Placetel und heytalo: Anrufe im richtigen Vorgang

Placetel klingelt. heytalo weiß, worum es geht.

Ihre Telefonanlage läuft über Placetel? Dann bleibt sie, wie sie ist. heytalo ist an Placetel angebunden: Sie sehen bei einem Anruf, wer anruft und zu welcher Liegenschaft. Notizen, Sprachnachrichten und Rückrufe landen im passenden Vorgang statt auf Zetteln.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura sitzt am Empfang einer Verwaltung mit 900 Einheiten. Ein Montag nach einem stürmischen Wochenende.

Ohne heytalo

08:00Acht Nachrichten auf der Mailbox. Laura hört jede ab und schreibt Namen und Nummern auf einen Block.
09:20Ein Anrufer nennt nur seinen Nachnamen. Laura sucht im Adressbuch, in welchem Haus er wohnt.
11:00Die Notiz zum Anruf liegt auf dem Schreibtisch des Objektbetreuers, der heute im Homeoffice arbeitet.
14:00Derselbe Mieter ruft zum zweiten Mal an. Niemand weiß, ob schon jemand zurückgerufen hat.

Mit heytalo

08:00Die Sprachnachrichten stehen als Text in der Anrufliste. Laura liest sie in wenigen Minuten.
09:20heytalo erkennt den Anrufer und zeigt Kontakt und Liegenschaft an.
11:00Laura ordnet den Anruf dem Vorgang zu und weist ihn dem Objektbetreuer zu. Er sieht ihn sofort, auch von zu Hause.
14:00Im Vorgang steht der erste Anruf mit Notiz. Laura sagt dem Mieter, wie es weitergeht.

So löst heytalo das

Alle Anrufe in einer Liste

Eingehende Anrufe und Sprachnachrichten stehen in heytalo mit Zeit, Nummer, Dauer und Empfänger. Filter wie „Meine“ und „Alle offenen“ zeigen, was noch zu tun ist.

Mehr zur Kommunikation

Anrufliste in heytalo mit Anrufern, Uhrzeit, Nummer, Gesprächsdauer und verknüpftem Vorgang

Anrufer erkennen

Ruft ein bekannter Kontakt an, zeigt heytalo Name und Liegenschaft. Ihr Team muss nicht erst suchen, wer da spricht und welches Haus gemeint ist.

Der Anruf landet im Vorgang

Mit einem Klick ordnen Sie den Anruf einem bestehenden Vorgang zu oder legen einen neuen an. Zuständigkeit und Notizen setzen Sie direkt am Anruf.

Von Telefonzetteln zu Vorgängen

Anrufdetails mit Auswahl der zuständigen Person und den Schaltflächen „Neuen Vorgang erstellen“ und „Vorgang zuweisen“

Sprachnachrichten als Text

Nachrichten auf der Mailbox werden verschriftlicht. Sie lesen das Anliegen, statt es abzuhören, und können die Aufnahme bei Bedarf trotzdem abspielen.

Sprachnachricht wird zum Vorgang

KI-Telefon als Zusatz

Außerhalb der Bürozeiten oder, wenn Sie es so einstellen, bei jedem Anruf nimmt das KI-Telefon an, fragt das Anliegen ab und legt es als Text ab. Es arbeitet mit Ihrer Placetel-Telefonie zusammen und ist ein Zusatzmodul zur Basis.

Mehr zum KI-Telefon

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Müssen wir unsere Telefonanlage umstellen?

Nein. Sie telefonieren weiter über Placetel. heytalo wird angebunden und ordnet die Anrufe zu.

Was ist mit Kollegen im Homeoffice?

heytalo läuft im Browser. Zugewiesene Anrufe und Vorgänge sieht jeder dort, wo er gerade arbeitet.

Werden Gespräche aufgezeichnet?

Verschriftlicht werden Sprachnachrichten und, mit dem KI-Telefon, die Gespräche, die es annimmt. Ansage und Hinweise legen Sie selbst fest.

Was kostet die Anbindung?

heytalo rechnet pro verwalteter Einheit und Monat ab, ohne Nutzerlizenzen. Ihr Angebot erhalten Sie vorab schriftlich.

Häufige Fragen

Ist heytalo mit Placetel verbunden?

Ja. Placetel ist an heytalo angebunden. Anrufe erscheinen in heytalo und lassen sich Kontakt, Liegenschaft und Vorgang zuordnen.

Erkennt heytalo, wer anruft?

Ja. Bei bekannten Nummern zeigt heytalo den Kontakt und die zugehörige Liegenschaft.

Was passiert mit Sprachnachrichten?

Sie werden verschriftlicht und stehen als Text am Anruf. Von dort ordnen Sie sie einem Vorgang zu.

Funktioniert das KI-Telefon mit Placetel?

Ja. Das KI-Telefon ist ein Zusatzmodul und arbeitet mit Ihrer Telefonie zusammen, zum Beispiel Placetel.

Wir telefonieren nicht mit Placetel. Geht es trotzdem?

heytalo ist auch an fonial angebunden. Zu anderen Telefonanlagen sprechen Sie uns an.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42