Stoßzeiten am Telefon kennt jede Hausverwaltung: Montagmorgen, der erste kalte Tag, die Woche nach der Abrechnung. Für solche Tage stellen Sie das KI-Telefon auf „immer“: Es nimmt jeden Anruf an, fragt das Anliegen ab und legt es als Text ab. Ihr Team ruft der Reihe nach zurück. Niemand landet in der Warteschleife, niemand legt verärgert auf.
Melanie arbeitet am Empfang einer Verwaltung mit drei Teams. Der erste Montag im Oktober, die Heizungen springen an.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Sie entscheiden, wann das KI-Telefon annimmt: immer, nur außerhalb der Bürozeiten oder gar nicht, weil es pausiert ist. An Tagen mit vielen Anrufen stellen Sie auf „immer“. Dann nimmt es jeden Anruf an, fragt das Anliegen ab und verschriftlicht es. Umgestellt wird in heytalo unter Einstellungen → KI-Assistenten.
So funktioniert das KI-TelefonDie Auswertung zeigt, an welchen Wochentagen und zu welchen Stunden die meisten Anrufe kommen. So planen Sie Besetzung und Rückrufzeiten nach echten Zahlen aus Ihrem Haus statt nach Gefühl.
Filtern Sie Anrufe nach Richtung, Liegenschaft, Mitarbeiter und danach, ob sie schon einem Vorgang zugeordnet sind. Speichern Sie die Ansicht, etwa „Zentrale ohne Vorgang“, und arbeiten Sie die Liste nach der Spitze in Ruhe ab.
Jeder Anruf lässt sich einer Zuständigen zuweisen. heytalo schlägt zuerst die Mitarbeitenden vor, die für die Liegenschaft zuständig sind. So ruft zurück, wer das Objekt kennt.
Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Außerhalb der Spitzen stellen Sie das KI-Telefon auf „außerhalb der Bürozeiten“ oder pausieren es. In der Spitze ersetzt es die Warteschleife, nicht Ihr Team. Zurückgerufen wird von Menschen.
Im Gegenteil: Der Rückruf kommt mit allen Informationen. Statt drei Telefonaten wegen derselben Heizung reicht oft eines.
Genau dann gehen die meisten Anrufe verloren. Danach stellen Sie wieder auf „außerhalb der Bürozeiten“, dann nimmt das KI-Telefon nur nach Büroschluss an.
Wir richten das KI-Telefon mit Ihnen ein und binden Ihre Telefonie an, zum Beispiel Placetel oder fonial. Ansage und Regeln ändern Sie danach selbst.
So, wie Sie es einstellen: immer, nur außerhalb der Bürozeiten oder gar nicht, wenn es pausiert ist. Die Einstellung ändern Sie selbst unter Einstellungen → KI-Assistenten.
Die Telefonie-Auswertung in heytalo zeigt Anrufe nach Tagesstunde und Wochentag, eingehend und ausgehend.
Anrufe werden einem bestehenden oder neuen Vorgang zugeordnet. Meldungen zum selben Schaden lassen sich am selben Vorgang bündeln.
Ihr Team. Jeder Anruf lässt sich einer Zuständigen zuweisen, heytalo schlägt die Mitarbeitenden der Liegenschaft zuerst vor.
heytalo ist mit Placetel und fonial verbunden. Nutzen Sie eine andere Anlage, sprechen Sie uns an.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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So können wir die Demo passend zuschneiden.
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