fonial und heytalo: Rückrufe mit allen Infos

Mit fonial telefonieren. Mit heytalo zurückrufen.

fonial bleibt Ihre Telefonanlage. heytalo ist angebunden und sorgt dafür, dass ein Anruf nicht beim Zufall endet: Jeder Anruf lässt sich einer Liegenschaft, einem Vorgang und einer zuständigen Person zuordnen. Wer zurückruft, kennt die Vorgeschichte.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Tobias betreut 40 Objekte und ist oft unterwegs. Ein Dienstag mit zwei Begehungen.

Ohne heytalo

07:50Auf dem Handy drei verpasste Anrufe ohne Namen. Tobias weiß nicht, welches Haus dahintersteckt.
10:30Nach der Begehung ruft Tobias zurück. Der Mieter hat sein Anliegen schon einer Kollegin erzählt.
13:00Eine Kollegin hat eine Notiz für ihn auf einen Post-it geschrieben. Er sieht sie erst am Abend.
16:45Ein Eigentümer beschwert sich, dass er dreimal dasselbe erklären musste.

Mit heytalo

07:50Die Anrufe stehen in heytalo mit Kontakt und Liegenschaft. Tobias sieht, wer es war.
10:30Der Anruf ist dem Vorgang zugeordnet. Tobias liest die Notiz der Kollegin, bevor er wählt.
13:00Die Kollegin hat den Anruf ihm zugewiesen. Er erscheint in seiner Liste „Meine“.
16:45Der Eigentümer erklärt sein Anliegen einmal. Alles Weitere steht im Vorgang.

So löst heytalo das

Anruf und Liegenschaft verbinden

Ist ein Anrufer noch keinem Haus zugeordnet, wählen Sie die Liegenschaft direkt in der Anrufliste aus. Ab dann steht der Anruf im richtigen Zusammenhang.

Anrufliste in heytalo mit geöffneter Liegenschaftssuche an einem Anruf

Vorgang wählen oder neu anlegen

heytalo schlägt offene Vorgänge der Liegenschaft vor. Passt keiner, legen Sie mit einem Klick einen neuen an. Der Anruf steht danach im Verlauf, mit Notiz und gegebenenfalls Sprachnachricht.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Auswahl offener Vorgänge einer Liegenschaft und Schaltfläche „Neuen Vorgang erstellen“ an einem Anruf

Zuständig ist, wer das Objekt kennt

Weisen Sie den Anruf der Person zu, die die Liegenschaft betreut. Sie sieht ihn in ihrer Liste und ruft zurück, mit allem, was bisher besprochen wurde.

Vertretung ohne Wissenslücken

Notizen statt Zettel

Gesprächsnotizen schreiben Sie direkt am Anruf. Sie bleiben im Vorgang und gehen nicht zwischen Schreibtischen verloren.

Wenn das Büro geschlossen ist

Das KI-Telefon nimmt Anrufe außerhalb der Bürozeiten an, auf Wunsch auch jeden Anruf, und arbeitet mit Ihrer fonial-Telefonie zusammen. Es ist ein Zusatzmodul, mehrsprachig und mit Ansage nach Ihren Regeln.

Mehr zum KI-Telefon

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wir haben fonial gerade erst eingerichtet.

Das bleibt so. heytalo wird an fonial angebunden, Ihre Rufnummern und Ihre Anlage ändern sich nicht.

Unsere Objektbetreuer sind viel unterwegs.

heytalo läuft im Browser. Zugewiesene Anrufe und Vorgänge sehen sie auch außerhalb des Büros.

Ist das nicht viel Klickarbeit?

Liegenschaft, Vorgang und Zuständigen setzen Sie direkt in der Anrufliste. Das ist schneller als eine Notiz zu schreiben und weiterzugeben.

Was kostet das?

Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat, ohne Nutzerlizenzen. Das KI-Telefon ist ein Zusatzmodul.

Häufige Fragen

Ist heytalo mit fonial verbunden?

Ja. fonial ist an heytalo angebunden. Anrufe erscheinen in heytalo und lassen sich Liegenschaft, Vorgang und Zuständigem zuordnen.

Kann ich einen Anruf einem Kollegen zuweisen?

Ja. Sie wählen die zuständige Person direkt am Anruf. Mitarbeiter der Liegenschaft stehen dabei oben in der Auswahl.

Werden Sprachnachrichten verschriftlicht?

Ja. Sprachnachrichten stehen als Text am Anruf und lassen sich einem Vorgang zuordnen.

Funktioniert das KI-Telefon mit fonial?

Ja. Das KI-Telefon ist ein Zusatzmodul und arbeitet mit Ihrer Telefonie zusammen, zum Beispiel fonial.

Gibt es eine Mindestgröße?

Nein. heytalo und das KI-Telefon setzen keine Mindestgröße der Verwaltung voraus.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42