Fachkräftemangel in der Hausverwaltung abfedern

Mehr Einheiten, dasselbe Team. Und keine Bewerbung in Sicht.

Den Fachkräftemangel in der Hausverwaltung kann keine Software lösen. Aber Sie können verhindern, dass Ihre Fachleute ihre Zeit mit Abtippen, Suchen und Nachfragen verbringen. heytalo übernimmt das Vorsortieren, Ihr Team entscheidet.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Tobias leitet eine Verwaltung mit sieben Mitarbeitenden. Seit Monaten ist eine Stelle in der WEG-Betreuung unbesetzt.

Ohne heytalo

08:00Tobias verteilt die Post der unbesetzten Stelle auf drei Kollegen. Jeder hat schon genug.
09:45Eine Kollegin tippt eine Schadenmeldung vom Anrufbeantworter ab und legt sie im Ordner an.
11:30Eine Mieterin fragt zum zweiten Mal, ob der Handwerker kommt. Die Antwort steckt in einer Mail im Postfach eines Kollegen.
14:00Im Bewerbungsgespräch fragt eine Kandidatin, wie die Arbeit organisiert ist. Tobias zeigt Ordner und Excel-Listen.
17:30Tobias beantwortet selbst noch Eigentümermails. Für Führungsaufgaben bleibt keine Zeit.

Mit heytalo

08:00Eingehende Nachrichten sind vorsortiert. Die Vorgänge der offenen Stelle sind sichtbar und lassen sich gezielt verteilen.
09:45Die Sprachnachricht ist verschriftlicht. Die KI schlägt Liegenschaft, Kategorie und Titel vor, die Kollegin bestätigt.
11:30Die Mieterin sieht im Portal, dass der Handwerker beauftragt ist.
14:00Tobias zeigt der Kandidatin einen Vorgang mit vollständigem Verlauf. Sie sieht, wie das Team arbeitet.
17:30Antwortentwürfe und Textbausteine nehmen Routine ab. Tobias schaut auf die offenen Vorgänge statt in fremde Postfächer.

So löst heytalo das

Routine vorsortieren lassen

Sprachnachrichten, Mails und Briefe kommen an einem Ort an. Die KI erkennt Liegenschaft, Kategorie und Anliegen und schlägt einen Vorgang vor. Ihr Team prüft und entscheidet, statt abzutippen.

Mehr zur KI-Assistenz

Neuer Vorgang mit KI-Vorschlag für Titel, Kategorie, Liegenschaft und Zuständige

Anliegen kommen vollständig an

Eigentümer und Mieter melden Schäden und Anliegen im Portal oder in der App, mit Liegenschaft, Kategorie und Beschreibung. Ihr Team muss nicht erst nachfragen, worum es geht.

Für Eigentümer und Mieter

Anliegen im Portal mit Liegenschaft, Kategorie „Reparaturauftrag“, Beschreibung und Feld für Anhänge

Antworten, die nicht jedes Mal neu entstehen

Für wiederkehrende Fragen gibt es Textbausteine, für alles andere KI-Antwortentwürfe. Mit Mietern kommunizieren Sie auch in anderen Sprachen.

Mehrsprachige Mieterkommunikation

Arbeit sichtbar verteilen

Jeder Vorgang hat eine Verantwortliche. Die Auswertung zeigt, welche Vorgänge lange offen sind und wo sich Arbeit staut. So verteilen Sie neu, bevor jemand ausfällt.

Wer hat wie viele offene Vorgänge?

Ein Arbeitsplatz, der überzeugt

Bewerber fragen heute, wie gearbeitet wird. Ein System, in dem Wissen nicht im Kopf einzelner steckt, macht den Einstieg leichter. Neue Kollegen finden sich schneller zurecht.

Neue Mitarbeitende einarbeiten

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Software ersetzt keine Fachkraft.

Richtig. heytalo nimmt Ihren Fachleuten Abtippen, Suchen und Nachfragen ab. Die Entscheidungen bleiben bei ihnen.

Unser Team ist am Limit, für eine Umstellung fehlt die Zeit.

Wir übernehmen Ihre Daten und schulen nach Rollen. Den Aufwand für den Umstieg erhalten Sie vorab schriftlich.

Wird es mit jedem neuen Mitarbeiter teurer?

Nein. heytalo rechnet pro verwalteter Einheit ab, ohne Nutzerlizenzen. Mitarbeiter- und Portalzugänge sind unbegrenzt.

Funktioniert das im echten Verwaltungsalltag?

heytalo ist täglich im Einsatz in unserer eigenen Hausverwaltung, der talo Capital GmbH mit rund 4.000 Einheiten in WEG und Miete.

Häufige Fragen

Wie hilft Software gegen den Fachkräftemangel in der Hausverwaltung?

Sie schafft keine neuen Fachkräfte, aber sie entlastet die vorhandenen. heytalo bündelt alle Kanäle, sortiert mit KI vor und macht den Stand jedes Vorgangs sichtbar. Ihr Team verbringt weniger Zeit mit Suchen und Nachfragen.

Trifft die KI Entscheidungen?

Nein. Die KI sortiert vor und macht Vorschläge. Was passiert, entscheidet Ihr Team.

Finden sich neue Mitarbeitende schneller zurecht?

Ja, weil der Verlauf jedes Vorgangs dokumentiert ist und nicht im Kopf einzelner Kollegen liegt. Wir schulen nach Rollen, zusätzliche Beratung ist optional buchbar.

Gibt es Nutzerlizenzen?

Nein. Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat. Mitarbeiter- und Portalzugänge sind unbegrenzt.

Lohnt sich das auch für kleine Teams?

Ja. Gerade kleine Teams spüren jede unbesetzte Stelle. Auch das KI-Telefon setzt keine Mindestgröße voraus.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42