Google-Bewertungen: Erreichbarkeit als Hebel

Bewertungen kann niemand versprechen. Erreichbarkeit schon.

Was Mieter und Eigentümer über Ihre Hausverwaltung schreiben, können Sie nicht steuern. Was sie erleben, schon: ob jemand abnimmt, ob ein Rückruf kommt, ob der Stand ihres Anliegens sichtbar ist. Wer bei Google-Bewertungen etwas bewegen will, fängt bei der Erreichbarkeit an.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Tobias führt eine Verwaltung mit Empfang und mehreren Objektbetreuern. Ein Montag, an dem eine neue Ein-Stern-Bewertung online gegangen ist.

Ohne heytalo

08:30Die Bewertung kritisiert, man erreiche die Verwaltung nie. Tobias weiß nicht, ob das ein Einzelfall ist oder ein Muster.
10:00Zwischen zehn und elf klingeln alle Leitungen gleichzeitig. Wer nicht durchkommt, versucht es später – oder gar nicht mehr.
13:00Ein Rückrufzettel liegt seit Freitag unter der Tastatur einer Kollegin.
17:30Nach Büroschluss läuft der Anrufbeantworter voll. Abgehört wird am nächsten Morgen.
15:00Eine Mieterin fragt zum dritten Mal nach ihrem Heizungsschaden. Ob der Handwerker schon beauftragt ist, weiß am Telefon niemand.

Mit heytalo

08:30Tobias öffnet die Telefonauswertung: eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe, dazu die Erreichbarkeit im Zeitraum. Aus dem Gefühl wird eine Zahl.
10:00Die Auswertung nach Tagesstunde zeigt die Spitzen. Danach plant Tobias die Besetzung und legt fest, wann das KI-Telefon Anrufe annimmt.
13:00Der Rückruf ist kein Zettel, sondern ein Anruf im System, zugeordnet zu Vorgang und zuständiger Kollegin.
17:30Nach Büroschluss fragt das KI-Telefon das Anliegen ab. Am Morgen steht es als Text im Vorgang.
15:00Die Mieterin sieht im Portal, dass der Handwerker beauftragt ist. Sie muss nicht erst anrufen, um das zu erfahren.

So löst heytalo das

Erreichbarkeit messen

Die Telefonauswertung zeigt Anrufe gesamt, eingehend, ausgehend und verpasst sowie die Erreichbarkeit im gewählten Zeitraum. Grundlage ist die Anbindung Ihrer Telefonie, zum Beispiel Placetel oder fonial.

Telefonanlage anbinden

Kennzahlen „Verpasst“ und „Erreichbarkeit“ aus der Telefonauswertung

Wissen, wann es klingelt

Anrufe pro Tagesstunde und pro Wochentag zeigen, wann die Nachfrage am größten ist. Danach planen Sie Besetzung, Telefonzeiten und Vertretung.

Diagramm „Anrufe pro Tagesstunde“ mit eingehenden und ausgehenden Anrufen

Rückrufe, die nicht vergessen werden

Jeder Anruf steht mit Anrufer, Uhrzeit, Dauer und verknüpftem Vorgang in der Anrufliste. Offene Anrufe weisen Sie einem Vorgang und einer zuständigen Person zu.

Anrufliste mit Anrufer, Uhrzeit, Nummer, Gesprächsdauer und verknüpftem Vorgang

Kein Anruf geht ins Leere

Das KI-Telefon nimmt ab, je nach Einstellung außerhalb der Bürozeiten oder immer. Es fragt das Anliegen ab, mehrsprachig und mit Ihrer eigenen Ansage, und legt es als Text im Vorgang ab. Notfälle markiert es als dringend.

Mehr zum KI-Telefon

Rückmeldung, ohne dass jemand fragen muss

Freigegebene Vorgänge zeigen Mietern und Eigentümern den Stand im Portal und in der App. Nachrichten an Beteiligte gehen aus dem Vorgang per E-Mail, Portal oder als Brief über E-Post.

Beteiligte informieren

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Verbessert heytalo unsere Google-Bewertungen?

Das kann niemand versprechen. heytalo hilft bei dem, was Sie beeinflussen können: Erreichbarkeit, Rückrufe und Rückmeldung zum Stand. Ob sich das in Bewertungen zeigt, hängt von vielen Dingen ab.

Kann heytalo auf Bewertungen antworten?

heytalo setzt nicht beim Bewertungsportal an, sondern früher: bei der Anfrage, die sonst unbeantwortet bliebe.

Ein KI-Telefon schreckt Anrufer doch ab.

Es nimmt zum Beispiel außerhalb der Bürozeiten ab, statt eines Anrufbeantworters. Begrüßung, Verhalten und Regeln legen Sie selbst fest, zurückgerufen wird von Menschen.

Wir sind zu klein für so etwas.

Das KI-Telefon hat keine Mindestgröße. Gerade kleine Teams ohne festen Empfang profitieren davon, dass kein Anruf verloren geht.

Häufige Fragen

Wie kann eine Hausverwaltung ihre Google-Bewertungen verbessern?

Eine Garantie gibt es nicht. Beeinflussen können Sie, was Mieter und Eigentümer erleben: ob jemand erreichbar ist, ob Rückrufe kommen und ob der Stand eines Anliegens sichtbar ist. Genau dort setzt heytalo an.

Wie messe ich die telefonische Erreichbarkeit?

Die Telefonauswertung zeigt eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe sowie die Erreichbarkeit im gewählten Zeitraum, dazu Anrufe pro Tagesstunde und Wochentag.

Was passiert mit Anrufen außerhalb der Bürozeit?

Mit dem KI-Telefon, einem Zusatzmodul, wird das Anliegen abgefragt und als Text im Vorgang abgelegt. Notfälle werden als dringend markiert, und die Ansage kann auf Ihre Notdienstnummer hinweisen.

Welche Telefonanlagen werden unterstützt?

heytalo ist unter anderem mit Placetel und fonial verbunden. Zu anderen Anlagen sprechen Sie uns an.

Sehe ich, wann besonders viele Anrufe kommen?

Ja. Die Telefonauswertung zeigt Anrufe pro Tagesstunde und pro Wochentag, getrennt nach eingehend und ausgehend.

Sehen Mieter den Stand ihrer Meldung?

Ja, wenn Sie den Vorgang freigeben: im Portal und in der App für iPhone, iPad und Android.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

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Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42