Die Telefonflut in der Hausverwaltung kommt selten von neuen Anliegen. Meist rufen dieselben Menschen wieder an, weil sie nicht wissen, wie es weitergeht. heytalo setzt dort an: Jeder Anruf landet im richtigen Vorgang, Rückrufe sind vorbereitet, und Beteiligte sehen den Stand selbst.
Melanie ist Sachbearbeiterin in einer Mietverwaltung. Ein Montag im November, nach der ersten Frostnacht.
Ohne heytalo
Mit heytalo
heytalo ist mit Ihrer Telefonie verbunden, zum Beispiel Placetel oder fonial. Anrufe erscheinen mit Nummer, Uhrzeit und Gesprächsdauer und lassen sich einem Vorgang und einer Zuständigen zuordnen. Beim nächsten Anruf weiß jeder, worum es geht.
Mehr zur Kommunikation
Die meisten Wiederholungsanrufe sind Statusfragen. Geben Sie einen Vorgang für Eigentümer oder Mieter frei, sehen diese den Stand im Portal oder in der App. Wer informiert ist, ruft seltener an.
Weniger Anrufe durch das PortalNachrichten auf dem Anrufbeantworter werden verschriftlicht und dem passenden Vorgang zugeordnet. Sie lesen das Anliegen in Sekunden und hören nur bei Bedarf nach.
Sprachnachricht wird zum VorgangDie Auswertung zeigt eingehende und ausgehende Anrufe pro Tagesstunde und Wochentag. So planen Sie Telefonzeiten und Besetzung nach dem tatsächlichen Aufkommen, nicht nach Gefühl.
Außerhalb der Bürozeiten, oder auf Wunsch durchgehend, nimmt das KI-Telefon als Zusatzmodul Anrufe an, fragt das Anliegen ab und legt es als Text im Vorgang ab. Notfälle markiert es als dringend. Wie das im Einzelnen funktioniert, zeigen wir auf einer eigenen Seite.
Mehr zum KI-TelefonHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Das Telefon bleibt. Wer anruft, bekommt aber schneller eine Antwort, weil der ganze Verlauf im Vorgang steht. Und wer lieber selbst nachsieht, kann es im Portal tun.
Über die Telefonie-Anbindung kommen Anrufe von selbst in heytalo an. Sie ordnen sie mit einem Klick zu, statt eine Notiz zu schreiben.
heytalo ist unter anderem mit Placetel und fonial verbunden. Für andere Anlagen sprechen Sie uns an.
Nein. Das KI-Telefon nimmt nur zu den Zeiten ab, die Sie festlegen, etwa außerhalb der Bürozeiten, und sortiert vor. Zurückgerufen und entschieden wird von Menschen.
Vor allem, indem es Nachfragen vermeidet: Jeder Anruf wird einem Vorgang zugeordnet, Beteiligte sehen den Stand im Portal, und wer doch anruft, bekommt sofort Auskunft, weil der ganze Verlauf an einer Stelle steht.
heytalo ist mit Placetel und fonial verbunden. Zu anderen Telefonanlagen sprechen Sie uns an.
Sprachnachrichten werden verschriftlicht und dem passenden Vorgang zugeordnet. Die Aufnahme können Sie weiterhin anhören.
Nein. Das KI-Telefon ist ein Zusatzmodul, das Sie durchgehend oder nur außerhalb der Bürozeiten einschalten. Anrufe Vorgängen zuordnen, den Stand im Portal teilen und Rückrufe vorbereiten können Sie auch ohne.
Ja. Die Auswertung zeigt Anrufe pro Tagesstunde und Wochentag, getrennt nach eingehend und ausgehend.
heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Auch die KI läuft auf eigenen Servern in Deutschland, Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Wer welche Anrufe und Vorgänge sieht, regeln Sie über Rollen und Freigaben.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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So können wir die Demo passend zuschneiden.
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