Begehungsbericht mit Fotos und Mängeln erstellen

Vom Rundgang zum Begehungsbericht, ohne Abtippen am Abend.

Bei der Objektbegehung halten Sie Prüfpunkte, Mängel und Fotos direkt fest. heytalo macht daraus ein Begehungsprotokoll als PDF und aus jedem Mangel auf Wunsch einen Vorgang, der bis zur Behebung nachverfolgt wird.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Tobias ist Objektbetreuer und begeht seine WEGs regelmäßig. Heute: Ludwigstraße 14, zusammen mit einem Beiratsmitglied.

Ohne heytalo

09:00Tobias druckt die Checkliste vom letzten Jahr aus und packt Kamera und Klemmbrett ein.
10:30Im Treppenhaus sind Fliesen lose. Er notiert „TH Fliesen“ und macht drei Fotos.
13:00Zurück im Büro: Fotos vom Handy auf den Rechner, umbenennen, in den Objektordner schieben.
16:00Das Protokoll tippt er in Word ab. Die Mängel landen auf seiner persönlichen To-do-Liste.
+3 MonateDer Beirat fragt nach den Fliesen. Ob jemand beauftragt wurde, weiß keiner.

Mit heytalo

09:00Die Begehung ist geplant. Die Prüfpunkte kommen aus der Vorlage, die Ihr Team für WEGs angelegt hat.
10:30Tobias markiert „Treppenhaus & Flure“ als Mangel, fotografiert und schreibt eine kurze Notiz dazu.
11:30Er schließt das Protokoll ab. Das PDF steht bereit, das Beiratsmitglied kann es gleich bekommen.
11:35Aus den Mängeln werden Vorgänge an der Liegenschaft, mit Zuständigem und Frist.
+3 MonateDer Beirat fragt nach. Im Vorgang steht: Fliesenleger beauftragt, Termin bestätigt, Rechnung zugeordnet.

So löst heytalo das

Schritt 1: Begehung planen

Unter Objektbegehung verwalten Sie Protokolle, Zeitpläne und Prüfpunkt-Vorlagen. Sie legen fest, welche Liegenschaft wann begangen wird, und starten die Begehung direkt aus der Liegenschaft.

Übersicht „Objektbegehung“ mit den Reitern Protokolle, Zeitpläne und Vorlagen und einer Liste von Begehungen mit Datum, Objekt und Status

Schritt 2: Prüfpunkte vor Ort abhaken

Treppenhaus, Beleuchtung, Aufzug, Heizungsraum, Außenanlagen, Dach: Im Browser auf Smartphone oder Tablet setzen Sie jeden Prüfpunkt auf „OK“ oder „Mangel“. Zum Mangel gehören eine kurze Beschreibung und Fotos. Ihre eigenen Checklisten hinterlegen Sie als Vorlage.

Begehung mit dem Smartphone

Schritt 3: Aus Mängeln werden Vorgänge

Einzelne Mängel öffnen Sie als Vorgang, mehrere fassen Sie zu einem Vorgang zusammen, oder Sie übernehmen alle Mängel auf einmal. Jeder Vorgang hängt an der Liegenschaft, bekommt Zuständige und Frist, und der Dienstleister wird direkt daraus beauftragt.

Handwerker aus dem Vorgang beauftragen

Abgeschlossenes Begehungsprotokoll mit den Knöpfen „PDF“ und „Alle Mängel → Vorgänge“ sowie einem Mangel mit „Vorgang eröffnen“

Schritt 4: Protokoll als PDF teilen

Objekt, Datum, Teilnehmer und alle Prüfpunkte stehen im Begehungsprotokoll. Das PDF legen Sie in der Objektakte ab oder geben es für Eigentümer und Beirat im Portal frei.

Ratgeber: Beirat digital einbinden

Schritt 5: Offene Mängel im Blick

Die Übersicht zeigt je Begehung den Status und wie viele Mängel noch offen sind. Bei der nächsten Begehung sehen Sie sofort, was vom letzten Mal übrig ist.

Liste der Begehungen mit Objekt, Status Entwurf oder Abgeschlossen und Anzahl offener Mängel

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Ich schreibe lieber auf Papier.

Ein Prüfpunkt ist schneller angetippt als notiert, und die Fotos hängen gleich am richtigen Punkt. Das Abtippen am Abend entfällt.

Unsere Checklisten sehen anders aus.

Sie legen eigene Prüfpunkt-Vorlagen an, etwa für WEGs, Mietshäuser oder Gewerbe. Jede Begehung startet mit der passenden Vorlage.

Der Beirat will dabei sein und mitreden.

Teilnehmer stehen im Protokoll. Das PDF und die daraus entstandenen Vorgänge können Sie gezielt mit dem Beirat teilen, er sieht den Stand im Portal.

Was kostet das?

Begehungen sind Teil von heytalo. Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat, ohne Nutzerlizenzen.

Häufige Fragen

Was steht in einem Begehungsbericht aus heytalo?

Objekt, Datum, Teilnehmer und alle Prüfpunkte mit Status. Mängel enthalten eine Beschreibung und Fotos. Das Protokoll gibt es als PDF.

Kann ich eigene Prüfpunkte festlegen?

Ja. Prüfpunkt-Vorlagen legen Sie selbst an und nutzen sie für jede Begehung wieder.

Wie werden Mängel nachverfolgt?

Jeder Mangel kann zum Vorgang werden, einzeln, als Auswahl oder alle auf einmal. Im Vorgang stehen Zuständige, Frist, Dienstleister und der ganze Verlauf.

Kann ich Begehungen regelmäßig planen?

Ja, über Zeitpläne je Liegenschaft. Die Protokolle früherer Begehungen finden Sie ebenfalls an der Liegenschaft.

Bekommen Eigentümer und Beirat das Protokoll?

Sie können das PDF im Portal für Eigentümer freigeben oder gezielt teilen. Wer kein Portal nutzt, erhält es per E-Mail oder Brief.

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In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

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Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42