Microsoft 365: E-Mail und Kalender in heytalo

Microsoft 365 behalten. E-Mail und Kalender in heytalo.

Viele Hausverwaltungen arbeiten mit Microsoft 365. heytalo bindet davon zwei Dinge an: Ihre Postfächer und Ihre Kalender. Ihr Konto bleibt, aber E-Mails landen nicht mehr in persönlichen Ordnern, sondern im Vorgang der richtigen Liegenschaft. Persönliche Kalender gleichen sich in beide Richtungen mit heytalo ab.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Katrin ist Objektbetreuerin und arbeitet seit Jahren mit Outlook. Ein Mittwoch mit Eigentümerversammlung am Abend.

Ohne heytalo

08:00Im Sammelpostfach liegen 30 neue Mails. Katrin zieht sie in Unterordner nach Liegenschaft, so wie jeden Morgen.
10:15Ein Eigentümer fragt nach dem Stand seines Schadens. Die letzte Mail dazu liegt im Postfach einer Kollegin.
13:00Der Handwerkertermin steht im Outlook-Kalender, die Absprache dazu in einer Mail, die Fotos in einem Ordner.
16:30Den Versammlungstermin trägt Katrin in Outlook und im Teamkalender ein. Eine Kollegin sieht nur einen davon.

Mit heytalo

08:00Die Mails aus dem Microsoft-365-Postfach stehen in heytalo. Katrin ordnet jede mit einem Klick Liegenschaft und Vorgang zu.
10:15Der Vorgang zeigt jede Mail, jedes Telefonat und jede Notiz zum Schaden, egal, wer sie bearbeitet hat.
13:00Der Termin hängt am Vorgang. Wer ihn öffnet, sieht Beteiligte, Ort und Anlass.
16:30Der Versammlungstermin steht in heytalo und in Katrins Outlook-Kalender. Änderungen gleichen sich in beide Richtungen ab.

So löst heytalo das

Ihre Postfächer in heytalo

Die E-Mail-Konten aus Microsoft 365 laufen in heytalo ein. Persönliche Postfächer, Sammelpostfächer und geteilte Konten sehen Sie nebeneinander, und Mails lassen sich an Kollegen verteilen.

Ein Postfach für das ganze Team

E-Mail-Bereich in heytalo mit allen Posteingängen, eigenem Postfach, Ordnern und E-Mail-Konto teilen

Aus der Mail wird ein Vorgang

Jede Mail ordnen Sie Liegenschaft, Mitarbeiter und Vorgang zu. heytalo sortiert vor, Ihr Team entscheidet. So entsteht aus dem Postfach eine Akte, die jeder im Team lesen kann.

Von Outlook-Ordnern zu Vorgängen

Kalender in beide Richtungen

Persönliche Kalender aus Microsoft 365 gleichen sich in beide Richtungen mit heytalo ab. Was Sie in Outlook eintragen, steht auch in heytalo, und umgekehrt. Im heytalo-Kalender hängt ein Termin zusätzlich am Vorgang: Handwerker, Eigentümer und Anlass stehen dabei.

Kalender für die Hausverwaltung

Kalendertermin in heytalo mit Handwerker, Eigentümerin und Verknüpfung zum Vorgang

SharePoint auf Anfrage

Microsoft 365 ist für E-Mail und Kalender angebunden, nicht als Ablage. Dokumente legen Sie in heytalo an Liegenschaft und Vorgang ab. Liegen Ihre Unterlagen in SharePoint, ist eine Anbindung auf Anfrage möglich. Sprechen Sie uns an.

Eigene Ablage anbinden

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Unser Team will Outlook nicht aufgeben.

Ihr Microsoft-365-Konto bleibt bestehen. Neu ist, dass die Mails in heytalo einer Liegenschaft und einem Vorgang zugeordnet werden und das ganze Team den Stand sieht.

Unsere Ablage liegt in SharePoint.

Eine SharePoint-Anbindung ist auf Anfrage möglich. Wir prüfen mit Ihnen, wie Ihre Ablage aufgebaut ist.

Liegen unsere Mails dann doppelt?

Ihr Postfach bleibt in Microsoft 365. In heytalo arbeiten Sie mit den Mails im Zusammenhang von Liegenschaft und Vorgang.

Datenschutz?

heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Wer welches Postfach sieht, regeln Sie über Freigaben.

Häufige Fragen

Ist heytalo mit Microsoft 365 verbunden?

Ja. heytalo bindet Microsoft 365 für E-Mail und Kalender an: Ihre Postfächer laufen in heytalo ein, persönliche Kalender gleichen sich in beide Richtungen ab. Eine Ablage in OneDrive oder SharePoint gehört nicht dazu, SharePoint binden wir auf Anfrage an.

Muss ich mein Microsoft-365-Konto kündigen?

Nein. Ihr Konto bleibt bestehen. heytalo ergänzt es um Vorgänge, Zuordnung zur Liegenschaft und das Eigentümer- und Mieterportal.

Können mehrere Mitarbeitende ein Postfach gemeinsam nutzen?

Ja. E-Mail-Konten lassen sich im Team teilen. Jede Mail kann einem Mitarbeiter und einem Vorgang zugewiesen werden.

Werden meine Outlook-Termine übernommen?

Ja. Persönliche Kalender aus Microsoft 365 gleichen sich in beide Richtungen mit heytalo ab. Termine, die Sie in heytalo anlegen, stehen auch in Outlook.

Wird SharePoint unterstützt?

Eine Anbindung an SharePoint ist auf Anfrage möglich. Sprechen Sie uns an.

Wo liegen die Daten in heytalo?

Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42