Dienstleisterverträge und Kündigungsfristen im Blick

Der Wartungsvertrag verlängert sich nicht mehr stillschweigend.

Hausmeisterdienst, Aufzugswartung, Winterdienst, Gartenpflege: Jede Liegenschaft hat Dienstleisterverträge mit eigenen Laufzeiten und Kündigungsfristen. heytalo legt Vertrag, Dienstleister und Frist an die Liegenschaft und erinnert Ihr Team, bevor die Frist abläuft.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Tobias ist Objektbetreuer. Ein Freitag im September, die Eigentümer wollen bei der Aufzugswartung den Anbieter wechseln.

Ohne heytalo

08:30Tobias sucht den Wartungsvertrag. Der Scan liegt in einem Ordner, der noch nach dem Vorverwalter benannt ist.
09:15Die Kündigungsfrist steht auf Seite vier. Sie endet in einer Woche, ein Beschluss liegt noch nicht vor.
11:00Beim Winterdienst merkt er, dass sich der Vertrag schon automatisch verlängert hat.
14:00Die Kündigung geht per Brief raus. Die Eingangsbestätigung notiert er auf einem Zettel.
16:30Welche Verträge in den anderen Liegenschaften wann auslaufen, weiß niemand genau.

Mit heytalo

08:30Der Wartungsvertrag liegt in den Dokumenten der Liegenschaft, neben Prüfprotokollen und Versicherungsschein.
09:15Die Aufgabe „Kündigungsfrist Aufzugswartung“ hatte sich Wochen vorher gemeldet. Angebote und Beschluss lagen rechtzeitig vor.
11:00Auch die Frist für den Winterdienst steht in der Aufgabenliste, mit Zuständigem und Erinnerung.
14:00Die Kündigung geht aus dem Vorgang als Brief über E-Post raus. Die Bestätigung des Dienstleisters landet im selben Vorgang.
16:30Die Startseite zeigt anstehende Fristen und Wiedervorlagen über alle Liegenschaften.

So löst heytalo das

Schritt 1: Dienstleister an der Liegenschaft

Jede Liegenschaft hat ihre Dienstleister, sortiert nach Bereichen wie Wartung & Technik oder Reinigung & Außenanlagen. Kontakt, Kundennummern und die Rechnungen des Wirtschaftsjahres stehen direkt dabei.

Dienstleister einer Liegenschaft im Bereich Wartung & Technik mit Heizungs-Wartungsfirma, E-Mail-Adresse und Rechnungen im Wirtschaftsjahr

Schritt 2: Vertrag ablegen und wiederfinden

Den Vertrag legen Sie in den Dokumenten der Liegenschaft ab, standardmäßig nur intern sichtbar. Die Suche findet ihn über Dateiname, Inhalt oder Liegenschaft, auch wenn ihn jemand anders abgelegt hat.

Die digitale Objektakte

Schritt 3: Kündigungsfrist als Aufgabe mit Erinnerung

Als Fälligkeit tragen Sie den letzten Tag der Kündigungsfrist ein, die Erinnerung setzen Sie so früh, dass noch Vergleichsangebote und ein Beschluss möglich sind. Bei Verträgen, die sich regelmäßig verlängern, hilft eine Serienaufgabe.

Neue Aufgabe mit Feldern für Titel, Priorität, Fälligkeitsdatum und Erinnerung

Schritt 4: Angebote und Beschluss im Vorgang

Soll der Anbieter wechseln, holen Sie Angebote im Vorgang ein. Die Eigentümer entscheiden per Umlaufbeschluss im Portal oder in der nächsten Versammlung.

Ratgeber: Umlaufbeschluss

Schritt 5: Kündigung verschicken, Bestätigung ablegen

Die Kündigung schreiben Sie direkt im Vorgang und verschicken sie per E-Mail oder als Brief über E-Post. Die Antwort des Dienstleisters wird demselben Vorgang zugeordnet. So ist später belegt, wann gekündigt wurde.

Briefversand über E-Post

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wir führen die Verträge in einer Excel-Liste.

Die Liste kennt die Fristen, erinnert aber niemanden. In heytalo hängt jede Frist an Liegenschaft, Dienstleister und einer zuständigen Person.

Brauchen wir dafür eine eigene Vertragsverwaltung?

heytalo nutzt Bausteine, die Sie ohnehin haben: Dokumente, Dienstleister, Aufgaben und Vorgänge. Eine zusätzliche Software brauchen Sie dafür nicht.

Was ist, wenn der Zuständige im Urlaub ist?

Sie weisen die Aufgabe mehreren Personen zu, oder die Vertretung übernimmt sie. Die Frist sieht jeder, der die Liegenschaft betreut.

Was kostet das?

Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat, ohne Nutzerlizenzen. Mitarbeiter- und Portalzugänge sind unbegrenzt.

Häufige Fragen

Wie behalte ich Kündigungsfristen von Dienstleisterverträgen im Blick?

Legen Sie für jeden Vertrag eine Aufgabe mit dem Fristende als Fälligkeit und einer frühen Erinnerung an. Anstehende Fristen erscheinen in der Aufgabenliste und auf der Startseite.

Wo lege ich Dienstleisterverträge ab?

In den Dokumenten der Liegenschaft. Sie bleiben intern, bis Sie ein Dokument für Eigentümer freigeben.

Wer wird an die Frist erinnert?

Alle, denen Sie die Aufgabe zuweisen. Fällt jemand aus, sieht die Vertretung dieselbe Aufgabe.

Kann ich die Kündigung direkt aus heytalo verschicken?

Ja, per E-Mail oder als Brief über E-Post, jeweils aus dem Vorgang. Schreiben und Antwort bleiben im Verlauf dokumentiert.

Wie entscheiden die Eigentümer über einen Anbieterwechsel?

Per Umlaufbeschluss im Portal oder in der Eigentümerversammlung. Angebote stellen Sie vorher im Vorgang zusammen.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42