Eigenes DMS an heytalo anbinden: auf Anfrage

Ihr DMS bleibt. Wir prüfen die Anbindung mit Ihnen.

Viele Verwaltungen haben ein Dokumentenmanagement, das funktioniert und bleiben soll. Neovaro DMS ist an heytalo angebunden. Ihr eigenes DMS oder SharePoint binden wir auf Anfrage an. Sprechen Sie uns an, wir schauen uns Ihre Ablage gemeinsam an.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Stefan ist Geschäftsführer einer Verwaltung, die seit Jahren ein eigenes DMS nutzt. Ein Gespräch über die neue Software steht an.

Ohne heytalo

09:00Das Team fürchtet, dass mit der neuen Software das gesamte Archiv umziehen muss.
11:00In der Praxis liegen Dokumente im DMS, im Postfach und auf dem Desktop. Niemand weiß, wo die aktuelle Fassung ist.
14:00Ein Eigentümer möchte das Protokoll der letzten Versammlung. Es wird per Mail verschickt, wie jedes Jahr.
16:00Stefan vertagt die Entscheidung, weil die Frage nach dem DMS offen ist.

Mit heytalo

09:00Im Erstgespräch klären Stefan und heytalo, wie das DMS angebunden werden kann.
11:00Dokumente aus der täglichen Arbeit hängen am Vorgang und an der Liegenschaft.
14:00Das Protokoll ist für die Eigentümer freigegeben. Sie finden es im Portal.
16:00Stefan entscheidet mit einem schriftlichen Angebot, das auch die Ablage berücksichtigt.

So löst heytalo das

Bereits angebunden

Neovaro DMS ist heute an heytalo angebunden. Arbeiten Sie damit, ist der Weg kurz. Microsoft 365 binden wir für E-Mail und Kalender an, nicht als Ablage.

Neovaro DMS

Ihr DMS oder SharePoint auf Anfrage

Für andere Ablagesysteme und SharePoint prüfen wir die Anbindung mit Ihnen. Sagen Sie uns, welches System Sie nutzen und wie Ihre Ablage aufgebaut ist. Wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung.

Anbindung anfragen

Oder die Ablage in heytalo nutzen

heytalo hat eine eigene Dokumentenablage nach Liegenschaften, mit Ordnern, Suche und Berechtigungen. Regeln lassen sich für Ordner und einzelne Dokumente festlegen.

Mehr zu Dokumenten

Dialog Berechtigungen für ein Dokument mit Regeln für Benutzer oder Rollen und Leserechten

Dokumente mit Herkunft und Freigabe

Jedes Dokument zeigt Typ, Eingangsdatum, Herkunft und ob es intern ist oder freigegeben. Eigentümer und Beirat sehen nur, was Sie freigeben.

Die digitale Objektakte

Dokumentenliste mit Fotos und Verwaltervertrag, jeweils mit Typ, Datum, Größe, Herkunft und Freigabe „Intern“

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wir wollen nicht noch eine Ablage.

Das müssen Sie nicht. Ob Ihr DMS angebunden wird oder Sie die Ablage in heytalo nutzen, entscheiden wir gemeinsam nach dem Erstgespräch.

Wie lange dauert eine Anbindung?

Das hängt von Ihrem System ab. Nach der Prüfung erhalten Sie eine Einschätzung, statt vorab eine Zusage, die wir nicht halten können.

Was kostet eine Anbindung?

Den einmaligen Aufwand erhalten Sie vorab schriftlich. heytalo selbst wird pro verwalteter Einheit und Monat abgerechnet.

Datenschutz?

heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform.

Häufige Fragen

Kann ich mein eigenes DMS an heytalo anbinden?

Auf Anfrage. Sprechen Sie uns an, wir prüfen die Anbindung an Ihr System gemeinsam mit Ihnen.

Welche Ablagesysteme sind schon angebunden?

Neovaro DMS. SharePoint und andere Ablagen binden wir auf Anfrage an. Microsoft 365 ist für E-Mail und Kalender angebunden, nicht als Ablage.

Muss ich mein Archiv umziehen?

Nicht zwingend. Ob Ihr DMS bleibt oder Dokumente in heytalo liegen, klären wir in der Einrichtung.

Hat heytalo eine eigene Ablage?

Ja. Mit Ordnern nach Liegenschaft, Suche auch in Dokumentinhalten, Berechtigungen und Freigaben für Eigentümer und Beirat.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42