Vollmachten für die Eigentümerversammlung digital

Vollmachten für die Eigentümerversammlung digital sammeln, nicht am Eingang sortieren.

Eigentümer, die nicht kommen können, erteilen ihre Vollmacht im Eigentümerportal: an den Verwalter, an einen anderen Eigentümer oder an eine andere Person. Ihr Team hat die Vollmachten vor der Versammlung beisammen und sieht am Abend, wer anwesend ist.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Sandra leitet als Verwalterin zwölf Versammlungen in dieser Saison. Heute Abend: die ordentliche Versammlung der WEG Hauptstraße 118.

Ohne heytalo

Mo 09:00Vollmachten kommen per Post, Fax, als Handyfoto und als PDF. Sandra legt einen Stapel an.
Mi 14:00Ein Eigentümer fragt, ob seine Vollmacht angekommen ist. Sandra sucht in drei Postfächern.
18:00Am Eingang gleicht die Assistenz Namen mit einer Excel-Liste ab. Zwei Vollmachten fehlen, eine liegt doppelt vor.
18:45Die Versammlung beginnt verspätet, weil die Stimmen nach Miteigentumsanteilen neu gezählt werden.
Do 10:00Die Vollmachten werden eingescannt und zur Niederschrift gelegt.

Mit heytalo

Mo 09:00Mit der Einladung sehen die Eigentümer den Termin im Portal und sagen zu, unter Vorbehalt oder ab.
Mi 14:00Wer nicht kommt, erteilt die Vollmacht im Portal und lädt bei Bedarf ein unterschriebenes Dokument hoch.
18:00Sandra öffnet die Versammlung in heytalo. Die Vollmachten liegen vor, die Anwesenheit nach Köpfen und MEA steht oben im Blick.
18:45Die Versammlung beginnt pünktlich. Abgestimmt wird je Tagesordnungspunkt nach Köpfen oder MEA.
Do 10:00Die Vollmachten gehören zur Versammlung. Niemand muss etwas einscannen.

So löst heytalo das

Schritt 1: Einladung mit Termin im Portal

Die Einladung geht per E-Mail oder als Brief über E-Post raus. Im Portal und in der App sehen Eigentümer Termin, Ort und Tagesordnung und geben Bescheid, ob sie kommen.

Einladung, Vollmachten, Rückläufer

Einladung zur Eigentümerversammlung in der App mit Datum, Ort und den Knöpfen Zusagen, Vorbehalt und Absagen

Schritt 2: Vollmacht im Portal erteilen

Der Eigentümer wählt, wen er bevollmächtigt: den Verwalter, einen anderen Eigentümer oder eine andere Person, etwa Angehörige. Ein unterschriebenes Vollmachtsdokument kann er als PDF oder Foto anhängen und eine Notiz ergänzen.

Formular „Vollmacht erfassen“ im Eigentümerportal mit Auswahl des Bevollmächtigten, Upload für das Vollmachtsdokument und Notizfeld

Schritt 3: Papiervollmachten bleiben möglich

Wer lieber per Post schickt, kann das weiter tun. Den eingescannten Brief legen Sie über das Dokumenten-Postfach oder per Hochladen in den Belegeingang und ordnen ihn dem passenden Vorgang zu, statt ihn auf einen Stapel zu legen.

Papierpost digital bearbeiten

Schritt 4: Am Abend: Anwesenheit nach Köpfen und MEA

In der Versammlungsansicht sehen Sie oben, wie viele Eigentümer und Miteigentumsanteile anwesend sind. Das funktioniert vor Ort, hybrid und online. Ob eine Vollmacht im Einzelfall genügt, entscheidet weiterhin die Versammlungsleitung.

Mehr zu digitalen Versammlungen

Versammlungsleitung in heytalo mit Zähler für Anwesende nach Köpfen und MEA und dem Knopf „Versammlung eröffnen“

Schritt 5: Danach Protokoll, Unterschrift und Versand

heytalo führt die Versammlung durch die nächsten Schritte: Protokoll bearbeiten, unterschreiben, digital oder auf Papier, und an die Eigentümer versenden.

Protokoll an alle Eigentümer versenden

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Ältere Eigentümer nutzen kein Portal.

Sie schicken ihre Vollmacht weiter per Post. Der Brief wird eingescannt und zugeordnet. Das Portal ist ein Angebot, keine Pflicht.

Ist eine im Portal erteilte Vollmacht wirksam?

Welche Form eine Vollmacht braucht, ergibt sich aus Gesetz und Gemeinschaftsordnung. heytalo nimmt Vollmachten auf und hält sie bereit, die Prüfung bleibt bei der Versammlungsleitung.

Unsere Versammlungen finden vor Ort statt.

Auch dann sparen digitale Vollmachten das Sortieren am Eingang. heytalo unterstützt Versammlungen vor Ort, hybrid und online.

Was kostet das?

Versammlungen sind Teil von heytalo. Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat, Portalzugänge für Eigentümer sind unbegrenzt.

Häufige Fragen

Wie erteilen Eigentümer eine Vollmacht in heytalo?

Im Eigentümerportal oder in der App, direkt bei der Versammlung. Sie wählen den Bevollmächtigten und können ein Dokument und eine Notiz anhängen.

An wen kann eine Vollmacht gehen?

An den Verwalter, an einen anderen Eigentümer oder an eine andere Person, zum Beispiel Angehörige.

Kann ein unterschriebenes Vollmachtsdokument angehängt werden?

Ja, als PDF, JPG oder PNG.

Funktioniert das bei hybriden und Online-Versammlungen?

Ja. heytalo unterstützt Versammlungen vor Ort, hybrid und online, jeweils mit Vollmachten und Abstimmung.

Wird nach Köpfen oder nach MEA abgestimmt?

Beides ist möglich. Die Versammlungsansicht zeigt die Anwesenheit nach Köpfen und Miteigentumsanteilen.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

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Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42