Nach einer Verwaltungsübernahme zählt der Anfang: Eigentümer wollen wissen, wer jetzt zuständig ist, die Unterlagen des Vorverwalters müssen ins Haus, und laufende Schäden gehen weiter. So bringen Sie die neue Liegenschaft Schritt für Schritt in Ordnung, und Ihr Team arbeitet vom ersten Tag an damit.
Jonas ist Objektbetreuer. Seine Verwaltung hat zum Monatsersten eine WEG mit 24 Einheiten übernommen.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Stammdaten, Einheiten und Eigentümer kommen aus Impower. In heytalo legen Sie fest, wer Sachbearbeitung, Objektbetreuung und Buchhaltung übernimmt. Anrufe, E-Mails und Vorgänge der Liegenschaft landen damit von Anfang an bei den richtigen Personen.
So funktioniert die Impower-Anbindung
Listen vom Vorverwalter sind selten sauber. heytalo zeigt Kontakte mit ähnlichen Namen als Gruppe, damit niemand doppelt angeschrieben wird. Änderungen aus Impower holen Sie mit einem Klick neu ab.
Verträge, Protokolle, Beschlüsse und Pläne laden Sie in die Dokumente der Liegenschaft. Neue Uploads sind zunächst nur intern sichtbar, was Eigentümer sehen dürfen, geben Sie gezielt frei. Briefe, die noch beim alten Verwalter ankommen und weitergeleitet werden, scannen Sie ein: Über das Dokumenten-Postfach oder per Hochladen landen sie im Belegeingang.
Die digitale ObjektakteHinterlegen Sie die Dienstleister der Liegenschaft, die Anlagen mit ihren Prüfpflichten und den Schlüsselbestand. Was der Vorverwalter nicht übergeben hat, fällt dabei auf, solange der Kontakt noch frisch ist.
SchlüsselverwaltungDas Begrüßungsschreiben geht je nach hinterlegtem Weg per E-Mail oder als Brief über E-Post. Eigentümer, deren E-Mail-Adresse bei Ihnen hinterlegt ist, fordern ihren Portalzugang selbst an und erhalten einen Registrierungslink.
Vorlagen zur Portal-Einladung
Offene Schäden und Anfragen aus der Übergabe werden Vorgänge mit Frist und Zuständigem. Eine erste Begehung zeigt, wo die Liegenschaft wirklich steht, und jeder Mangel wird direkt zum Vorgang.
Begehungsbericht mit FotosHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Dann gilt derselbe Ablauf für jede Liegenschaft. Wie Sie viele Objekte auf einmal ins System bringen, zeigen wir auf der Seite zur Bestandsübernahme.
Dann scannen Sie sie ein und laden sie in die Dokumente der Liegenschaft hoch. Ab dann sucht niemand mehr im Karton.
Sie erhalten alle Informationen weiter per E-Mail oder Brief über E-Post. Das Portal ist ein Angebot, keine Pflicht.
heytalo rechnet pro verwalteter Einheit und Monat ab, Nebeneinheiten günstiger. Neue Mitarbeiter- oder Portalzugänge kosten nichts extra.
Zuständigkeiten festlegen, Kontakte prüfen, Unterlagen ablegen, laufende Fälle als Vorgang anlegen und die Eigentümer begrüßen. Dienstleister, Wartung und Schlüssel folgen direkt danach.
Aus Impower. Stammdaten und Buchhaltung bleiben dort, heytalo ergänzt Kommunikation, Vorgänge, Dokumente und Portal.
Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.
Mit einem Begrüßungsschreiben per E-Mail oder als Brief über E-Post, je nach hinterlegtem Versandweg. Darin steht auch, wie sie ihren Portalzugang anfordern.
heytalo zeigt Kontakte mit ähnlichen Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern als Gruppe. Ihr Team prüft und bereinigt sie.
Ja. Bei zugekauften Verwaltungen und großen Beständen übernehmen wir Daten beim Umstieg. Den Aufwand erhalten Sie vorab schriftlich.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.
Suchen Sie sich direkt einen freien Slot aus.
So können wir die Demo passend zuschneiden.
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