Am Empfang einer Hausverwaltung landen alle Anrufe – auch die, zu denen Sie nichts wissen können. In heytalo finden Sie in Sekunden den passenden Vorgang, sehen den Stand und die Zuständigen. Was Sie nicht beantworten, geben Sie mit allen Infos weiter.
Nina arbeitet am Empfang einer Verwaltung mit drei Teams. Ein Dienstag nach einem stürmischen Wochenende.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Jeder Anruf erscheint in der Anrufliste. Sie weisen ihn einem Vorgang und einer zuständigen Person zu – zur Auswahl stehen zuerst die Ansprechpartner der Liegenschaft, danach alle Mitarbeitenden.
Von Telefonzetteln zu Vorgängen
Ein Anrufer nennt nur einen Namen oder eine Straße? Die Suche findet Kontakte, Anrufe, Vorgänge und E-Mails auf einmal – auf Wunsch eingegrenzt nach Liegenschaft, Kontakt und Zeitraum.
Im Vorgang sehen Sie Verlauf, Verantwortliche, Dienstleister, Frist und Wiedervorlage. Routinefragen beantworten Sie selbst – „Der Handwerker ist beauftragt, der Termin steht“ – und geben nur das Fachliche weiter. Ist ein Vorgang für den Eigentümer freigegeben, sieht er den Stand ohnehin im Portal oder in der App.
Mehr zum VorgangsmanagementDas KI-Telefon nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab und legt es als Text in heytalo ab. Sie wählen, ob es immer oder nur außerhalb der Bürozeiten arbeitet, und pausieren es bei Bedarf. So geht auch nach Büroschluss nichts verloren. Das KI-Telefon ist ein Zusatzmodul.
Mehr zum KI-Telefonheytalo ist unter anderem mit Placetel und fonial verbunden. Nutzen Sie eine andere Telefonanlage, sprechen Sie uns an.
Telefonanlage anbindenHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Muss er auch nicht. Der Vorgang zeigt den Stand, fachliche Fragen gehen mit einer Notiz an die zuständige Person – im selben Vorgang.
Das bleibt so. Der Betreuer ruft zurück und hat dann Ihre Notiz, den Verlauf und die Rückrufnummer vor sich.
Das KI-Telefon ist mehrsprachig. Ihr Team liest das Anliegen anschließend auf Deutsch.
Dann nimmt eben jeder mal ab – und jeder kann Anrufe zuordnen. Das KI-Telefon setzt keine Mindestgröße voraus.
Jeder Anruf steht in der Anrufliste. Der Empfang weist ihn einem Vorgang und einer zuständigen Person zu und ergänzt bei Bedarf eine Notiz.
Ja, soweit er den Vorgang sehen darf. Verlauf, Dienstleister und Fristen stehen im Vorgang. Wer was sieht, regeln Sie über Rollen und Freigaben.
Ja. Sprachnachrichten werden als Text im Vorgang abgelegt; mit dem KI-Telefon auch die Anliegen der Anrufer, die es entgegennimmt.
Notieren Sie den Rückrufwunsch im Vorgang und setzen Sie eine Wiedervorlage. Die zuständige Person sieht beides, und offene Wiedervorlagen erscheinen im Überblick.
heytalo ist unter anderem mit Placetel und fonial verbunden. Zu anderen Anlagen sprechen Sie uns an.
Nein. heytalo wird pro verwalteter Einheit abgerechnet, Mitarbeiterzugänge sind unbegrenzt.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.
Suchen Sie sich direkt einen freien Slot aus.
So können wir die Demo passend zuschneiden.
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