Auslastung im Team: Wer hat wie viele Vorgänge?

Wer hat gerade wie viel auf dem Tisch?

In vielen Verwaltungen weiß das nur, wer herumfragt. heytalo macht die Auslastung im Team der Hausverwaltung sichtbar: offene Vorgänge je Mitarbeiter, Fristen, Wiedervorlagen und neue Eingänge. So verteilen Sie um, bevor jemand untergeht.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Melanie leitet das Team WEG-Verwaltung. Ein Montag nach den Herbstferien.

Ohne heytalo

08:00Zwei Kolleginnen kommen aus dem Urlaub zurück. Wie viel bei ihnen liegt, weiß niemand genau.
09:30Stefan sagt in der Teamrunde, er sei „ziemlich voll“. Laura sagt dasselbe. Melanie kann nicht beurteilen, wer mehr trägt.
11:00Ein neuer Wasserschaden kommt rein. Er landet bei dem, der gerade ans Telefon geht.
15:00Am Nachmittag fällt auf: Eine Frist lief bei einem Kollegen ab, der seit Tagen krank ist.
16:30Für die Personalplanung fehlt eine Grundlage. Ob das Team zu klein ist oder die Arbeit nur ungleich verteilt, bleibt offen.

Mit heytalo

08:00Die Rückkehrerinnen sehen auf ihrer Startseite ihre offenen Vorgänge, jeweils mit Liegenschaft und letzter Aktivität.
09:30Melanie filtert die Vorgangsliste nach verantwortlichen Mitarbeitern. Wer wie viel offen hat, ist keine Gefühlsfrage mehr.
11:00Der Wasserschaden geht an die Objektbetreuerin der Liegenschaft. Bei der Zuweisung stehen die Zuständigen der Liegenschaft ganz oben.
15:00Melanie weist die Vorgänge des erkrankten Kollegen anderen zu. Frist, Wiedervorlage und Verlauf gehen mit.
16:30Für die Personalplanung schaut Melanie auf Eingang und Abschluss der letzten Wochen. Ob das Team zu klein ist oder nur ungleich belastet, lässt sich jetzt mit Zahlen besprechen.

So löst heytalo das

Jeder sieht seine offenen Vorgänge

Auf der Startseite stehen die eigenen offenen Vorgänge mit Liegenschaft und letzter Aktivität. In den Übersichten wechseln Sie zwischen „Meine“ und „Alle“ und sehen so auch das ganze Team.

Startseite mit „Meine offenen Vorgänge“, Anzahl, Liegenschaft und Alter der Vorgänge

Filtern nach Mitarbeiter und Objektbetreuer

Die Vorgangsliste lässt sich nach verantwortlichen Mitarbeitern, Objektbetreuer, Liegenschaft, Kategorie, Frist und Wiedervorlage filtern. Häufige Ansichten speichern Sie als Filter, etwa „offene Vorgänge Team Miete“.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Filter der Vorgangsliste mit Feldern für Liegenschaft, Kategorie, verantwortliche Mitarbeiter und Objektbetreuer

Neue Arbeit dorthin, wo sie hingehört

Jede Liegenschaft kennt ihre Zuständigen, etwa Objektbetreuung, Sachbearbeitung und Buchhaltung. Weisen Sie einen Anruf oder Vorgang zu, stehen diese Personen oben in der Auswahl. Das verhindert, dass alles beim schnellsten Telefonierer landet.

Auswahl der Zuständigen für einen Anruf: zuerst die Mitarbeiter der Liegenschaft mit ihrer Rolle, darunter alle weiteren

Eingang und Abschluss pro Woche

Der Wochentrend zeigt für die letzten zwölf Wochen, wie viele Vorgänge neu dazukamen und wie viele abgeschlossen wurden, für Sie selbst oder das ganze Team. Wächst der Eingang dauerhaft schneller als der Abschluss, gehört das in die nächste Teamrunde.

Diagramm „Vorgänge: Diese Woche & Trend“ mit Eingang und Abschluss der letzten zwölf Wochen

Umverteilen ohne Übergabegespräch

Ein Vorgang wechselt die Zuständigkeit mit allen Nachrichten, Notizen, Fristen und Dokumenten. Wer übernimmt, liest den Verlauf und arbeitet weiter. Eine lange Übergabemail ist dafür nicht nötig.

Vertretung ohne Wissenslücken

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wird das nicht als Überwachung empfunden?

Sichtbar wird, was offen ist, nicht wie lange jemand am Schreibtisch sitzt. Gerade wer viel trägt, profitiert: Die Last ist für alle erkennbar und lässt sich fair verteilen.

Offene Vorgänge sind nicht gleich schwer.

Stimmt. Deshalb sehen Sie neben der Anzahl auch Kategorie, Frist und letzte Aktivität. Eine Sanierung zählt anders als eine Schlüsselbestellung. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Wir sind nur ein kleines Team.

Auch zu dritt hilft der Überblick, vor allem bei Urlaub und Krankheit. Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit, nicht pro Nutzer. Jeder im Team kann mitarbeiten.

Und Aufgaben, die kein Vorgang sind?

Aufgaben legen Sie mit Fälligkeit, Erinnerung, Priorität und Zuständigen an, auch als Serienaufgaben. Sie stehen mit Status in der Aufgabenliste.

Häufige Fragen

Wo sehe ich, wer wie viele offene Vorgänge hat?

In der Vorgangsliste filtern Sie nach verantwortlichen Mitarbeitern oder nach Objektbetreuer. Zusätzlich sieht jeder auf seiner Startseite die eigenen offenen Vorgänge.

Kann ich Vorgänge einem anderen Mitarbeiter zuweisen?

Ja. Der Vorgang wechselt mit Verlauf, Fristen, Wiedervorlagen und Dokumenten. Wer übernimmt, sieht alles, was bisher passiert ist.

Wie landen neue Anfragen beim Richtigen?

Die KI schlägt Liegenschaft und passenden Vorgang vor. Bei der Zuweisung stehen die Zuständigen der Liegenschaft oben. Ihr Team bestätigt oder ändert die Zuordnung.

Gibt es Auswertungen je Mitarbeiter?

Die Vorgangsauswertung lässt sich nach Mitarbeiter filtern. Die Telefonauswertung zeigt Telefonate pro Person mit Anzahl und Dauer.

Kostet jeder zusätzliche Nutzer extra?

Nein. heytalo wird pro verwalteter Einheit und Monat abgerechnet. Mitarbeiterzugänge sind unbegrenzt.

Sehe ich auch, was bei wem diese Woche fällig wird?

Ja. In der Vorgangsliste kombinieren Sie den Filter nach verantwortlichen Mitarbeitern mit Fristdatum oder Wiedervorlage.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42