Sicherheit der KI: Wo der Mensch entscheidet

Die KI sortiert vor. Entscheiden tut Ihr Team.

Bei KI in der Hausverwaltung geht es um Sicherheit und Kontrolle: Was macht die KI mit Anrufen, E-Mails und Rechnungen? Und wer behält das letzte Wort? In heytalo ist die Aufgabe klar verteilt. Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und entscheidet.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura arbeitet am Empfang und war anfangs skeptisch gegenüber der KI. Ein Dienstagmorgen.

Ohne heytalo

08:00Laura hört sechs Sprachnachrichten ab und schreibt jede von Hand mit.
08:40Eine Nachricht ist undeutlich. Sie rät, um welche Wohnung es geht.
09:30Sie sucht im Postfach, ob es zu dem Schaden schon einen Vorgang gibt.
11:00Für eine Standardanfrage tippt sie die Antwort zum dritten Mal diese Woche.
16:00Ein Mieter hat in gebrochenem Deutsch auf Band gesprochen. Laura versteht nur die Hausnummer.

Mit heytalo

08:00Die Sprachnachrichten stehen als Text bereit. Laura liest statt abzuhören.
08:40Bei der undeutlichen Nachricht hört sie die Aufnahme direkt neben dem Transkript nach.
09:30heytalo zeigt, zu welchem Vorgang der Anruf bereits zugeordnet ist. Laura bestätigt oder wählt einen anderen.
11:00Die KI legt einen Antwortentwurf vor. Laura passt ihn an und versendet ihn selbst.
16:00Das KI-Telefon hat den Mieter in seiner Sprache angenommen. Laura liest das Anliegen auf Deutsch und hört bei Bedarf nach.

So löst heytalo das

Transkript lesen, Aufnahme nachhören

Anrufe und Sprachnachrichten werden verschriftlicht. Die Aufnahme bleibt erhalten. Wenn etwas unklar ist, hören Sie direkt nach, statt dem Text blind zu vertrauen.

Sprachnachricht mit Abspielleiste und Transkript des Anrufs

Zuordnung vorschlagen, Mensch bestätigt

heytalo zeigt, zu welchem Vorgang ein Anruf passt oder bereits gehört. Ob er dort bleibt, einem anderen Vorgang zugewiesen wird oder einen neuen Vorgang bekommt, entscheidet Ihr Team.

Anrufdetails mit Feld „Zuständig“, bereits zugeordnetem Vorgang und Knöpfen „Neuen Vorgang erstellen“ und „Vorgang zuweisen“

Vorschläge, die sich anpassen lassen

Beim Anlegen eines Vorgangs beschreiben Sie kurz, was passiert ist. Die KI erkennt Kategorie, Liegenschaft und Titel. Alle Werte lassen sich danach ändern, bevor der Vorgang angelegt wird.

Feld „Was ist passiert?“ mit Knopf „Mit KI ausfüllen“ und Hinweis, dass sich die Werte danach anpassen lassen

Entwürfe statt automatischer Antworten

Für E-Mails und Chats schreibt die KI Antwortentwürfe. Ihr Team liest, ändert und verschickt. Für häufige Anfragen stehen zusätzlich Textbausteine bereit. Auch beim Auslesen von Rechnungen gilt: Ihr Team prüft, bevor es weitergeht.

Mehr zu Antwortentwürfen

KI-Telefon nach Ihren Regeln

Das KI-Telefon nimmt Anrufe an und fragt das Anliegen ab. Ansage und Regeln legen Sie selbst fest, ebenso, ob es immer, nur außerhalb der Bürozeiten oder gar nicht annimmt. Zurückgerufen wird von Menschen, mit dem Transkript im Vorgang.

Mehr zum KI-Telefon

Mehrsprachig und trotzdem nachvollziehbar

Mieter, die wenig Deutsch sprechen, erreichen Sie in ihrer Sprache. Das KI-Telefon spricht mehrere Sprachen, Ihr Team liest das Anliegen anschließend in heytalo. Auch hier gilt: Nachhören ist jederzeit möglich.

Mehrsprachige Mieterkommunikation

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Was ist, wenn die KI sich irrt?

Dann korrigiert Ihr Team den Vorschlag. Transkripte lassen sich nachhören, Zuordnungen und Werte ändern. Was passiert, wenn die KI danebenliegt, zeigen wir auf einer eigenen Seite.

Verschickt die KI selbstständig E-Mails?

Nein. Die KI schreibt Entwürfe. Versendet wird, wenn jemand aus Ihrem Team die Nachricht geprüft und abgeschickt hat.

Wo werden die Daten verarbeitet?

heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Auch die KI läuft auf eigenen Servern in Deutschland.

Brauchen wir dafür IT-Kenntnisse?

Nein. Die KI-Funktionen sind Teil von heytalo und erscheinen dort, wo Sie ohnehin arbeiten: im Anruf, in der E-Mail, im Vorgang.

Häufige Fragen

Was macht die KI in heytalo?

Sie verschriftlicht Anrufe und Sprachnachrichten, schlägt Liegenschaft, Kategorie und Vorgang vor, fasst Vorgänge zusammen, schreibt Antwortentwürfe für E-Mails und Chats und liest bei Rechnungen Betrag und Rechnungsnummer aus.

Wer entscheidet am Ende?

Ihr Team. Die KI sortiert vor und macht Vorschläge. Zuordnungen bestätigen, Entwürfe versenden und Aufträge erteilen Menschen.

Kann ich prüfen, ob ein Transkript stimmt?

Ja. Die Aufnahme bleibt neben dem Transkript erhalten und lässt sich jederzeit nachhören.

Werden unsere Daten zum Training der KI verwendet?

Nein. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Die KI läuft auf eigenen Servern in Deutschland.

Kann ich das KI-Telefon steuern?

Ja. Begrüßung, Fragen und Regeln, etwa für Notfälle außerhalb der Bürozeit, pflegen Sie selbst unter Einstellungen → KI-Assistenten. Dort legen Sie auch fest, ob es immer, nur außerhalb der Bürozeiten oder gar nicht annimmt. Das KI-Telefon ist ein Zusatzmodul und mehrsprachig.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42