KI-Telefon: eigene Ansage und eigene Regeln

Ihr KI-Telefon, Ihre Ansage, Ihre Regeln.

Ein KI-Telefon ist nur so gut wie das, was es fragt. Bei heytalo passen Sie die Ansage selbst an: Begrüßung, Fragen an den Anrufer und Regeln, etwa für Notfälle außerhalb der Bürozeit. Ändern Sie sie, wann immer sich etwas ändert.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Melanie leitet das Büro einer Verwaltung mit zwei Standorten. Ein Freitag vor den Betriebsferien, nächste Woche steht die Heizungswartung an.

Ohne heytalo

08:00Die Bandansage nennt noch die Bürozeiten vom Sommer. Niemand weiß, wie man sie ändert.
09:30Anrufer sprechen auf den Anrufbeantworter, ohne Adresse und Rückrufnummer zu nennen.
11:00Wegen der angekündigten Heizungswartung kommen viele Anrufe zum selben Thema. Jeder wird einzeln zurückgerufen.
15:00Für die Betriebsferien muss ein Techniker die Ansage umstellen. Er hat erst nächste Woche Zeit.

Mit heytalo

08:00Melanie passt die Bürozeiten in der Ansage selbst an. Fertig in wenigen Minuten.
09:30Das KI-Telefon fragt nach Name, Adresse, Anliegen und Rückrufnummer. Jede Meldung ist vollständig.
11:00Die Ansage weist auf die Heizungswartung hin. Wer trotzdem anruft, landet im passenden Vorgang.
15:00Melanie stellt das KI-Telefon für die Betriebsferien auf „immer“ und ergänzt in der Ansage den Hinweis auf den Notdienst.

So löst heytalo das

Begrüßung in Ihren Worten

Sie legen fest, wie sich das KI-Telefon meldet: Name Ihrer Verwaltung, Tonfall, Hinweise zu Bürozeiten oder aktuellen Themen. So klingt es nach Ihrem Haus.

So funktioniert das KI-Telefon

Die Fragen, die Sie brauchen

Welche Angaben braucht Ihr Team für einen guten Rückruf? Adresse, Wohnung, Art des Schadens, Erreichbarkeit. Sie bestimmen, was das KI-Telefon abfragt. Das Ergebnis steht als Text im Vorgang.

Anruf mit Feldern für Zuständigkeit und Vorgang, bereits einem Wasserschaden-Vorgang zugeordnet

Regeln für besondere Fälle

Was soll passieren, wenn ein Anrufer einen Notfall außerhalb der Bürozeit meldet? heytalo markiert die Meldung als dringend, und Ihre Ansage kann auf die Notdienstnummer hinweisen. Welche Nummer nennt das KI-Telefon in den Betriebsferien? Diese Regeln legen Sie selbst fest.

Notfälle außerhalb der Bürozeit

Anrufliste mit Anrufen am Abend und in der Nacht, jeweils einem Vorgang zugeordnet

Jederzeit selbst ändern

Begrüßung, Verhalten und Regeln pflegen Sie in heytalo unter Einstellungen → KI-Assistenten, ohne Techniker und ohne Wartezeit. Dort legen Sie auch fest, ob das KI-Telefon immer annimmt, nur außerhalb der Bürozeiten oder pausiert. Neue Bürozeiten, ein Hinweis zur Baustelle oder zur Heizungswartung sind schnell eingetragen.

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wir wissen nicht, was in eine gute Ansage gehört.

Bei der Einrichtung besprechen wir mit Ihnen Begrüßung, Fragen und Regeln. Danach passen Sie selbst an.

Was, wenn wir etwas falsch einstellen?

Sie ändern es einfach wieder. Jeder Anruf steht trotzdem als Text im System.

Kann die Ansage mehrsprachig sein?

Das KI-Telefon ist mehrsprachig. Anrufer können ihr Anliegen in ihrer Sprache schildern.

Welche Hinweise zum Datenschutz brauchen wir?

Die Hinweise in Ihrer Ansage legen Sie selbst fest. heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Auch die KI läuft auf eigenen Servern in Deutschland.

Häufige Fragen

Kann ich die Ansage des KI-Telefons selbst ändern?

Ja. Begrüßung, Fragen und Regeln passen Sie selbst an, in heytalo unter Einstellungen → KI-Assistenten.

Kann ich Regeln für Notfälle festlegen?

Ja, zum Beispiel was ein Anrufer bei einem Notfall außerhalb der Bürozeit hört. Die Meldung wird als dringend markiert, die Ansage kann auf Ihre Notdienstnummer hinweisen.

Was fragt das KI-Telefon ab?

Was Sie festlegen, zum Beispiel Name, Adresse, Anliegen und Rückrufnummer. Das Gespräch steht danach als Text im Vorgang.

Brauche ich dafür einen Techniker?

Nein. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie, danach ändern Sie Ansage und Regeln selbst.

Gibt es eine Mindestgröße?

Nein. Das KI-Telefon steht Verwaltungen jeder Größe zur Verfügung.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42