im Portal und in der App mit Status: offen, in Bearbeitung, wartend oder abgeschlossen. Antworten der Verwaltung stehen direkt darunter. Die Frage nach dem Stand beantwortet sich so meist von selbst.
Einen Vorgang geben Sie gezielt für die Eigentümer der betroffenen Einheiten oder den Beirat frei. Alle Beteiligten sehen danach denselben Stand. Was intern bleiben soll, schreiben Sie als interne Notiz. Kommt eine Rückfrage, antworten Sie einmal im Portal, und alle Freigegebenen lesen mit.
Mehr zum VorgangsmanagementDie App meldet Antworten auf Vorgänge, neue Dokumente und Einladungen per Push-Benachrichtigung. Wer kein Portal nutzt, bekommt Ihre Nachricht per E-Mail oder als Brief über E-Post. Ein Statuswechsel allein verschickt keine Nachricht, was rausgeht, entscheidet Ihr Team.
Mehr zu Portal und App
Für Vorgangstypen wie Schäden legen Sie Phasen mit Aufgaben fest, etwa „Zwischenstand an Eigentümer melden“ oder „Vorgang schließen & Beteiligte informieren“. Damit ist die Rückmeldung kein guter Vorsatz, sondern ein Schritt, der abgehakt wird. Für die Abschlussnachricht gibt es die Vorlage „Vorgang abgeschlossen“, die Ihr Team mit einem Klick verschickt.
Dienstleister beauftragen und informieren Sie per E-Mail aus dem Vorgang. Betrifft eine Maßnahme das ganze Haus, erstellen Sie aus demselben Text einen Aushang oder ein Rundschreiben.
Rundschreiben an alle EigentümerHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Sie sehen nur, was Sie freigeben. Interne Notizen bleiben intern, freigegebene Vorgänge zeigen den Stand, nicht jede Abstimmung im Team.
Viele werden es tun, sobald die App eine Antwort meldet. Wer kein Portal nutzt, wird weiter per E-Mail oder Brief informiert.
Ein Statusupdate im Vorgang schreiben Sie einmal. Heute erzählen Sie denselben Stand mehrmals am Telefon.
Mieter sehen ihre eigenen Anliegen. Eigentümer und Beirat sehen, was Sie für sie freigeben. Jeder bekommt den Teil, der ihn betrifft.
Im Portal und in der App sehen sie ihr Anliegen mit Status und allen Antworten der Verwaltung. Neue Antworten meldet die App per Push-Benachrichtigung.
Ja. Sie geben Vorgänge gezielt für Eigentümer betroffener Einheiten oder für den Beirat frei. Alle sehen denselben Stand im Portal.
Im Portal sehen Beteiligte, ob ein Vorgang offen, in Bearbeitung, wartend oder abgeschlossen ist.
Nein. Den Status sieht er im Portal und in der App. Eine Nachricht verschickt Ihr Team bewusst, für den Abschluss mit der Vorlage „Vorgang abgeschlossen“.
Sie bekommen Ihre Nachricht per E-Mail oder als Brief über E-Post – aus derselben Maske.
Nein. Interne Notizen bleiben im Team. Beteiligte sehen Antworten im Portal und die Inhalte, die Sie freigeben.
Ja, über Phasen und Aufgaben je Vorgangstyp. Eine Aufgabe wie „Zwischenstand an Eigentümer melden“ gehört dann zu jedem Schaden.
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