Serverstandort Deutschland: wo Ihre Daten liegen

Ihre Daten liegen in Deutschland. Und Sie bestimmen, wer sie sieht.

Eine Hausverwaltung verarbeitet Bankdaten, Verträge, Schadensfotos und private Nachrichten. heytalo ist eine Hausverwaltungssoftware mit Servern in Deutschland und DSGVO-konform. Wer im Team und im Portal welche Daten sieht, regeln Sie selbst.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura ist Teamleiterin und Datenschutz-Ansprechpartnerin ihrer Verwaltung. Ein Donnerstag mit drei Datenschutzfragen.

Ohne heytalo

09:00Ein Beirat fragt, wo die Fotos aus seiner Wohnung gespeichert sind. Laura weiß es nicht genau: E-Mail, Messenger, Netzlaufwerk.
10:30Ein Mietvertrag liegt im gemeinsamen Ordner, den auch die Aushilfe öffnen kann.
13:00Ein Eigentümer möchte den Wirtschaftsplan. Laura schickt ihn als Anhang an eine Adresse, die sie nicht prüfen kann.
16:00Für ein Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten sucht sie zusammen, welches Programm welche Daten wo speichert.

Mit heytalo

09:00Die Fotos hängen am Vorgang in heytalo. Laura kann sagen: auf Servern in Deutschland.
10:30Für den Mietvertrag gilt eine eigene Regel. Nur die zuständige Rolle darf ihn lesen.
13:00Der Wirtschaftsplan ist für Eigentümer freigegeben. Der Eigentümer findet ihn im Portal nach seiner Anmeldung.
16:00Kommunikation, Vorgänge und Dokumente liegen an einem Ort. Die Antwort an den Datenschutzbeauftragten ist kurz.

So löst heytalo das

Server in Deutschland

heytalo läuft auf Servern in Deutschland. Anbieter ist die vono GmbH mit Sitz in Darmstadt. Ihr Vertragspartner sitzt in Deutschland.

Entwickelt in Deutschland

Weniger Kopien, weniger Risiko

Wenn Telefon, E-Mail, Chat, Briefe und Dokumente an einem Ort zusammenlaufen, entstehen weniger Kopien in privaten Postfächern, Messengern und auf USB-Sticks. Jede Nachricht hängt am Vorgang, nicht am Rechner einer Kollegin. Scheidet jemand aus dem Team aus, bleiben die Daten in der Verwaltung.

Ratgeber: WhatsApp und DSGVO

Berechtigungen bis auf das einzelne Dokument

Für Ordner und einzelne Dokumente legen Sie fest, welche Benutzer oder Rollen lesen dürfen. Eigene Regeln eines Dokuments gehen den Regeln des Ordners vor.

Dialog „Berechtigungen“ für ein Dokument: Regel für Benutzer oder Rolle mit Leserecht hinzufügen

Intern oder für Eigentümer freigegeben

In der Ablage sehen Sie auf einen Blick, welches Dokument intern bleibt und welches für Eigentümer freigegeben ist. Eigentümer und Mieter sehen im Portal nur, was Sie für ihre Einheit oder ihr Objekt freigeben.

Mehr zur Dokumentenverwaltung

Dokumentenliste einer Liegenschaft mit Spalte Freigabe: interne Dokumente und für Eigentümer freigegebene Dokumente

Persönliche Zugänge für alle

Weil heytalo keine Nutzerlizenzen berechnet, bekommt jede Person im Team einen eigenen Zugang. Geteilte Passwörter entfallen, und jede Bearbeitung bleibt einer Person zugeordnet.

Warum keine Nutzerlizenzen

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Cloud-Software ist für uns ein Datenschutzrisiko.

Das Risiko liegt oft in verstreuten Kopien: Anhänge in privaten Postfächern, Fotos im Messenger. heytalo bündelt diese Daten auf Servern in Deutschland, mit Berechtigungen, die Sie festlegen.

Unser Datenschutzbeauftragter will Unterlagen sehen.

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie mit Ihrem Angebot. Weitere Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten beantworten wir gern.

Sehen Eigentümer im Portal zu viel?

Nein. Eigentümer und Mieter sehen nur, was Sie für ihre Einheit, ihr Objekt oder den Beirat freigeben. Alles andere bleibt intern.

Was passiert mit unseren Daten, wenn die KI mitliest?

Die KI läuft auf eigenen Servern in Deutschland. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Die KI sortiert vor und macht Vorschläge, die Entscheidung trifft Ihr Team. Wie die KI arbeitet, erklären wir auf einer eigenen Seite.

Häufige Fragen

Wo stehen die Server von heytalo?

In Deutschland, auch für die KI. heytalo ist DSGVO-konform.

Wer ist Anbieter von heytalo?

Die vono GmbH mit Sitz in Darmstadt.

Kann ich festlegen, wer welche Dokumente sieht?

Ja. Für Ordner und einzelne Dokumente vergeben Sie Leserechte an Benutzer oder Rollen. Dokumente für Eigentümer geben Sie gezielt frei.

Sehen Eigentümer alle Dokumente einer Liegenschaft?

Nein. Im Portal erscheinen nur Dokumente und Vorgänge, die Sie für Eigentümer, Mieter oder den Beirat freigegeben haben.

Kann ich Vorgänge gezielt mit dem Beirat teilen?

Ja. Einzelne Vorgänge lassen sich für Eigentümer der betroffenen Einheiten oder für den Beirat freigeben. Alle anderen sehen sie nicht.

Ist die Kommunikation mit Eigentümern über heytalo datenschutzfreundlicher als über Messenger?

Nachrichten im Portal und in der App bleiben in heytalo beim Vorgang, auf Servern in Deutschland. Mehr dazu im Ratgeber zu WhatsApp in der Hausverwaltung.

Wie läuft der Datenschutz bei Beratung und Support?

Arbeiten wir im Rahmen von Beratung & Support mit Ihren Daten, schließen wir vorher eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42