Von Outlook zu heytalo: aus Ordnern werden Vorgänge

Von Outlook-Ordnern zu Vorgängen, die das ganze Team sieht.

Wer Outlook in der Hausverwaltung ablösen will, hängt oft an seiner Ordnerstruktur. In heytalo gehört jede E-Mail zu einem Vorgang, mit Liegenschaft, Zuständigkeit und Frist. Den Ordnerbaum braucht danach niemand mehr.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Melanie ist Sachbearbeiterin in einer WEG-Verwaltung und arbeitet seit Jahren mit Outlook. Ein Mittwoch Ende Oktober.

Ohne heytalo

08:00Im Sammelpostfach liegen 60 neue E-Mails. Melanie zieht sie in Ordner nach Objekt, so wie jeden Morgen.
09:40Ein Eigentümer schreibt zum zweiten Mal. Ob die Kollegin schon geantwortet hat, steht nur in deren „Gesendete Elemente“.
11:15Die Rechnung zum Wasserschaden hängt an einer Mail im Unterordner „Erledigt“. Dabei ist der Schaden noch offen.
14:00Eine Wiedervorlage steht als rote Fahne in Outlook. Nur Melanie sieht sie.
17:30Melanie geht in den Urlaub. Die Abwesenheitsnotiz verweist auf eine Kollegin, die ihre Ordner nicht kennt.

Mit heytalo

08:00Die E-Mails aller Postfächer stehen in heytalo. Die KI schlägt Liegenschaft und Vorgang vor, Melanie bestätigt.
09:40Im Vorgang steht die Antwort der Kollegin direkt unter der ersten Mail. Melanie muss nicht nachfragen.
11:15Die Rechnung hängt am Vorgang „Wasserschaden“. Ob der Fall offen ist, zeigt sein Status, nicht ein Ordnername.
14:00Wiedervorlage und Frist stehen am Vorgang und sind auch für die Vertretung sichtbar.
17:30Die Kollegin übernimmt Melanies Vorgänge mit dem ganzen Verlauf, ohne Übergabegespräch.

So löst heytalo das

Alle Postfächer an einem Ort

Persönliche Postfächer und Sammeladressen laufen in heytalo zusammen. „Alle Posteingänge“, „Meine E-Mails“ und „Verteilt an Kollegen“ ersetzen das Durchklicken durch Outlook-Ordner.

Mehr zur Kommunikation

E-Mail-Bereich in heytalo mit „Alle Posteingänge“, „Meine E-Mails“, „Verteilt an Kollegen“ und dem Posteingang eines Verwaltungspostfachs

Aus der E-Mail wird ein Vorgang

Statt eine Mail in einen Ordner zu ziehen, ordnen Sie sie einem Vorgang zu. Die KI schlägt Liegenschaft und Anliegen vor, Ihr Team entscheidet. Antworten, Anrufe und Rechnungen zum selben Fall landen im selben Verlauf.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Postfach-Kreise statt Ordnerbaum

Fassen Sie Postfächer zu Kreisen zusammen, etwa für die Buchhaltung oder ein Team. Jeder sieht genau die Eingänge, für die er zuständig ist.

Dialog „Postfach-Kreise“: mehrere Postfächer unter einem Namen wie „Buchhaltung“ zusammenfassen

Postfächer teilen statt weiterleiten

Geben Sie ein E-Mail-Konto für ausgewählte Kollegen frei. Sie können die Mails lesen und beantworten. So läuft die Urlaubsvertretung, ohne dass jemand Passwörter oder Weiterleitungen einrichten muss.

Dialog „E-Mail-Konto teilen“ mit Auswahl der Mitarbeiter, die vollen Zugriff auf ein Postfach erhalten

Antworten mit Entwurf und Textbaustein

Für häufige Anfragen gibt es Textbausteine, für den Rest schlägt die KI einen Antwortentwurf vor. Sie lesen, passen an und senden.

KI-Antwortentwürfe

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Demo mit Ihrem Postfach-Alltag

30 Minuten, kostenlos: Wir zeigen heytalo an typischen E-Mails aus Ihrer Verwaltung.

Angebot schriftlich

Laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg erhalten Sie vorab schriftlich.

Postfächer anbinden

Wir binden Ihre E-Mail-Postfächer an und legen mit Ihnen Postfach-Kreise und Freigaben fest.

Schulung nach Rollen

Ihr Team lernt, E-Mails Vorgängen zuzuordnen und mit Entwürfen und Textbausteinen zu antworten.

Start im Alltag

Neue E-Mails kommen in heytalo an. Wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Mein Team arbeitet seit Jahren mit Outlook.

Das Schreiben von E-Mails bleibt vertraut. Neu ist, dass jede Mail zu einem Vorgang gehört. Wir schulen nach Rollen und begleiten die ersten Wochen.

Was passiert mit unseren alten Ordnern?

Welche Daten beim Umstieg übernommen werden, klären wir vorab mit Ihnen. Den Aufwand dafür erhalten Sie schriftlich.

Nutzen wir Microsoft 365 weiter?

Ja. heytalo bindet Microsoft 365 für E-Mail und Kalender an: Postfächer laufen in heytalo ein, persönliche Kalender gleichen sich in beide Richtungen ab. Wie Ihre Postfächer angebunden werden, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest.

Kostet jeder Zugang extra?

Nein. heytalo rechnet pro verwalteter Einheit ab, ohne Nutzerlizenzen. Mitarbeiter- und Portalzugänge sind unbegrenzt.

Häufige Fragen

Kann heytalo Outlook in der Hausverwaltung ersetzen?

Für die Arbeit mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern ja: E-Mails, Anrufe, Briefe und Chat laufen in heytalo zusammen und werden Vorgängen zugeordnet. Microsoft 365 ist für E-Mail und Kalender angebunden.

Werden unsere E-Mail-Postfächer angebunden?

Ja. Persönliche Postfächer und Sammeladressen laufen in heytalo zusammen. Über Postfach-Kreise und Freigaben legen Sie fest, wer welche Eingänge sieht.

Wie ordnet heytalo E-Mails zu?

Die KI schlägt Liegenschaft, Kategorie und passenden Vorgang vor. Ihr Team bestätigt oder ändert die Zuordnung.

Was wird aus unseren Outlook-Ordnern?

Welche Daten im Einzelfall übernommen werden, klären wir vor dem Umstieg mit Ihnen und halten es schriftlich fest.

Gibt es Vorlagen für häufige Antworten?

Ja. Es gibt Textbausteine für häufige Anfragen und KI-Antwortentwürfe für E-Mails und Chats. Was rausgeht, entscheidet Ihr Team.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

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Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

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Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42