Hausverwaltung mit Hausmeisterservice: ein Ablauf

Eigener Hausmeisterservice, ein gemeinsamer Ablauf.

Hat die Hausverwaltung einen eigenen Hausmeisterservice, entscheidet die Übergabe zwischen Büro und Objekt über die Qualität. heytalo verbindet beide: Die Aufgabe entsteht im Vorgang, der Termin steht im Kalender, die Rückmeldung mit Foto kommt in denselben Verlauf zurück.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Tobias koordiniert im Büro drei Hausmeister für 40 Objekte. Ein Montag nach einem stürmischen Wochenende.

Ohne heytalo

07:30Die Hausmeister holen ihre Aufträge am Whiteboard ab. Wer krank ist, sieht sie nicht.
09:00Ein Mieter meldet eine kaputte Haustür. Tobias erreicht den Hausmeister nicht und schreibt einen Zettel.
12:30Der Hausmeister war schon da, hat aber kein Foto gemacht. Der Eigentümer fragt nach.
16:00Am Ende des Tages weiß niemand genau, was erledigt ist.

Mit heytalo

07:30Jeder Hausmeister sieht seine Aufgaben mit Fälligkeit und Priorität. Fällt jemand aus, weist Tobias sie neu zu.
09:00Aus der Meldung wird ein Vorgang. Die Aufgabe für den Hausmeister hängt direkt daran.
12:30Der Hausmeister hält den Mangel mit Foto fest. Der Eigentümer sieht den Stand im Portal.
16:00Offene und erledigte Aufgaben stehen im Überblick, die Fristen gleich daneben.

So löst heytalo das

Aufgaben statt Zettel

Aus jedem Vorgang erstellen Sie Aufgaben mit Fälligkeit, Erinnerung, Priorität und Zuständigen. Der Hausmeister sieht, was heute ansteht. Das Büro sieht, was erledigt ist.

Hausmeister-Aufträge steuern

Neue Aufgabe mit Titel, Priorität, Fälligkeit, Erinnerung und Auswahl der zugewiesenen Mitarbeitenden

Büro und Objekt in einem Kalender

Handwerkertermine, Begehungen, Beiratssitzungen und Rufbereitschaft stehen im selben Kalender. Filtern Sie nach Mitarbeiter, Raum, Ressource oder Liegenschaft.

Mehr zum Kalender

Wochenansicht des Kalenders mit Handwerkerterminen, Objektbegehungen und Beiratssitzungen

Begehungen mit Fotos und Mängeln

Bei der Begehung hält der Hausmeister Prüfpunkte, Fotos und Mängel fest. Aus einem Mangel wird mit einem Klick ein Vorgang, der seinen normalen Weg geht.

Begehungsbericht mit Fotos

Eigener Dienst und Fremdfirma im selben Vorgang

Nicht alles erledigt der eigene Hausmeister. Externe Handwerker beauftragen Sie per E-Mail aus dem Vorgang. Bleibt die Rückmeldung aus, erinnert heytalo nach 48 Stunden. Bei der Rechnung liest heytalo später Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt den Vorgang vor. Ein Schaden bleibt ein Vorgang, egal wer ihn behebt.

Handwerker aus dem Vorgang beauftragen

Schlüssel im Griff

Welche Schlüssel es gibt und wer welchen hat, steht in der Schlüsselverwaltung der Liegenschaft. Ausgabe an den Hausmeisterdienst und Rückgabe sind nachvollziehbar.

Schlüsselverwaltung

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Unsere Hausmeister sind keine Computermenschen.

Sie brauchen ihre Aufgaben und eine Kamera. Alles andere bleibt im Büro. Wir schulen nach Rollen, die Technik bekommt eine eigene, kurze Einweisung.

Der Hausmeister ruft doch einfach an.

Das darf er weiter. Das Gespräch wird im Vorgang notiert, damit auch die Kollegin morgen weiß, was besprochen wurde.

Brauchen wir für die Hausmeister eigene Lizenzen?

Nein. heytalo rechnet pro verwalteter Einheit ab. Mitarbeiterzugänge sind unbegrenzt, auch für den Hausmeisterdienst.

Was ist mit der Rufbereitschaft am Wochenende?

Die Rufbereitschaft planen Sie im Kalender. Das KI-Telefon als Zusatzmodul nimmt außerhalb der Bürozeiten Anrufe an, markiert Notfälle als dringend und kann in der Ansage auf Ihre Notdienstnummer hinweisen. Eine Weiterleitung an die Bereitschaft gibt es nicht.

Häufige Fragen

Wie organisiere ich einen eigenen Hausmeisterservice mit heytalo?

Aufträge entstehen als Aufgaben im Vorgang, Termine stehen im Kalender, Begehungen mit Fotos und Mängeln werden direkt erfasst. Büro und Hausmeister sehen denselben Stand.

Können Hausmeister unterwegs arbeiten?

Ja. heytalo läuft im Browser auf Smartphone und Tablet und lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm installieren, mit Push-Benachrichtigungen. Aufgaben bearbeiten und Begehungen mit Fotos und Unterschrift erfassen Ihre Hausmeister im mobilen Browser. Die App aus App Store und Google Play ist für Eigentümer, Mieter und Beiräte gedacht.

Kann ich Aufgaben bei Krankheit umverteilen?

Ja. Aufgaben und Vorgänge weisen Sie anderen Mitarbeitenden zu, der Verlauf bleibt erhalten.

Sehen Eigentümer, ob der Hausmeister da war?

Wenn Sie den Vorgang für Eigentümer oder Beirat freigeben, sehen sie den Stand im Portal und in der App.

Was kostet heytalo für Verwaltungen mit Hausmeisterdienst?

Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat, ohne Nutzerlizenzen. Das ganze Team arbeitet ohne Aufpreis mit, Hausmeister eingeschlossen.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42