WEG-Verwaltung 7 Min. LesezeitAktualisiert: 2. Juni 2026

Hybride Eigentümerversammlung: Anleitung, Recht & Software-Kriterien

Seit der WEG-Reform 2020 darf in Eigentümerversammlungen auch online teilgenommen werden – per Beschluss der Gemeinschaft. Aus dieser rechtlichen Möglichkeit ist in vielen Verwaltungen die hybride Versammlung als neuer Standard geworden: Präsenz vor Ort kombiniert mit Live-Zuschaltung für alle, die nicht kommen können. Dieser Beitrag fasst zusammen, wie das in der Praxis sauber funktioniert.

Das Wichtigste in Kürze

Hybride Versammlungen sind per Beschluss der Eigentümergemeinschaft zulässig.
Rein virtuelle Versammlungen ohne Präsenzort bleiben weiterhin unzulässig.
Identifikation, Anwesenheit, Vollmachten, Abstimmung und Auszählung müssen lückenlos dokumentiert sein.
Software erleichtert vor allem Stimmrechtsmanagement, Live-Auszählung und Beschluss-Sammlung.
Ein Eröffnungsbeschluss in einer vorhergehenden Versammlung ist Voraussetzung.

Rechtsrahmen seit der WEG-Reform

Die Eigentümergemeinschaft kann seit dem 1. Dezember 2020 per Beschluss bestimmen, dass an einer Versammlung auch online teilgenommen werden darf. Der Versammlungsort selbst bleibt physisch. Wichtig: Der Beschluss zur Zulassung der Online-Teilnahme muss in einer vorhergehenden Präsenz-Versammlung gefasst werden – er ist kein Selbstläufer, sondern eine bewusste Entscheidung der Gemeinschaft.

Rein virtuelle Versammlungen ohne Präsenzort sind nach aktueller Rechtsprechung nicht zulässig. Wer alle Eigentümer ausschließlich online versammelt, riskiert die Anfechtbarkeit aller dort gefassten Beschlüsse.

Hybrid heißt: Präsenz plus Zuschaltung

Hybrid bedeutet, dass die Versammlung an einem realen Ort stattfindet und gleichzeitig eine Live-Übertragung mit Rückkanal für die Online-Teilnehmer läuft. Online-Teilnehmer sehen, hören und sprechen – sie sind Teil der Versammlung, nicht nur Zuschauer.

Vor der Versammlung

Die Vorbereitung ist bei hybriden Versammlungen aufwendiger als bei reinen Präsenzterminen. Folgende Punkte gehören auf die Checkliste:

Einladung mit Hinweis auf die Hybrid-Option und der Zugangs-Information (mind. 3 Wochen vor dem Termin)
Vollmachten klären: Wer kann hybrid abstimmen? Schriftliche Vollmachten im Vorfeld einsammeln
Technische Vorprüfung: Kamera-Position im Raum, Mikrofon, Internet-Bandbreite, Backup-Verbindung
Test-Termin mit Beirat oder Verwaltungs-Team einplanen

Während der Versammlung

Die Versammlungsleitung verantwortet die Identifikation und das Abstimmungsverfahren. Bei hybriden Formaten kommen zwei zusätzliche Aufgaben hinzu: Die Online-Teilnehmer müssen identifiziert und ihre Stimmen sicher erfasst werden.

Identifikation: Login oder Sichtprüfung über Kamera, Eintrag in die Anwesenheitsliste
Wortmeldungen: klare Reihenfolge, Online-Teilnehmer aktiv aufrufen, nicht „untergehen lassen“
Stimmabgabe: digital über die Versammlungs-Software (anonyme Abstimmung möglich) oder per Handzeichen + Live-Eingabe
Auszählung: Software zählt nach Miteigentumsanteilen, nicht nach Köpfen
Beschlussverkündung: Wortlaut und Ergebnis direkt für alle sichtbar

Nach der Versammlung

Nach dem Termin muss das Beschlussprotokoll zeitnah erstellt und an alle Eigentümer übermittelt werden. Beschlüsse gehören in die Beschluss-Sammlung – revisionssicher, mit Datum, Wortlaut und Stimmverteilung. Die Anfechtungsfrist von einem Monat (§ 45 WEG) läuft ab Zugang.

Was die Software können muss

Aus den fünf Jahren Hybrid-Praxis ergeben sich klare Software-Anforderungen:

Einladungs-Versand mit individuellen Zugangslinks pro Eigentümer
Anwesenheits- und Vollmachten-Erfassung digital
Stimmrechtsverwaltung nach Miteigentumsanteilen
Live-Abstimmung mit Auszählung in Echtzeit
Direkter Übertrag in die Beschluss-Sammlung
Audit-Log: wer war wann anwesend, wer hat wie abgestimmt
Stabile Video-Anbindung – idealerweise nativ integriert statt zusätzlicher Drittanbieter

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

Vermeidbar sind: Online-Teilnehmer ohne sauberen Identitätsnachweis, fehlender Eröffnungsbeschluss, technische Pannen ohne Backup-Plan, unklare Vollmachten-Lage, fehlerhafte Auszählung nach Köpfen statt Anteilen. Wer diese fünf Punkte vorab abräumt, hat in der Versammlung den Kopf frei für die Inhalte.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die rechtlichen Voraussetzungen können sich ändern und vom Einzelfall abhängen – im Zweifel ziehen Sie bitte rechtlichen Rat hinzu.

Autor

Gregor Ott

Gregor Ott ist Geschäftsführer der vono GmbH und entwickelt mit heytalo digitale Software für die Immobilienverwaltung. Er beschäftigt sich täglich mit den Prozessen moderner Haus- und WEG-Verwaltungen.

Häufige Fragen

Ist eine rein virtuelle Eigentümerversammlung zulässig?

Nein. Die Eigentümer können per Beschluss die Online-Teilnahme zulassen, der Versammlungsort muss aber physisch bleiben. Eine ausschließlich virtuelle Versammlung ist nach aktueller Rechtsprechung anfechtbar.

Wie wird das Stimmrecht bei einer hybriden Versammlung geregelt?

Wie in der Präsenzversammlung: Abstimmung erfolgt nach Miteigentumsanteilen, soweit die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt. Software kann die Auszählung automatisieren und Stimmrechtsausschlüsse berücksichtigen.

Welche Software-Funktionen sind für hybride Versammlungen Pflicht?

Identifikation, Anwesenheits- und Vollmachten-Verwaltung, Stimmrechtszuordnung nach Anteilen, Live-Abstimmung mit Auszählung sowie der direkte Übertrag in die Beschluss-Sammlung. Eine integrierte Video-Anbindung erleichtert den Ablauf zusätzlich.

Was passiert bei technischen Pannen während der Versammlung?

Die Versammlungsleitung dokumentiert den Ausfall im Protokoll. Bei längerem Ausfall kann eine Unterbrechung sinnvoll sein. Ein Backup (z. B. Telefon-Einwahl) gehört in jede Hybrid-Vorbereitung.