E-Mail-Chaos in der Hausverwaltung beenden

Volle Postfächer, doppelte Antworten, verlorene Mails.

E-Mail-Chaos in der Hausverwaltung entsteht nicht durch zu viele Mails, sondern durch fehlende Zuständigkeit. Im Sammelpostfach liest jeder alles, und keiner fühlt sich verantwortlich. heytalo ordnet jede E-Mail einer Liegenschaft, einer Person und einem Vorgang zu.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Jonas ist Objektbetreuer in einer WEG-Verwaltung und teilt sich ein Sammelpostfach mit vier Kollegen. Ein Mittwoch nach dem Feiertag.

Ohne heytalo

07:50Im Sammelpostfach warten 63 ungelesene Mails. Einige sind schon geöffnet, aber niemand weiß, von wem.
09:10Eine Eigentümerin hat dieselbe Frage an drei Adressen geschickt. Zwei Kollegen antworten, unterschiedlich.
10:40Jonas sucht die Rechnung des Dachdeckers. Sie liegt in einem Unterordner, den nur eine Kollegin kennt.
13:30Eine Mail mit Frist zu einem Versicherungsschaden ist als gelesen markiert und rutscht nach unten.
16:00Wer heute welche Mails erledigt hat, lässt sich nicht sagen.

Mit heytalo

07:50Die Mails sind vorsortiert. Unter „Meine E-Mails“ sieht Jonas, was ihm zugewiesen ist.
09:10Die drei Mails der Eigentümerin hängen am selben Vorgang. Es gibt eine Antwort, von einer Person.
10:40Die Rechnung liegt im Vorgang „Dachreparatur“, neben Angebot und Auftrag.
13:30Die Frist steht am Vorgang und erscheint in der Übersicht der anstehenden Fristen.
16:00Zugeordnete Mails sind abgelegt. Was noch offen ist, bleibt sichtbar.

So löst heytalo das

Alle Postfächer an einem Ort

Persönliche Postfächer und Sammeladressen laufen in heytalo zusammen. Sie sehen alle Posteingänge, nur Ihre eigenen Mails oder das, was Sie an Kollegen verteilt haben.

Mehr zur Kommunikation

E-Mail-Bereich mit „Alle Posteingänge“, „Meine E-Mails“, „Verteilt an Kollegen“ und neuen Nachrichten

Jede Mail bekommt Ort, Person und Vorgang

Beim Lesen ordnen Sie die Mail einer Liegenschaft, einem Mitarbeiter und einem Vorgang zu. Danach wandert sie in den Ordner „Verteilt“. heytalo merkt sich, wohin Sie Post desselben Absenders abgelegt haben, und schlägt das beim nächsten Mal vor.

Geöffnete E-Mail mit Zuordnungsleiste für Liegenschaft, Mitarbeiter und Vorgang

Keine doppelten Antworten mehr

Weil jede Nachricht am Vorgang hängt, sieht das ganze Team, ob schon geantwortet wurde. Mehrere Mails zum selben Thema landen im selben Verlauf, zusammen mit Anrufen und Notizen.

Ein Postfach für das ganze Team

Postfächer für Teams bündeln

Fassen Sie mehrere Postfächer zu Kreisen zusammen, etwa für die Buchhaltung oder ein Objektteam. So sieht jeder genau die Postfächer, die er für seine Arbeit braucht.

Dialog „Postfach-Kreise“ zum Zusammenfassen mehrerer Postfächer

Antworten schneller schreiben

Für häufige Anfragen nutzen Sie Textbausteine. Für alles andere entwirft die KI eine Antwort, Ihr Team prüft sie und schickt sie ab.

KI-Antwortentwürfe

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wir arbeiten seit Jahren mit Outlook.

heytalo bindet Ihre Microsoft-365-Postfächer und Kalender an. Ihre Adressen bleiben, nur die Arbeit mit den Mails ändert sich: zuordnen statt in Ordner sortieren.

Zuordnen kostet doch auch Zeit.

heytalo merkt sich, wohin Sie Post desselben Absenders abgelegt haben, und schlägt das beim nächsten Mal vor. Für feste Absender legen Sie Regeln an. Dafür entfällt später die Suche.

Sieht dann jeder alle Mails?

Nein. Welche Postfächer jemand sieht, legen Sie fest. Ein Postfach lässt sich gezielt mit einzelnen Mitarbeitern teilen.

Was ist mit Mails, die zu nichts gehören?

Werbung oder Rundschreiben legen Sie ohne Vorgang ab. Im Posteingang bleibt nur, was noch eine Entscheidung braucht.

Häufige Fragen

Wie bekomme ich das E-Mail-Chaos in der Hausverwaltung in den Griff?

Indem jede Mail eine Zuständigkeit bekommt. In heytalo ordnen Sie Mails einer Liegenschaft, einer Person und einem Vorgang zu. Danach ist klar, wer antwortet und wo die Mail zu finden ist.

Kann ich mehrere Postfächer einbinden?

Ja. Persönliche Postfächer und Sammeladressen laufen in heytalo zusammen. Postfächer lassen sich zu Kreisen bündeln und mit Kollegen teilen.

Funktioniert das mit Microsoft 365?

Ja. heytalo bindet Ihre Microsoft-365-Postfächer an und gleicht persönliche Kalender in beide Richtungen ab.

Schreibt die KI die Antworten selbst?

Die KI erstellt Antwortentwürfe für E-Mails und Chats. Ihr Team prüft den Entwurf und entscheidet, was rausgeht.

Was passiert mit Anhängen wie Rechnungen?

Anhänge bleiben an der Mail und damit am Vorgang. Rechnungen werden ausgelesen und lassen sich dem passenden Vorgang zuordnen.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42