Beim Verwalterwechsel entscheidet die Übergabe über die ersten Monate. Unsere Checkliste Objektübernahme führt durch Unterlagen, Konten, Verträge, Versicherungen, Schlüssel und Zählerstände – mit Übergabeprotokoll und Musteranschreiben an die Eigentümer.
Laura übernimmt als Objektbetreuerin eine WEG mit 40 Einheiten von einer anderen Verwaltung. Die Übergabe ist am Freitag.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Bestellung und Start, rechtliche Grundlagen und Beschlüsse, Eigentümer und Beirat, Konten und Finanzen, Verträge, Versicherungen und Schäden, Gebäude und Technik, Schlüssel und Zählerstände, Information aller Beteiligten. Zu jedem Punkt kreuzen Sie „erhalten“ oder „fehlt“ an und notieren Bemerkungen. Punkte nur für die Mietverwaltung sind markiert. Eine Zeitleiste zeigt, was vor dem Stichtag, bei der Übergabe und in den ersten Wochen danach dran ist.
Das Übergabeprotokoll hält fest, was übergeben wurde und bis wann Fehlendes nachgereicht wird, mit Unterschriften beider Verwaltungen. Das Musteranschreiben stellt die neue Verwaltung vor und nennt Ansprechpartnerin, Notfallnummer und Kontoverbindung – Platzhalter für Ihre Daten sind markiert.
In heytalo legen Sie die Ordner des Vorverwalters im Ordner-Archiv der Liegenschaft an: Titel, Karton, Standort, Aufbewahrung und ob sie schon digitalisiert sind. So wissen Sie auch Jahre später, wo die Teilungserklärung im Original liegt.
Die digitale Objektakte
Schlüssel und Schlüsselboxen erfassen Sie mit Anzahl und Ort, dazu Übergaben, Historie und Nachbestellungen. Dienstleister hängen an der Liegenschaft, mit Kontakt und Kundennummer. Wer im Objekt anruft, findet den Notdienst in Sekunden.
Schlüsselverwaltung
Stammdaten, Eigentümer und Buchhaltung kommen aus Impower, heytalo ergänzt Kommunikation und Vorgänge. Die Übernahme selbst legen Sie als Vorgang mit Aufgaben an. Eigentümer laden Sie ins Portal ein; wer kein Portal nutzt, bekommt Post über E-Post.
Neues Objekt: der erste Tag in heytalo
Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Genau dafür gibt es die Spalte „fehlt“ und das Übergabeprotokoll. Was fehlt, fordern Sie schriftlich mit Frist nach. Bei Streit über die Herausgabe holen Sie rechtlichen Rat ein – die Vorlage ersetzt ihn nicht.
Bis ein Punkt fehlt, den man erst bei der nächsten Abrechnung oder beim nächsten Schaden bemerkt. Die Liste kostet eine Stunde bei der Übergabe und spart die Suche danach.
Die Checkliste ist für die WEG geschrieben und enthält die Punkte der Mietverwaltung, etwa Mietverträge, Kautionen und Betriebskostenabrechnungen, gesondert markiert.
Stammdaten kommen aus Impower, Dokumente und Ordner erfassen Sie an der Liegenschaft. Beim Umstieg auf heytalo übernehmen wir Ihre Daten.
Neun Bereiche mit Ankreuzspalten von der Bestellung bis zur Information aller Beteiligten, eine Zeitleiste vom Stichtag bis zu den ersten Wochen, ein Musteranschreiben an die Eigentümer und ein Übergabeprotokoll zum Unterschreiben.
Unter anderem Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung und Protokolle, Eigentümerliste, Kontoauszüge und Abrechnungen, Verträge, Versicherungspolicen, Prüfnachweise, Schlüssel und Zählerstände zum Stichtag. Die vollständige Liste steht in der Vorlage.
Ja. Punkte, die nur in der Mietverwaltung anfallen, sind mit „MV“ markiert.
Sie ist ein Muster ohne Gewähr und keine Rechtsberatung. Bitte passen Sie sie an Ihre Gemeinschaftsordnung, Ihren Verwaltervertrag und die aktuelle Rechtslage an.
Sie führen die Übernahme als Vorgang mit Aufgaben, erfassen Ordner, Schlüssel, Dienstleister und Zählerstände an der Liegenschaft und laden Eigentümer ins Portal ein. Stammdaten und Buchhaltung kommen aus Impower.
Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.
Kostenlos herunterladen
Checkliste Objektübernahme als PDF
Neun Bereiche zum Ankreuzen, Musteranschreiben an Eigentümer und Übergabeprotokoll, 5 Seiten.
PDF herunterladenIn 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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