Hausverwaltung wachsen ohne Neueinstellung

Ein neuer Bestand ist da. Eine neue Kollegin nicht.

Wer als Hausverwaltung wachsen will, ohne gleich neu einzustellen, braucht Abläufe, die ein zusätzliches Objekt aushalten. heytalo macht sichtbar, wo im Team noch Luft ist, und sorgt dafür, dass ein neues Objekt genauso läuft wie die bestehenden.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura führt eine Verwaltung mit 1.200 Einheiten. Ein Verwalter aus der Nachbarstadt gibt auf und bietet ihr drei WEGs an.

Ohne heytalo

08:30Laura soll bis Freitag zusagen. Ob das Team drei weitere WEGs schafft, kann sie nur schätzen.
10:00Sie fragt in die Runde. Jeder sagt, er sei voll. Zahlen dazu gibt es nicht.
12:00Sie sagt trotzdem zu. Die Unterlagen kommen als Ordner und USB-Stick.
15:00Nach der Übernahme klingelt das Telefon deutlich öfter. Die neuen Eigentümer wissen nicht, wer zuständig ist.
17:00Die Abläufe im neuen Bestand hängen an der einen Kollegin, die ihn übernommen hat.

Mit heytalo

08:30Laura sieht in der Auswertung, wer wie viele offene Vorgänge hat und welche lange liegen.
10:00Sie entscheidet auf dieser Grundlage und teilt die drei WEGs auf zwei Betreuer mit freier Kapazität auf.
12:00Stammdaten kommen aus Impower, die Unterlagen landen in den Dokumenten der Liegenschaften.
15:00Die neuen Eigentümer sind ins Portal eingeladen und melden ihre Anliegen dort.
17:00Neue Vorgänge laufen nach denselben Abläufen wie im übrigen Bestand. Wer vertritt, findet sich sofort zurecht.

So löst heytalo das

Sehen, wo noch Luft ist

Die Auswertung zeigt aktive, lange offene und eingeschlafene Vorgänge, nach Liegenschaft, Mitarbeiter und Kategorie. So entscheiden Sie über Wachstum mit Zahlen statt mit Bauchgefühl.

Auslastung im Team

Auswertung „Top-aktive Vorgänge“ mit Titel, Liegenschaft und Zahl der Aktivitäten

Jedes Objekt im selben Aufbau

Jede Liegenschaft zeigt Zuständigkeiten und offene Vorgänge auf einer Seite, dazu Einheiten, Dokumente, Dienstleister und Beschlusssammlung. Ein neues Objekt sieht vom ersten Tag an aus wie alle anderen.

Die digitale Objektakte

Liegenschaft mit Sachbearbeiterin, Objektbetreuerin, Buchhalterin und offenen Vorgängen

Routine bleibt Routine

Alle Kanäle laufen an einem Ort zusammen, die KI sortiert vor, und für häufige Anfragen gibt es Textbausteine. Mehr Einheiten bringen mehr Nachrichten, aber nicht mehr Suchen.

Mehr zur Kommunikation

Neue Eigentümer früh ins Portal holen

Nach einer Übernahme fragen viele Eigentümer nach, wer jetzt zuständig ist. Laden Sie sie gleich ins Portal ein. Dort finden sie Unterlagen und melden Anliegen, statt anzurufen.

Vorlagen zur Portal-Einladung

Bestand sauber übernehmen

Stammdaten und Buchhaltung bleiben in Impower, heytalo übernimmt die Stammdaten von dort. Wie Sie Unterlagen, Kontakte und Dienstleister eines neuen Bestands ins System bringen, zeigen wir auf einer eigenen Seite.

Bestandsübernahme digital

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wachstum ohne neue Leute geht auf Kosten der Qualität.

Nur wenn die Abläufe an Personen hängen. In heytalo steht jeder Vorgang mit Verlauf, Frist und Zuständigkeit im System. Das hält die Qualität, auch wenn der Bestand wächst.

Steigen die Kosten mit dem Bestand?

Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat, Nebeneinheiten sind günstiger. Zusätzliche Mitarbeiterzugänge kosten nichts.

Die Unterlagen des Vorverwalters sind ein Durcheinander.

Das ändert keine Software über Nacht. Aber was Sie sortieren, liegt danach an der richtigen Liegenschaft und ist für alle auffindbar.

Wann sollten wir doch einstellen?

Wenn die Auswertung zeigt, dass Vorgänge dauerhaft lange offen bleiben. Dann wissen Sie es, statt es zu vermuten.

Häufige Fragen

Wie kann eine Hausverwaltung wachsen, ohne neu einzustellen?

Indem Routine nicht mehr Zeit kostet als nötig und jedes Objekt nach denselben Abläufen läuft. heytalo bündelt die Kanäle, sortiert mit KI vor und zeigt in Auswertungen, wo im Team noch Kapazität ist.

Woran erkenne ich, ob mein Team einen neuen Bestand schafft?

Die Auswertung zeigt offene, aktive und eingeschlafene Vorgänge je Mitarbeiter und Liegenschaft. Bleiben viele Vorgänge lange liegen, ist das Team ausgelastet.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

Gibt es Nutzerlizenzen?

Nein. heytalo wird pro verwalteter Einheit abgerechnet. Mitarbeiter- und Portalzugänge sind unbegrenzt.

Wie schnell ist ein neuer Bestand eingerichtet?

Das hängt vom Umfang und von den vorhandenen Unterlagen ab. Stammdaten kommen aus Impower, den Rest planen wir gemeinsam mit Ihnen.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42